« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »کفايت حل مشکلات سازمانی
بالاخره هر ارگانيسم سالمي هميشه داراي فشارها و مواردي از عدم کارايي و اثربخشي است. مسأله بودن يا نبودن مشکلات نيست بلکه نحوه عمل سيستم در رويارويي حل اين مشکلات است و سازمان سالم براي شناسايي، درک مسائل و همچنين يافتن راه حل‌هاي پايدار و با فشار کمتر از مکانيزم‌هاي مختلفي استفاده مي کند .آرگريس، معتقد است که در يک سيستم اثربخش، حل مشکل با حداقل صرف انرژي صورت مي‌گيرد و مکانيسم‌هاي حل مشکل تضعيف نمي‌شود، بلکه حفظ و تقويت مي‌شوند.
پس يک سازمان با کفايت براي فهم مشکلات موجود، يافتن راه حل‌هاي ممکن، تصميم‌گيري از ميان راه حل‌ها، اجرا و ارزيابي اثربخشي آنها، ساختار و رويه‌هاي مناسبي در اختيار دارد. چنين سازماني، عمليات خود را ؛ چه در جهت تحقق هدف‌ها باشد، يا در جهت حفظ و صيانت سيستم، يا براي حل مشکلات انطباق و سازگاري قابل کنترل تلقي کرده و فعالانه بر مشکلات مربوط فايق مي‌آيد. سازمان ضمن تغيير خود بايد توانايي انطباق با محيط يا با آن بخش مرتبط با خود از محيط را داشته باشد يا بتواند اختلاف و تفاوت موجود بين خود و محيط را به نحو موثري حل کند .
تصميم گيري
تصميم گيري سازماني مهمترين بخش فرايند مديريت است و يکي از اساسي ترين اصول برنامه ريزي به حساب مي آيد. تصميم گيري، انتخاب از ميان گزينه‌هاي موجود است که در مرکز فرايند برنامه ريزي جاي دارد. به زبان ساده، يک تصميم يک قضاوت است و بنابراين انتخابي است که بين گزينه‌ها صورت مي گيرد. تصميم گيري در بهترين شرايط، انتخابي است بين دو گزينه که يکي تقريبا درست و ديگري احتمالا اشتباه است، اما اغلب اوقات گزينشي است، از بين دو حالت روايي که هيچ يک از آنها به صحت نزديک تر از ديگري نيست .
تصميم گيري مکمل برنامه ريزي است، زيرا انتخاب‌هايي را در بر مي گيرد که بهترين گزينه‌ها براي آينده اند، همچنين تصميماتي که بيشترين کاربردهاي سازماني را دارند، به طور ويژه با فرايند برنامه ريزي در ارتباط خواهند بود. تصميم گيري حاصل مجموعه اي از فعاليت‌هاي ذهني است، البته اين فرايند بر لزوم آگاهي از گزينه‌هاي موجود دلالت دارد و نيازمند توجه خاص به مهمترين عوامل موثر در اين جريان است.اتخاذ يک تصميم خوب، تصادفي نيست بلکه بر اساس گزينش صورت مي گيرد وحاصل بکارگيري رويکردي منطقي است،بهترين انتخاب از ميان گزينه‌ها محسوب مي شود. تصميم گيري سازماني يکي از کندترين فرايندهايي است که مي توان تصور کرد.
تعاريف تصميم گيري
- تصميم گيري فرايندي را تشريح مي کند که از طريق آن راه حلي ارائه گردد.
- تصميم گيري عبارت است از انتخاب يک راه حل از ميان دو يا چند راهکار مانند: انساني که از ميان غذاهاي گوناگون يک نوع از آن را انتخاب مي نمايد. همچنين تصميم گيري ترکيب دانش، فکر، احساس و تصوير است به نحوي که مجموعه حاصله قابل اجرا باشد.
- تصميم گيري انتخاب آگاهانه يک راه حل يا روشي از ميان روش‌ها و راه حل‌هاي مختلف است که براي حل مشکل يا مسأله اتخاذ مي گردد.
- تصميم گيري فرايند مستمري است که در تمام فعاليت‌هاي سازمان خودنمايي مي کند انجام مي پذيرد. همچنين فرايند تشريح است که از طريق آن مسأله راه حلي انتخاب مي شود.
- تصميم گيري يعني اداره هر سازمان مطابق اهداف، مقررات، آيين نامه‌ها و قوانين است يا پاسخگويي به مخاطبين بر اساس خط مشي و وظايف محوله مي باشد .
- برخي تصميم گيري را انتخاب يک راه حل از ميان راه حل‌هاي مختلف براي نيل به يک هدف مطلوب تعريف کرده اند که مستلزم قصد و عمل به يافتن راه حل‌ها، تجزيه و تحليل راه حل‌ها و انتخاب بهترين و بهينه ترين راه حل از ميان راه حل‌هاست. بسياري از صاحبنظران تصميم گيري را نوعي واکنش يا عکس العمل فرد در برابر مسأله مي دانند و آن را شناسايي و انتخاب مسير يا اقدام براي حل يک مسأله يا بهره برداري از يک فرصت و يا بحران تعريف مي کنند که بخشي از کار يک مدير را شامل مي شود.
تصميم گيري در کتابخانه‌ها
فرايند تصميم گيري ترکيبي از انديشيدن، گزينش و عمل کردن است؛ اطلاعات نيز کليد فرايند تصميم گيري است. بررسي دقيق، ارزيابي و تفکر، همگي در اين جريان وارد مي شوند. مواردي مثل تصميم به بازگشايي يک شعبه جديد از کتابخانه، يا خريد يک نظام پيوسته براي استفاده عموم در کتابخانه‌يا مرکز اطلاع رساني. عوامل متعددي بر تصميم گيري در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني تاثيرگذار هستند. تحليلی، يک مجموعه تحليل را پيشنهاد مي دهد که بايد قبل از اتخاذ تصميمات کلان در مورد خدمات، توسط کتابخانه به اجرا درآيد.
- تجربه: در تصميم گيري‌ها همان گونه که بر موفقيت‌هاي قبلي تکيه مي شود، بايد به تجربيات و اشتباهات نيز به عنوان راهنما نگاه کرد. اگر تجربيات به دقت تحليل شوند و کورکورانه مورد تقليد قرار نگيرند، مي توانند سودمند و راهگشا باشند.
- آزمايش: اگرچه اين روش، در بسياري از موقعيت‌ها، روشي منطقي براي انتخاب‌هاي بزرگ محسوب مي شود، اما در جايي که هزينه‌هاي سرمايه اي و هزينه‌هاي کارکنان قابل توجه باشند، روشي پرهزينه و غيراقتصادي خواهد بود.
- تحقيق، و تجزيه و تحليل: اگر چه اصلي ترين و ثمربخش ترين روشي است که ، تا به حال بکار برده شده، اما ممکن است نسبتا گران و پرهزينه باشد. احتمالا اين روش در کاربردهاي طولاني مدت، سودآوري بيشتر و هزينه کمتري خواهد داشت؛ به خصوص در کتابخانه‌هاي بزرگ عمومي، دانشگاهي، آموزشگاهي و کتابخانه‌هاي تخصصي.
- عامل مهم ديگري اين که، ميزان آگاهي نسبت به اهميت يک تصميم خاص است، که در فرايند تصميم گيري تاثيرگذار خواهد بود .
شيوه‌هاي تصميم گيري
منظور از شيوه‌هاي تصميم گيري، نحوه انجام آن است که مديريت در نظر مي گيرد، تا تصميم گيري اعمال گردد و دستورالعمل را بر آن اساس تدوين نمايد. اين شيوه‌ها به چهار نوع تقسيم مي شود:
- تصميم گيري يگانه يا متمرکز: در اين شيوه؛ تصميم گيري‌ها از راس هرم انجام مي گيرد. هر چقدر به طرف قاعده هرم نزديک تر مي شوند اختيارات مديران کمتر و وابستگي‌ها به مافوق زيادتر مي شود. در اين نوع تصميم گيري تمام خط مشي‌ها، دستورالعمل‌ها و هدف گذاري‌ها از بالا اتخاذ مي شود و به صورت بخشنامه تهيه، سپس دستورالعمل اداري صادر و کارها را بر اساس دستورات و خط مشي‌هاي مشخص انجام مي دهند. در اين جا تصميم گيري‌ها بايد در جاي خود و بر اساس وظايف تعيين شده اتخاذ گردد.
- تصميم گيري متمرکز مشارکتي: عبارت است از تمرکز بخشيدن تصميمات از طريق شورايي، شورا نيز مشروعيت خود را از طريق مراکز قانون گذاري به دست مي آورد، ولي در نهايت تصميم گيرنده اصلي مديران هستند. در واقع اين نوع مديريت از اختياراتي در حد مصوبات شوراست. اگر در جايي شورا به نتيجه نرسيد مديريت اتخاذ تصميم مي کند.
- تصميم گيري مشارکتي غيرمتمرکز: مديريت تصميم گيرنده نيست بلکه اين کارکنان هستند که تصميم مي گيرند. در اين حالت مدير به عنوان تئوريسين و مشاور عمل کرده و خط مشي را تعيين، اهداف را تدوين و دستورالعمل‌ها و وظايف را ابلاغ مي نمايد. ولي تصميم گيري به عهده کارکنان است. در اين شيوه افراد سازمان صاحب راي و نظر مي باشند. مديريت در اين نوع کارها به عنوان ناظر عمل مي کند اگر از او سوالي و نظري خواسته شد اظهارات خود را بيان مي کند، در بعضي موارد به افراد مسئوليت داده مي شود و از دور کنترل مي شوند ولي کارکنان دستورالعمل‌ها، خط مشي‌ها و اهداف را مي دانند.
- تصميم گيري اقتضايي و اجباري: در تصميم‌هاي اقتضايي نه قانون دخالت دارد و نه مديريت قادر است آزادانه تصميم گيري کند و نه مقام‌ها موظفند کار غيراصولي را در تصميم گيري‌ها دخالت دهند؛ بلکه موقعيت اجتماعي، اقتصادي و يا سياسي است که مديريت را مجبور به انجام کاري مي کند. جبر زمانه فشارهاي اقتصادي، ميتينگ‌ها، اعتصابات، فشار احزاب، افکار عمومي، تهديدات خارجي و غيره از عمده عواملي هستند که سبب اتخاذ تصميم مي شوند .
در تصميم گيري‌هاي سنتي، تمرکز بر کيفيت تصميم تعلق مي گرفت، به اين ترتيب که بر درک حقايق، سنجش و بررسي آنها و سپس تصميم گيري تاکيد مي شد. اگر چه به نظر مي آيد که اين روش تصميم گيري، روشي فني است، اما ممکن است ساير افراد در آن شرکت داده نشوند. بنابراين بهترين نوع تصميم، آن است که از بالاترين ميزان پذيرش به همراه برترين کيفيت برخوردار باشد .
در فرايند تصميم گيري، مشارکت کارکنان يک عامل اصلي براي دستيابي به اثربخشي و تامين بالاترين عملکرد است. مشارکت کارکنان مي تواند به ارتقاء تصميم گيري در صورت برخورداري آنها از مهارت، تخصص، دانش و خلاقيت منجر شود. در فرايند تصميم گيري تعدادي متغير از قبيل نگرش رهبري، سبک رفتار، ميزان اختيار، گستره مشارکت کارکنان کتابخانه، کيفيت ارتباطات ميان کارکنان، انگيزش افراد و ساير عوامل وابسته وجود دارد .
به کارمندان فرصت دهيد که در تصميم‌هايي که بر کارشان تاثير دارد، شرکت کنند. طي يک فرايند تصميم گيري کارمندان را از همه چيز با اطلاع نگاه داريد. در يک فرايند تصميم گيري جدولي زماني تهيه کنيد که براي پاسخگويي وقت کافي در آن منظور شده باشد. براي تعيين آن که تصميم‌هاي افراد بايد به آگاهي چه کسي برسد دلايلي ارائه دهيد. کارمندان را از تصميم‌هايي که در مورد بودجه اتخاذ مي شود آگاه کنيد.
مراحل تصميم گيري
تشخيص مشکل، تجزيه و تحليل، وضع معيارهايي براي ارزيابي آن، شناسايي راه حل‌هاي موجود، انتخاب بهترين راه حل، بکارگيري آن، ارزيابي نتايج حاصل از بکارگيري راه حل منتخب. اولين گام در فرايند تصميم گيري، تشخيص وجود يک مشکل است. بعد از آن فرد مي تواند به منظور يافتن يک راه حل براي مشکل، به بررسي شرايط موجود بپردازد. محيط دروني و بيروني سازمان اطلاعاتي را فراهم مي کند که از طريق آن، بتوان تصميم گيري کرد. بر اساس شواهد و اطلاعات موجود، فرد بايد گزينه‌هاي موجود را مورد بررسي قرار دهد، مزايا و معايب هر کدام از گزينه‌ها را برآورد کند،
نهايتا اين فرايند منجر به انتخاب راه حلي خواهد شد که در راستاي اهداف سازماني بهتر خدمت رساني مي کند و آغاز کاري براي اجرايي کردن اهداف خواهد بود. هنگامي که يک تصميم اتخاذ و تصويب شود، پس از آن به عنوان سياستي براي انجام وظيفه سازمان محسوب مي شود. پس از اجراي تصميم است که مشخص مي شود آيا اين انتخاب، نتيجه مناسبي در پي داشته است يا خير. در مرحله نهايي اجراي اين فرايند، تصميم وارد مرحله کنترل و ارزيابي مي شود. تصميم گيري مرکز ثقل هر سازمان است. روشي که کتابداران و متخصصان اطلاع رساني براي تصميم گيري و مشارکت دادن سايرين بر مي گزينند، تعيين کننده مسيري است که کتابخانه و مرکز اطلاع رساني در آينده خواهد پيمود .
يک تصميم گيري مستدل و علمي شامل موارد ذيل است:
- آينده نگر بوده؛
- داراي خط مشي علمي باشد؛
- در چارچوب وظايف سازمان باشد؛
- با فرهنگ هماهنگ باشد؛
- با تخصص حاکم بر سازمان هماهنگ باشد؛
- مراعات روابط انساني شده باشد؛
- با اهداف در تضاد نباشد .
پيشنهاداتي که در سهولت فرايند تصميم گيري تاثيرگذار باشند، عبارت است از:
- ايجاد تمايز بين مشکلات کوچک و بزرگ به منظور جلوگيري از گرفتاري در موقعيت‌هاي پرتنش و زودگذر؛
- تکيه بر سياست‌ها براي برطرف کردن مشکلات متداول و روزمره و بررسي مشکلات بزرگ به منظور تحليل دقيق آنها؛
- تفويض اختيار در تصميم گيري به سطوحي با بيشترين صلاحيت و علاقمندي براي حل مشکلات؛
- اجتناب از ايجاد بحران و سردرگمي در تصميم گيري‌ها با استفاده از اصول برنامه ريزي؛
- نداشتن اين انتظار که همواره يک تصميم صحيح باشد .
منبع
قنبری مطلوب،مریم(1392)، بررسی سلامت سازمانی در کتابخانههای شهرداری اصفهان،پایان نامه کارشناسی ارشد،کتابداری واطلاع رسانی،دانشکده علوم تربیتی وروانشناسی اصفهان
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید