مفاهیم ارزیابی عملکرد

اگر بخواهیم سابقه ارزیابی عملکرد را مورد کاوش قرار دهیم باید به تاریخ زندگی بشر بازگردیم، به اولین باری که افراد کار کردن به صورت گروهی را آغاز کردند. در آن دوران ارزیابی تنها بر اساس قضاوت‌های ذهنی و شخصی انجام می‌شد، اما به مرور زمان و در دوره‌های مختلف مدیریت و در کشورهای مختلف برای کنترل به سمت زمان‌سنجی کار و پیش‌بینی همه شرایط و نتایج دستیابی بود. نظام ارزیابی عملکرد برای اولین بار به صورت رسمی، در سطح فردی و سازمانی از سال 1800 میلادی توسط رابرت اون در اسکاتلند در صنعت نساجی مطرح گردید به طوری که کالاهای تولید شده با استفاده از چوب‌هایی در رنگ‌های مختلف درجه‌بندی می‌شدند که این کار در واقع نوعی ارزیابی از کیفیت و یا ستاده سازمان بوده است .

تعاریف ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد به مجموعه اقدامات و اطلاعاتی اطلاق می‌گردد که به منظور افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع جهت دستیابی به اهداف به شیوه‌ای اقتصادی توأم با کارایی و اثربخشی صورت می‌گیرد، به طوری که ارزیابی عملکرد در “بعد سازمانی” معمولاً اثربخشی فعالیت‌هاست. منظور از اثربخشی میزان دستیابی به اهداف و برنامه‌ها یا ویژگی کارا بودن فعالیت‌ها و عملیات است .

ارزیابی عملکرد عبارت است از فرآیند سنجش و اندازه‌گیری عملکرد در سازمان‌ها در چارچوب اصول و مفاهیم مدیریت به منظور تحقق اهداف و وظایف سازمانی در قالب برنامه‌های اجرایی . ارزیابی عملکرد فرآیندی است که به سنجش و اندازه‌گیری، ارزش‌گذاری و قضاوت درباره عملکرد طی دوره‌ای معین می‌پردازد .

ارزیابی عملکرد در بعد سازمانی معمولاً مترادف اثربخشی فعالیت‌هاست. منظور از اثربخشی میزان دستیابی به اهداف و برنامه‌ها با ویژگی کارا بودن فعالیت‌ها و عملیات است . ارزیابی عملکرد در بعد نحوه استفاده از منابع در قالب شاخص‌های کارایی بیان می‌شود. اگر در ساده‌ترین تعریف، نسبت داده به ستاده را کارایی بدانیم. نظام ارزیابی عملکرد در واقع میزان کارایی تصمیمات مدیریت در خصوص استفاده بهینه از منابع و امکانات را مورد سنجش قرار می‌دهد .

ارزیابی عملکرد عبارت است از اندازه‌گیری عملکرد از طریق مقایسه وضع موجود با وضع مطلوب یا ایده آل بر اساس شاخص‌های از پیش تعیین‌شده که خود واحد ویژگی‌های معین باشد. ارزیابی عملکرد به فرآیند سنجش جامع عملکرد و در قالب عبارتی نظیر کارایی، اثربخشی، معناداری، توانمندسازی، قابلیت پاسخگویی در چارچوب اصول و مفاهیم برای تحقق اهداف و وظایف سازمان، ساختاری، برنامه‌ای و توسعه بلندمدت سازمان، ارزیابی عملکرد، سازمان ابلاغ می‌شود .

به طور کلی نظام ارزیابی عملکرد را می‌توان فرآیند سنجش و اندازه‌گیری و مقایسه میزان و نحوه دستیابی به وضعیت مطلوب با معیارها و نگرش معین در دامنه و حوزه تحت پوشش معین با شاخص‌های معین و در دوره زمانی معین با هدف بازنگری،اصلاح و بهبود مستمر آن می‌باشد. ارزیابی، فرآیند سنجش، ارزش‌گذاری و قضاوت می‌باشد. ارزیابی فرآیندی است که سنجش و اندازه‌گیری، ارزش‌گذاری و قضاوت در خصوص عملکرد طی دوره‌ای معین می‌پردازد .

کوششی برای ایجاد تحول یا تعیین وضعیت مطلوب آغاز می‌گردد. افراد بانفوذ در سازمان باید فاصله یا نارسایی در عملکردها و بازده‌های سازمان را با سطح قابل‌قبول این عملکردها و بازده‌ها مقایسه کنند، در غیر این صورت به ضرورت تغییر سازمان واقف نمی‌گردد. فرض اصلی آن است که انگیزه و فشار لازم برای ایجاد توسعه و تحول از آگاهی و وقوف تصمیم‌گیرندگان بر نارسایی در عملکرد و بازده نشأت می‌گیرد. این فرضیه با نظریات لئونپارد نیز هماهنگی دارد که می‌گوید هیچ عاملی را نمی‌شناسیم که در ایجاد تحول سازمانی به اندازه شواهد عینی و روشن مبتنی بر ضعف در عملکرد و بازده اهمیت داشته باشد.

فرآیند ارزیابی عملکرد

به منظور انجام ارزیابی عملکرد لازم است گام‌ها و قدم‌های مربوط به فرآیند ارزیابی به طریق منطقی و معقول و ترتیب و توالی خاص خود طی شوند. بدین منظور می‌توان گام‌های زیر را برای فرآیند ارزیابی برشمرد.

قدم 1: تعریف فرآیند

در شناسایی فرآیند، شناسایی این که چه چیزی را می‌خواهیم اندازه‌گیری کنیم، مد نظر است. معمولاً فرآیندها و عملیات بسیار زیادند. اگر عملیات ما چندگانه باشد، به لحاظ اقتصادی، فرآیندهایی را بایستی انتخاب نمود که از نظر مشتری (داخلی و خارجی) مهم تر هستند.

قدم 2: تشخیص فعالیت‌های بحرانی جهت ارزیابی

بسیار مهم است که تنها فعالیت‌های بحرانی را برای اندازه‌گیری انتخاب کنیم. این فعالیت‌ها را اندازه‌گیری می‌کنیم تا بتوانیم آن‌ها را کنترل کنیم. در هنگام انتخاب بایستی روی فضاها و فرآیندهای کلیدی تمرکز کرد نه بر روی انسان‌ها.

قدم3: شناسایی اهداف و استاندارهای عملکرد

وجود اهداف و استانداردها بسیار مهم است؛ در غیر این صورت هیچ پایه منطقی برای اندازه‌گیری، تصمیم‌گیری و عمل وجود ندارد. اهداف عملکردی می‌توانند برای 1) فرآیندهای خروجی 2) فعالیت‌های بحرانی که خروجی را تولید می‌کنند، در نظر گرفته شوند.

قدم4: اعمال شاخص‌های عملکرد

قدم5: شناسایی گروه‌های مسئول

در این مرحله مناسب است بدانیم که باید داده‌ها را جمع‌آوری کند، عملکرد فعلی را تحلیل/ گزارش کند و …

قدم6: جمع‌آوری داده‌ها
قدم7: تحلیل/ گزارش عملکرد واقعی
قدم8: مقایسه عملکرد فعلی با هدف
قدم9: تشخیص اقدامات اصلاحی لازم
قدم10: اعمال تغییرات در جهت همسویی با اهداف
قدم11: تشخیص اهداف و شاخص‌های جدید مورد نیاز

محقق دیگری فرآیند ارزیابی عملکرد را در 3 مرحله؛ تدوین ابزار ارزیابی، ارزیابی و نتیجه‌گیری ارزیابی تقسیم‌بندی کرده است . در برنامه‌ریزی جهت بررسی امکان‌پذیری و نیز بررسی اثربخشی و کارآمدی برنامه‌ریزی صورت گرفته در سه مرحله برنامه‌ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. این مراحل را می‌توان به شرح ذیل بیان کرد.

مرحله اول؛ ارزیابی پیش از اجرا (امکان‌سنجی برنامه‌ها)
مرحله دوم؛ نظارت و ارزیابی حین اجرا (نظارت)
مرحله سوم؛ ارزیابی پس از اجرا (ارزشیابی).

امکان‌سنجی پیش از اجرا یا فقدان ظرفیت‌های فنی، نهادی، قانونی و مالی را برای اجرای دریای آزاد ارزیابی کرده و درجه واقع‌بینی اهداف و سیاست‌ها را افزایش می‌دهد که این نوع ارزیابی خود می‌تواند از نتایج ارزیابی برنامه‌های گذشته برای انجام صحیح ارزیابی قبل از اجرا استفاده کند. نظارت حین اجرا خطاهای هدف‌گذاری، برآورد منابع، اثربخشی و یا خطاهای اجرایی یا انحرافات ناشی از تغییر شرایط پیرامونی را شناسایی کرده زمینه‌ساز اقدام به موقع برنامه‌ریزان برای اصلاح برنامه‌ها خواهد شد و ارزیابی‌های پس از اجرا یا ارزشیابی معناداری، کارآمدی و اهمیت برنامه‌ها و دریای آزاد در حرکت به سمت توسعه تصویری واقعی از وضعیت موجود اقتصادی و اجتماعی در آستانه برنامه‌های بعدی ارائه خواهد داد.

هر فرآیندی شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات با توالی و ترتیب خاص منطقی و هدف دار می‌باشد. در فرآیند ارزیابی عملکرد نیز هر مدل و الگویی که انتخاب شود، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیت‌های ذیل ضروری می‌باشد:

تدوین شاخص‌ها و ابعاد و محورهای مربوطه و تعیین واحد سنجش آن‌ها.
تعیین وزن شاخص‌ها به لحاظ اهمیت آن‌ها و سقف امتیازات مربوطه.
استاندارد گذاری و تعیین وضعیت مطلوب هر شاخص.
سنجش و اندازه‌گیری از طریق مقایسه عملکرد واقعی پایان دوره ارزیابی با استاندارد مطلوب از قبل تعیین‌شده.
استخراج و تحلیل نتایج.

ابعاد ارزیابی عملکرد

باید از ارزیابی کوچک‌ترین اجزاء تأثیرگذار در عملکرد یک نهاد شروع کرده و با طی کردن سلسله‌مراتب سازمانی و استفاده از اطلاعات ارزیابی اجزا و ارزیابی عملکرد نهاد پرداخت برای ارزیابی یک نهاد در چهار سطح ضروری است .

عملکرد کارکنان

این نوع ارزیابی، ارزیابی کوچک‌ترین واحد یک سازمان می‌باشد. ادبیات موجود در حوزه مدیریت در این حوزه بسیار فراوان می‌باشد. در مدل‌های بسیاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه‌شده است و هر کدام از الگوهای ارائه‌شده در این حوزه با تکیه بر شاخص‌هایی که برای ارزیابی معرفی کرده‌اند به ارائه شیوه‌ای برای سنجش عملکرد کارکنان می‌پردازد. در این حوزه می‌توان رویکردهای فراوانی را عنوان نمود.

ارزیابی عملکرد بخشی از یک سازمان

این ارزیابی که به عنوان زیرمجموعه‌ای از ارزیابی سازمانی می‌باشد برای ارزیابی عملکرد یک سازمان ضروری است. از آنجا که یک سازمان متشکل از زیرمجموعه‌ها (بخش‌هایی) مختلف می‌باشد که مجموع این بخش‌ها سازمان را تشکیل می‌دهد لذا برای ارزیابی عملکرد سازمان ارزیابی عملکرد این زیرمجموعهها و مبنایی با شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی آن‌ها ضروری است. در این نوع ارزیابی ابتدا اهداف و مأموریت‌های یک بخش در راستای اهداف و مأموریت‌های دستگاه مشخص‌شده و سپس شاخص‌های ارزیابی آن‌ها تعریف‌شده و به محاسبه شاخص‌ها و سپس ارزیابی نتایج شاخص‌ها اقدام می‌شود.

ارزیابی عملکرد یک مدیر

از آن جا که در هر سازمان نقش مدیر آن سازمان با عنوان یکی از عوامل مهم رهبری و هدایت سازمان غیرقابل اغماض می‌باشد، لذا ارزیابی عملکرد مدیر برای آگاهی از انجام نقش راهبردی خود برای دستیابی به نتایج صحیح ارزیابی عملکرد یک سازمان ضروری است.

اثرات ارزیابی عملکرد

در جریان ارزیابی عملکرد که برنامه‌ها بر اساس اهداف از پیش تعیین‌شده طراحی گردیده همواره مورد سنجش و اندازه‌گیری قرار می‌گیرد. در اینجاست که تحقق استراتژی برنامه‌ها، مدیریت کیفیت، اثربخشی، مدیریت بهره‌وری و دیگر موارد که همواره از دیدگاه‌های مدیریتی مورد توجه قرار دارد درصد رشد و یا تضعیف هر یک سنجش می‌گردد. طراحی که روش‌ها و خط مشی‌های عمومی و کلی را برای دست یافتن به هدف‌های خاص در نظر می‌گیرد به ویژه طرحی برای استراتژی صنفی برای آینده، طرح‌ریزی استراتژیک یعنی مطالعه، فرآیند یا فعالیتی مبنی بر تهیه طرح‌های استراتژی .

از وظایف چهارگانه اساسی مدیریتی اولین وظیفه، برنامه‌ریزی است که بر حسب تعریف رسمی عبارت است از فرآیند تعیین هدف‌ها و تدوین برنامه‌ها برای تحقق آن‌ها. هدف‌ها نتایج مشخصی هستند که شخص می‌خواهد به دست آورد. برنامه‌ها،پایه‌های عملیاتی هستند که توضیح می‌دهند که چگونه هدف‌ها تحقق می‌یابد. برنامه‌ریزی سرآغاز فرآیند مدیریت است و مراحل بعدی کوشش‌های مدیریتی در زمینه‌سازمان دهی (تخصیص و تنظیم منابع برای انجام فعالیت‌های لازم)، هدایت (راهنمای تلاش‌های منابع انسانی برای اطمینان یافتن از انجام وظایف در سطح مطلوب) و کنترل (نظارت بر امور و انجام اقدامات اصلاحی لازم) پس از آن صورت می‌گیرد. مدیریت کاربردی 5 گام فرآیند برنامه‌ریزی را تبیین می‌کند :