« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »اطلاعات سیستمهای سازمانی
شاید بتوان اطلاعات را لایه ای بین دو لایه داده ها و آگاهی دانست . داده ها مواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می‌سازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل می‌کند. برای فهم واقعی معنی اطلاعات و عدم اختلاط آن با داده ها ما ابتدا تعریفی از این دو را ارائه می‌نمائیم : داده ها شامل واقعیتها و اشکالی هستند که برای کاربر ، بی معنی می‌باشند . وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات میشوند پس اطلاعات ، داده‌های پردازش شده یا داده هایی با معنی می‌باشند . تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می‌شود . پردازنده اطلاعات یکی از عنصر کلیدی سیستم ادراکی است . پردازنده اطلاعات می‌تواند شامل عناصر رایانه ای ، عناصر غیر رایانه ای یا ترکیبی از ان دو باشد .
اطلاعات در سیستمهای سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه می‌شود : 1- دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت 2- روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستمهای عامل 3- روشهای انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره سازی و بازیابی .
امروزه اطلاعات برگ برنده شرکتهای بزرگ تجاری می‌باشد . از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکتهای چند ملیتی بزرگ غیر ممکن می‌باشد پس از آنها به سیستمهای اطلاعاتی برای پر کردن این خلاء روی آورده اند . اطلاعات لازمه تصمیم گیری است و امروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار وجود سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می‌باشد . مدیران ، همچنین به یکی از دو سبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می‌کنند . سبک سیستماتیک : ( systematic) مدیر توجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ، مانند روش سیستمها دارد . سبک حسی ( intuitive ) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی را برای وضعیت خاص ، تغییر می‌دهد .
از آنجا که نیاز ما در اختراع است ابتدا باید نیاز‌های اطلاعاتی سازمان یا موسسه را یافته سپس به فراهم آوری و جمع آوری اطلاعات بپردازیم . مدیر آشنا به اطلاعات می‌داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تایید شود . یعنی درست نیست . آشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مساله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می‌شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می‌باشد این اطلاعات باید منتقل شود آشنایی با اطلاعات در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه ی و استفاده از اطلاعات ایجاد شده از طریق رایانه است .
افزونگی بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافی که در مورد داده ها وجود دارد ، لیکن افزونگی در فرایند ارتباطات مانعی در مقابل بروز خطاست . یک نکته مهم در طراحی سیستمهای اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستمهای اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است . ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصر اطلاعات در یک مجموعه است .
اهمیت اطلاعات وسیستم‌های اطلاعاتی
اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است . همان طور که منابع انسانی ، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند . لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات اطلاعات دارای ارزش ویژه ی هستند از طرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی‌است و انتشار و استفاده از آن یک شخص اجتماعی به شمار می‌رود . رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود . اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می‌گذارد.
فناوری و ابزار‌های الکترونيکی و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی‌را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات مورد نیاز آنها خواهند گذاشت . امروز نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی ، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند . کاربران نظام اطلاعات ، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند ، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می‌برند . از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب میشوند ، لذا بایستی سیستم هایی را بر پا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند . هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت ، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده . امروزه سیستمهای اطلاعاتی نقش اساسی درهمه زمینه‌های فعالیت یک شرکت ایفا می‌کنند . توجه به شرکتهای موفق نشان می‌دهد که همگی آنها به سیستمهای اطلاعاتی سیستمهای اطلاعاتی در مدیریت است . سیستمهای اطلاعاتی در مدیریت است . سیستمهای اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب میشوند ، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثر بخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می‌گردند .
سیستمهای اطلاعاتی
نگرش سیستمی‌به جهت جامعیت بالقوه ، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می‌شود و عالیترین نمود نگرش سیستمی به سازمانها ، به استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت منجر می‌شود . این سیستمها که گرد آوری و سازماندهی داده ها و تولید اطلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام می‌رسانند ،همچون ناظری مقتدر در تمامی‌سطوح سازمانها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می‌سازد .
به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستمها ، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزار‌های رایانهای و فن آوری اطلاعات به گرد آوری اطلاعات و پردازش سیستمهای می‌پردازند روی آورده اند . البته سیستمهای اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکر کنند . برنامه ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند . هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم ها را اداره می‌کنند وجود دارد . باید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستمهای رایانه ای یا سیستمهای فن آوری اطلاعات را طراحی می‌کنند . تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران ، کارکنان اداری و دیگران که از رایانه در زمینه‌های شغلی خود استفاده می‌کنند.
انبوه اطلاعاتی که در پایگاههای داده شرکتها ذخیره می‌شود اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران ، بی معنی ( و غیر قبل استفاده ) میشوند . این آنارشی هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی آن برای استفاده هر چه بیشتر از آن می‌باشد . سیستمهای اطلاعاتی ریشه در تصاویر غار ها دارند و اعضای یک قبیله با استفاده از این سیستمهای بسیار اولیه داد و ستد‌های خود را انجام می‌دادند . وقتی میزان دادوستدها اندك و تعدادافرادي كه بايكديگر ارتباط برقرار مي كنند انگشت شمارباشد ميتوان كارهارابا استفاده از این سیستمها انجام داد ، اما چنانچه میزان معاملات افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیتها در گیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشد.
باید توجه داشت که سیستمهای اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند ، بطوریکه سیستمهای اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستمهای اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می‌کند . سیستمهای اطلاعاتی به معنی گرد آوری ، ذخیره ، پردازش ، پردازش اشاعه و استفاده از اطلاعات است این مساله به نرم افزار و یا سخت افزار محدود نمی‌شود بلکه اهمیت انسان و هدفهایش را در استفاده از فن آوری ، ارزشها و معیار هایی که در این انتخاب به کار می‌رود . همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ی برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یا خیر را در بر می‌گیرد.
در صورتی که هدف از مدیریت اطلاعات ارتقای کار آیی سازمان از طریق تقویت تواناییهای آن برای بر آورد نیاز‌های درونی و برونی آن در یک وضعیت فعال و پویا ، تثبیت شده است . امروزه مدیران ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می‌دهند . در میان سرمایه‌های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، و برای تماس و اطلاع رسانی از سیستم های کامپیوتری استفاده می‌شود . این سیستم اطلاعاتی موجب خواهد شد که تماس‌های بین مقامات بالا و پایین سازمان و کارایی بیشتری صورت گیرد . برای مثال ، رئیس شرکت معروف میکرو سافت ، از طریق سیستم پست الکترونیکی شرکت ، به صورت منظم با کارکنان در تماس است او هر روز به تعداد زیادی از پیام ها پاسخ می‌دهد . در شرکت زیراکس هر ماه از 40 هزار مشتری نظر خواهی می‌شود ، این داده ها جمع آوری و خلاصه میشوند و نتیجه به مقامات بالای سازمان داده مي شود .
منبع
هاشمی‌فرد، مراد(1394)، تاثير اتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران، پایان نامه کارشناسی ارشد، مدیریت بازرگاني، دانشگاه آزاد اسلامي
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید