« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »نقش استراتژیک اطلاعات
اکثریت رهبران سازمانها اطمینان یافته اند که مدیریت اطلاعات ، مهمترین عامل موثر در عملکرد سازمانی و برتری رقابتی است . اکنون بیش از پیش روشن شده است که اهمیت محوری اطلاعات از آنجاست که کنترل آن به دست مدیران اطلاعات سپرده شود . تصمیم گیری درباره شبکه‌های اطلاعات و سایر کاربرد‌های انفجار تکنولوژی ، امروزه در حوزه مسئولیت مدیریت عالی سازمان است . اما اگر مدیر عالی سازمان باید این تصمیمات را اتخاذ کند . پس نقش اطلاعات چه خواهد بود ؟ کارکنان اطلاعات در آینده مسئولیتهای کلیدی متعددی را بر عهده خواهند داشت . این قسمت محل گرد آوری تخصصهای فنی است .
به عنوان رابط در کاربرد ها ی فزاینده علمی‌و تکنولوژیکی عمل می‌کند . رهبری لازم را در توسعه کاربرد‌های مربوط به منظور ارائه خدمت به مدیریت عالی سازمان فراهم می‌آورد و سیستمهای حمایتی لازم را برای عملی کردن تصمیمات عمده سازمانی به گونه ای مستمر حمایت می‌کند .کیفیت اطلاعات و کارایی فرایند آن ، در صحیح ، مرتبط ، به موقع و مطلوب بودن آن جلوه گر می‌شود . سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کم و کیف اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می‌گیرد . همچنین باز خورد اطلاعاتی و تصمیم ؛ امکان اصلاح تصمیمات و غنی سازي آنها را برای مدیران فراهم می‌سازد.
سیستمها
سیستم ، گروهی از عناصر می‌باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند . مثلا ً در یک مرکز اطلاعاتی ، منابع انسانی ، رایانه ای و اطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می‌باشد با هم ترکیب می‌شوند . در هر سیستمی‌پنج عنصر درونداد. برونداد ، تبدیل ، مکانیسم کنترل و در نهایت اهداف وجود دارند . بطوریکه حرکت سیستم بطوری است که درونداد به برونداد ، تبدیل می‌شود . در این میان مکانیسم کنترل ، فرایند تبدیل را برای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم زیر نظر قرار می‌دهد . مکانیسم کنترل توسط حلقه باز خود به جریان منابع متصل می‌شود. بطوریکه حلقه باز خورد اطلاعات را از برونداد سیستم کسب می‌کند و آن را برای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می‌دهد . مکانیسم کنترل ، علائم باز خورد را با اهداف تطبیق داده و منجر به علائمی‌به عنصر درونداد می‌شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش را تغییر دهد .
وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می‌باشد درونداد ها ، کتابها ، مجلات ، منابع الکترونیک و … می‌باشند و فرایند خدمتی فنی ، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان مواد قبل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر و کار آمد تر به مراجعان و کاربران می‌باشد . تبدیل می‌کند مکانیسم کنترل در اینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مرکز خدمات فنی و مجموعه سازی و خدمات عمومی‌را به عهده دارد و حلقه باز خورد در اینجا ارتباطات و روابطی است که شخص رئیس را با قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می‌کند . هر سیستمی‌می‌تواند عملیات خود را کنترل کند .یک سیستم بدون مکانیسم کنترل ، حلقه باز خورد و عناصر اهداف یک سیستم حلقه باز نامیده می‌شود . یک سیستم با سه عنصر کنترل ( اهداف ،مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ) یک سیستم حلقه بسته نامیده می‌شود.
همانطور که می‌دانیم حلقه ای که باز باشد ، حلقه نیست . حال سیستم ها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دو دسته تقسیم می‌کنند : سیستمی‌که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته و سیستمی‌که با محیط پیرامون خود ارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است . البته قابل ذکر است که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد . یک زیر سیستم بطور ساده ، سیستمی‌درون سیستم دیگر می‌باشد . مثلاً در یک اتومبیل یک سیستم کلی وجود دارد بنام اتومبیل و چندین سیستم فرعی و شاید درون آن سیستمهای فرعی ، سیستمهای فرعی تری وجود داشته باشند .
مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد . وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می‌باشد ، سیستم بزرگتر سوپر سیستم یا فوق سیستم نامیده می‌شود . یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می‌باشد .این شرکت منابع فیزیکی تشکیل یافته است . یک سیستم اداراکی ، سیستمی‌است که از منابع ادراکی ( فکری ) چون اطلاعات و داده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می‌کند . یک سیستم اداراکی عموماً یک تصویر ذهنی در ذهن مدیر می‌باشد مانند تصویر یا خطوطی که بر روی یک برگه کاغذ یا در شکل الکترونیکی ذخیره شده در رایانه.
روش سیستم ها و دیدگاه سیستمی
بطور کلی هر موسسه ی برای تداوم جریان کاری خود نیاز به یک دید سیستمی‌دارد دید سیستمی‌که همه بخش‌های درونداد و برونداد و فرایند تبدیل را از طریق مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ، زیر نظر داشته و یک نوع یکپارچگی در تصمیم گیری ، که لازمه موفقیت یک موسسه می‌باشد ، بوجود می‌آورد که اثرات هر تصمیم را در دیگر بخش‌های به ظاهر غیر مرتبط هم در نظر داشته باشد . افراد ماهر در حل مسائل کسانی هستند که محیط خود را شناخته و سیستمهای موثر جمع آوری اطلاعات را بوجود آورند آنان لزوم معیار‌های عملکرد و شبکه‌های ارتباطی خوب را با کارمندان خود تشخیص داده اند .
تمام اینها اجزاء پذیرش یک تفکر سیستمی‌است . اصطلاح مفهوم سیستمی‌برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می‌شود . حل کنندگان مسائل بازرگانی جزو اولین کسانی نبودند که به بررسی فرایند حل مساله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک دانان و شیمی‌دانان و دانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان و جامعه شناسان باز می‌گردد . این دانشمندان حل نمودن مساله را به عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند.
مدیران برای مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش و دیدگاه سیستمی‌می‌باشند که به روش سیستمی‌مشهور است در این روش اولین اقدام مدیر در شکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می‌باشد در مرحله دوم باید از انجا که هر سیستمی‌با محیط خود ارتباط دارد، محیط موسسه درک شود . در مرحله سوم سیستمهای فرعی و زیر سیستمهای موسسه باید شناسایی شوند بعد از این مراحل به فاز تجزیه و تحلیل مساله می‌رسیم یعنی در مراحل قبلی شناخت کلی و داده‌های مورد نیاز به دست آمد و هر حال باید آنها را پردازش کرد . اولین مرحله از این فاز گذر از سیستم به سطح زیر سیستم می‌باشد.
دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می‌باشد و حال به سومین فاز یعنی فاز طراحی و ترکیب می‌رسیم . اولین مرحله این فاز شناسائی راه حل‌های گوناگون ، دومین مرحله ارزیابی راه حل‌های شناخته شده ، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل در مرحله بعدی اجرای راه حل و آخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می‌باشد که همان کنترل در روش سیستمی‌می‌باشد . متخصصان مدیریت اغلب معتقدندکه اگر یک مدیر سازمان خود را به عنوان یک سیستم در نظر گیرد ، مکانیسم حل مساله انها آسانتر و کار آمد تر خوهد بود.
باید متذکر شد که ایده مشاهده هر چیزی به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست . در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هر پدیده ای بوجود آمده است . این ایده اولین بار در سال 1937 توسط اودویگ وان برتالانفی ( Ludwig von Bertallanffy ) یک زیست شناس آلمانی ارائه شد . او این روش جدید را که اشاره به فرمالیته کردن اصولی که در سیستم ها عموماً بکار می‌روند ، ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیرو‌های بین آنها ، تئوری عمومی‌سیستم ها، نامگذاری کرد . بعد ها در سال 1956 کنت بولدینگ (Kenneth ) تئوری عمومی‌سیستم ها را به یک روش دیگر ارائه کرد . بولدینگ دو رویکرد در توصیف تئوری عمومی‌سیستم ها در نظر گرفت.
حاصل نگرش سیستمی‌استفاده از مدلها برای توصیف پدیده ها می‌باشد . یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود ( entity ) نامیده می‌شود . چهار نوع مدل وجود دارند . فیزیکی ، داستان وار ، گرافیکی و ریاضی ، همه اين مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر و ارتباط بر قرار کردن با « موجود » را می‌دهد ، که از این طریق ، دیگر عناصر هم درک می‌شوند .
یک مدل عمومی‌سیستم‌های شرکت می‌تواند برای تحلیل هر نوع سازمانی بکار برود، اما نمی‌توان انتظار داشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود . ارزش واقعی مدل عمومی‌سیستم‌ها ، وقتی که فرد تازه فارغ التحصيل شده و کارش را شروع کند . آشکار می‌شود . مدل به فرد برای تنظیم شراکتش کمک خواهد نمود . در آغاز ، هر چیزی تازه خواهد بود : چهره‌های جدید ، تسهیلات جدید ، واژگان ( ترمینولوژی ) جدید ، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد ، به این علت که مدل یک تصویر ذهنی از انچه مورد انتظار است را برای فرد ، فراهم خواهد کرد .باید به یاد داشته باشیم که بهترین سیستم ها در صورتیکه کاربران آن را بکار نبرند توفیقی نخواهد داشت . امروز سیستم ها و مدلها با ابزار‌های و سیستمهای رایانه ی طرح ریزی شده و به ندرت از روشهای دستی برای سیستم یا مدل استفاده می‌شود .
چرخه حیات سیستم
هر سیستمی‌در سیستمهای اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده می‌باشد : آن متولد می‌شود ، رشد می‌کند ، تا به بلوغ می‌رسد ، عمل می‌کند و نهایت می‌میرد . این فرایند تحول چرخه حیات سیستم (SLC ) نامیده می‌شود و شامل مراحل ذیل می‌باشد : برنامه ریزی ، تحلیل ، طراحی ، اجرا ، به کاربردن .دوره حیات یک سیستم مستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیتهای مدیریتی نیاز دارد . سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و موثر واقع شود . همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم جدید برنامه ریزی می‌شود . نقایص زیاد تر گردد . مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم ، جایگزینی آن است طول حیات هر یک از ین مراحل در سیستمهای متفاوت ا ست .
البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستم ها بصورت رایانه ای طرح ریزی می‌شوند و رشد رایانه و فن آوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است دوره حیات سیستمهای رایانه ای نسبتاً کوتاه می‌باشد . اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی ، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر ویا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است.امروز برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم از منحنی ها استفاده می‌کنند و به آن منحنی عمومی‌حیات یک سیستم می‌گویند این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارآیی هر سیستمی‌تاثیر بسزایی دارد : بسط و گسترش ، رشد ، اشباع ، استهلاک.
منبع
هاشمی‌فرد، مراد(1394)، تاثير اتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران، پایان نامه کارشناسی ارشد، مدیریت بازرگاني، دانشگاه آزاد اسلامي
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید