مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی

 اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسب تر است تا بین سازمان و محیط ، زیرا خیلی از کاربرد های اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد . البته باید مد نظر داشت که انوماسیون  اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد . مدیران هنوز از تلفن ، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است ، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارشهای غیر رسمی ادامه می دهند .

 اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستي در ارتباطات با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد . کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است . بنابراین ، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است . یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش  MISرا به منظور استفاده از بعضی از ابزار های پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد . ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی بر خوردار است .

 از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می توان کاربرد های انواع سیستم های اطلاعاتی را با هم مورد مقایسه قرار داد ، شکل شماره 2 نشان دهنده این تفاوت است . کاربرد های اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختار یافته که ارتباطات غیر رسمی فراوان است وفق می یابد . با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسئله را در اختیار قرار می دهد . تصمیم در مورد نحوه به کار گیری آن به مدیران محول می شود .

سیستم های اطلاعاتی مدیریت  (MIS )

 داده های سیستمهای تی ؛  پی ؛ اس را برای نظارت بر عملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند . سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و بر قراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وظایف برای قادر ساختن آنها به اخذ تصمیمات به موقع و اثر بخش برای برنامه ریزی ، هدایت و کنترل فعالیتهایی که انها مسئول آنها هستند .

 سیستم اطلاعات  مدیریت ترکیبی است از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات ، سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری را بر عهده دارند و یکی  از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند . سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی است متشکل از مجموعه افراد ، دستور العملها ، داده ها ، سخت افزار و نرم افزار که به جمع آوری ، ثبت پردازش و ارتباط داده ها برای پردازشهای تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیریهایی مدیریتی می پردازد . این تعریف به چند مورد اشاره داد .

• سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد .
• هدف از سیستم های اطلاعات پشتیبانی از عملیات تصمیمات است .
• محور اساسی سیستمهای اطلاعاتی افراد ، مدیریت ، اطلاعات و سیسستمهای سازمان است .

سیستم اطلاعات مدیریت  (MIS ) 

 تقسیم بندی سیستمهای اطلاعات مدیریت بر اساس ساختار :

سیستم های اطلاعات بخشی :

 سازمانها از سیستمهای اطلاعات مختلفی در سطح واحد های عملکردی خود استفاده می کنند . برنامه های کاربردی غالباً به منظور انجام تعاملات خاصی طراحی می گردد . مثلاً سیستم پردازش حقوق و دستمزد و یا سیستم حسابهای پرداختی . مجموعه این سیستمها عملکرد های یک واحد  خاص را پشتیبانی می کنند مانند سیستم اطلاعات حسابداری .

سیستم های اطلاعات سازمانی

 مجموعه سیستمهای اطلاعات که جهت بخشهای مختلف طراحی گردیده است را می توان به صورت یکپارچه جهت پشتیبانی از سازمان مورد استفاده  اطلاعات سیستمهای کاربردی را جهت برنامه ریزی ها و طراحی های سازمانی میسر می کند .

سیستم های میان سازمانی

 استفاده از این سیستمها به منظور تبادل اطلاعات و انجام تعاملات میان چندین سازمان انجام می گیرد و چندین سازمان را به یکدیگر مرتبط می نمایند . این سیستمها می تواند جهت موسساتی که با یکدیگر اشتراک منابع دارند ، طراحی شوند ، معمولاً از شبکه های اکسترانت جهت این ارتباط استفاده می شود .

سیستم پشتیبانی تصمیم ( DSS )

سیستم های اطلاعات مدیریت اشکالاتی دارد که سیستم های پشتیبانی تصمیم برای رفع آنها بوجود آمده است . سیستم اطلاعات مدیریت به منظور تدارک پشتیبانی شخصی برای هر مدیر نمی باشد . این ضعف سیستم اطلاعات مدیریت ، اقداماتی را باعث شد که منتهی به مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم گشت . سیستم پشتیبانی تصمیم به عنوان یک سیستم متکی بر رایانه به منظور  استفاده توسط یک مدیر خاص یا گروهی از مدیران در هر سطح سازمانی بری اتخاذ تصمیم در فرآیند حل مساله نیمه ساختاری ، تعریف می شود . سیستم پشتیبانی  خروجی به شکل  گزارشات ادواری یا خاص ، یا نتایج مشابه سازیهای ریاضی را ایجاد می کند استیون . ال . آلر پس از مطاله پنجاه و شش موسسه ، شش نوع سیستم پشتیبانی تصمیم را شناسائی نمود . ساده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم از طریق ایجاد توانایی بازیابی عناصر داده از پایگاه اطلاعات به مدیر کمک می کند .پیچیده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم عملاً  تصمیماتی را برای مدیر اتخاذ می نماید .

سیستم تصمیم در مقابل سیستم اطلاعات مدیریت

• فرد را حمایت می کند
• حمایت مستقیم ایجاد می کند
• تمام مراحل حل مساله را حمایت می نماید
• مسائل نیمه ساختاری را حمایت می کند
• بر پشتیبانی تصمیم تاکید دارد .

 مفهوم سیستم  پشتیبانی تصمیم ، شکستهای اولیه سیستم اطلاعات مدیریت را تجربه نکرد . به احتمال قوی دلیل اصلی آن ، دامنه محدود تر سیستم  پشتیبانی تصمیم است بر خورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم ، شانس موفقیت خود را حداکثر می کند .

سیستمهای پشتیبانی گیری  ( DSS  )

سیستم پشتیبانی تصمیم ابزار بهره وری در دست کارکنان فکری است تا آنها را در امر تصمیم گیری یاری رساند . پردازش معاملات به موضوعات عملیاتی روشن مربوط می باشد و لذا سیستم پشتیبانی تصمیم شامل کلیه اجزاء سیستم اطلاعاتی مدیریت بجز پردازش معاملات است . سیستم پشتیبانی تصمیم گیری ، سیستمی است که به منظور پشتیبانی از تصمیم گیرندگان در سطوح مختلف سازمان با تاکید بر تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری طراحی و به کار گرفته می شود . این سیستم از طریق مدل سازی  می تواند مسائل پیچیده را حل و راهکار را بر اساس منطق پیشنهاد کند . مثلاً ارائه بهترین ترکیب کالا یا قیمت در تولید و یا مشخص کردن نقاط توزیع در سیستم فروش  سیستم پشتیبانی تصمیم  گیری ، تصمیم نمی گیرد ؛ یعنی در مراحل تصمیم گیری ، مرحله انتخاب را انجام نمی دهد ،  بلکه راه حل پیشنهاد می کند و این تصمیم گیرنده است که با توجه به نتایج تحلیل های انجام شده ، انتخاب راه حل می کند . اجزا  این سیستم عبارتند از:

• پایگاه مدل
• پایگاه داده
• مدیریت پایگاه مدل
• مدیریت پایگاه داده
• برنامه رابط

ویژگیهای سیستم پشتیبانی تصمیم گیری عبارتند از:

 نیاز به سخت فزار ، نرم افزار و نیروی انسانی ؛ طراح و کاربر ، دارد . نرم افزار شامل بخشهای مدل سازی و تجلیل داده هاست . به منظور پشتیبانی از تصمیم گیری و تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری طراحی می شود . از مدیران و تصمیم گیرندگان کلیه سطوح سازمان پشتیبانی می کند . به منظور ارتقا ء  اثر بخشی و کارایی فرآیند تصمیم گیری طراحی  می شود . در فرآیند تصمیم گیری تا مرحله تحلیل را انجام می دهد ولی انتخاب به عهده کاربراست . از مدل سازی استفاده می کند . مدلها عمدتاً مدلهایی هستند که در پژوهش عملیاتی توسعه می یابند . تحلیها وابستگی زیادی به داده ها دارند .

بکار گیری سیستم پشتیبانی تصمیم گیری

 بکار گیری سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یک فرآیند تعاملی است که می تواند به وسیله پنج مرحله زیر خلاصه شود :

• بررسی و صورت بندی مساله به طوری که مساله بتواند بیشتر مطالعه شود
• تعیین پارامتر ها و متغیر های مرتبط تا به  کاربر درکی از موقعیت بدهد
• صورت بندی مدل به وسیله پارامتر ها و متغیر های بهم مرتبط
• آزمایش مدل برای تعیین ثبات راه حلها از طریق تهیه داده ها برای متغیر ها و پردازش و محاسبه برای تعیین نتایج
• پالایش مساله ها ، مدل بندرت در ابتدا صحیح است و غالباً نیاز به برخی اصلاحات دارد .

سیستمهای پشتیبانی گروهی  (GSS)

این سیستم از گروههای کاری که به کار خاصی اشتغال دارند و هدف مشترکی دارند پشتیبانی می کند . این سیستم از ابزار های کار گروهی بهره می گیرد با پیشرفت فناوری ارتباطات سیستمهای پشتیبانی تصمیمات گروهی قادرند تا از گروههای کاری به صورتهای مختلف جدا از زمان و مکان پشتیبانی کنند . استفاده از نرم افزار های گروهی امروزه در سازمانهای نوین بسیار رایج می باشد . سازمانها باطراحی اتاقهای تصمیم گیری و تجهیز آنها به ابزار های مختلف مانند .ویدئو پروژکتور، تابلوهای الکترونیکی ، تجهیزات ارتباط با اینترنت و رایانه های مجهز به نرم افزار های طراحی و تحقیق می توانند کارایی گروههای تصمیم گیرنده را افزایش دهند . این عمل به تسریع زمان تصمیم گیری و کاهش هزینه ها می انجامد .

سیستم پردازش معاملات  ( TPS )

 پردازش معاملات بخش مهمی از سیستم اطلاعاتی مدیریت را تشکیل می دهد . اگر چه سیستمهای پشتیبان تصمیم نیز جهت تصمیم گیریها در سراسر سازمان بکار گرفته می شود و در موفقیت سازمان نقش مهمی را ایفا می نماید ، ولی بخش نسبتاً کوچکی از منابع محاسباتی را در بر می گیرد و بر عکس آن پردازش معاملات بخش اعظمی از هزینه های معاملاتی سیستم اطلاعاتی مدیریت را بخود اختصاص می دهد . اکثر فعالیتهای روزمره سیستم اطلاعاتی  مدیریت جامع ، از طریق سیستم  پردازش معاملات اداره و اجرا می شوند و در صورت بروز مشکل این سیستم پاسخگو خواهد بود .

سیستم پردازشی تعاملات   ( TPS )

سیستمهای پردازشی تعاملات از اولین سیستمهایی هستند که با ورود رایانه ها به سازمانها شکل گرفتند . این سیستمها جایگزین روش دستی می شوند و امور ساخت یافته ای مانند نگهداری سوابق، کنترل انبار ، محاسبه حقوق و دستمزد و غیره را انجام می دهند . تاکید این سیستم بر پردازش حجم عظیمی از داده هاست  و از این طریق کاهش هزینه های عملیات در سازمان را به همراه دارند . امور عملیاتی سازمان که ماهیتی تکراری و مستمر دارند و به دلیل حجم بالا ، نیروی انسانی زیادی را به خود اختصاص می دهند ، را می توان از طریق بکار گیری سیستمهای پردازشی تعاملی مکانیزه کرد و از تعداد نیروی انسانی کاست .

سیستمهای اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی ( ECS )

 برای انجام کارهای گروهی و ارتباط با یکدیگر از طریق تبادل و انتشار اطلاعات در فرمهای مختلف به پرسنل کمک می کنند :

•  کاربران سیستم : هر کس اعم از کارکنان مدیران و یا دیگران خارج از سازمان ، که بخواهد ارتباط بر قرار کند .
•  اثر روی ارتباطات : ازطریق تلفن ، کنفرانسهای ویدئویی ، پست الکترونیکی ، فاکس ، دسترسی به اطلاعات مشترک ، جلسات غیر حضوری یا مجازی ، کنترل جریان کار ها .
•  اثر روی تصمیم گیری : ازطریق تلفن و کنفرانسهای راه دور ، برای تصمیم گیری پست الکترونیکی یا فاکس و امثال آنها برای دریافت اطلاعات پشتیبانی اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات جمعی و هماهنگ.
•  کاربران سیستم : آنهایی که اطلاعات اجرای فرآیند ها را وارد می کنند ، مدیران ، سرپرستان و هر کس که به اطلاعات اجرای فرآیند ها نیاز دارد .

سیستم کارکنان دانشی  ( KWS )

 مدیران و کارکنان را مجموعاً کارکنان دانشی ( Knowledge   Workers  ) گویند عنصر اصلی در فعالیت آنها دانش است . منشی ها و کارکنان دفتری ، گروه مذکور را پشتیبانی می کنند در این نوشتار برای این گروه عبارت کارکنان دانشی را به کار می بریم . بر اساس تفکر نوین برای کار دانشی در امور اداری مدرن ، نقش مهم و ویژه ای در نظر گرفته شده است وظایف اصلی کارکنان دانشی بر خلاف کار فیزیکی عبارتست از تشخیص یک مساله ی یک فرصت احتمالی ، تصمیم گیری ، نظارت و زمان بندی برنامه ها ، کارکنان دانشی ؛ عمومی یا فنی ، کسانی هستند که در گیر تجزیه و تحلیل موقعیتها ، ارزیابی روشهای مختلف انجام کار ، تصمیم گیری یا پیشنهاد روش ، با استفاده از اطلاعات می باشند .برای آنکه این جنبه خلاقانه حل مساله با فعالیتهای جاری محیط  کار ترکیب نشود ، کارکنان دانشی باید دارای یک سیستم پشتیبانی باشند که قابلیتهای زیر را دارا باشد :

• وظیفه مدیریت اطلاعات را انجام دهد که توانایی جمع آوری ، ذخیره سازی ، و بازیابی اطلاعات سریع و مناسب را داشته باشد ؛ سیستم اطلاعات مدیریت یا سیستم مدیریت پایگاه داده ها
• وظیفه انجام محاسبات و ارائه راه حلهای مختلف را داشته باشد ؛  سیستم پشتیبانی تصمیم گیری
• امکانات مخابراتی برای انتقال حاصل کار به محل مناسب در زمان مناسب را داشته باشد .

سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد ، اجرایی  ( ESS )

سیستمهای پشتیبانی مدیران  ارشد ، سیستمهایی هستند که نیاز های اطلاعاتی مدیران ارشد یا اجرایی را تامین می کنند . این سیستمها بالاترین سطح را از نظر ترکیب داده ها دارا می باشند و معمولاً شامل گزارشات به اشکال استاندارد بوده و حاوی نمودار نیز می باشند . سیستم های پشتیبان مدیران ارشد از جدید ترین سیستمهای اطلاعاتی می باشند و تا امروز نسبت به 5 نوع سیستم دیگر کمترین مقبولیت را داشته اند . یک دلیل این امر آن است که غالب مدیران اجرایی قبل از آن که استفاده از سیستمهای کامپیوتری گسترش یابد ، کار خود را شروع کرده اند و لذا سیستمهای اطلاعاتی را در دانشگاه مطالعه نکرده اند ، در نتیجه تمایلی برای استفاده از آنها ندارند ، در حقیقت هنوز بسیاری از آنها استفاده از ماشین تحریر معمولی را ترجیح می دهند . در عین حال بسیاری از مدیران اجرایی همکاران فوق العاده مجربی دارند که می توانند گزارشاتی تهیه کنند که نیاز های اطلاعاتی آنها برطرف کنند . اما در شرایط نوین سازمانها ، متخصصین حرفه ای با داشتن تجربه کامپیوتری به پستهای ارشد جرایی می رسند . این متخصصین به احتمال زیاد نه تنها از سیستمهای رایانه ای پشتیبانی می کنند بلکه  از آنها متقابلاً انتظار پشتیبانی نیز دارند .

 سیستم پشتیبانی عملیاتی (ESS ) از منظری دیگر

 برای کاربرد و استفاده مناسب از این سیستم ، مدیران عالی ؛  سطوح بالای سازمان ،  باید بینش و بصیرتی کافی در کلیه عملیات بخشهای مختلف سازمان را داشته باشند به عبارتی مدیری که در رأس سازمان قرار دارد ، برای استفاده از این سیستم ، باید حداقل آگاهی اولیه در حسابداری ، مهندسی و .. را داشته باشد تا بتواند به نحو احسن از این سیستم بهره گیرد . ضمناً این سیستم ایجاب می کند که مدیران آشنایی اولیه و ضمنی درباره رقبا شرایط اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی و سیاسی اثر گذار بر محیط سازمان و اثر پذیر از آن را داشته باشند.

منبع

مرادی،مجتبی(1392)، تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت بازرگانی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید