« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »مزایای استفاده از فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان‌های امروزی
فن‌آوری اطلاعات و توانمندسازی کارکنان
تردیدی نیست که شکوفایی هر جامعه‌ای در بهبود و پرورش منابع انسانی آن نهفته است و به همین دلیل مسئولان سازمان‌ها با یاری متخصصان رفتاری و منابع انسانی توجه خاصی را به پرورش کارکنان مبذول می‌دارند. توانمندسازی یکی از مفاهیمی است که در راستای بالندگی منابع انسانی مطرح گردیده، اما فصل مشترک کلیه آن‌ها واگذاری اختیار و مسئولیت بیشتر به کارکنان می‌باشد. برای روشن‌تر شدن مفهوم توانمندسازی اشاره به تعاریفی چند سودمند خواهد بود.
“توانمندسازی شامل اعطاء قدرت، مسئولیت و اختیارات بیشتر به کارکنان و مدیران جهت تصمیم‌گیری، انجام برخی فعالیت‌ها و کنترل بیشتر بر مشاغل می‌باشند “.
توانمندسازی برای افراد مختلف معانی متفاوتی را تداعی می‌کند اگرچه از کاربرد این مفهوم چند دهه می‌گذرد، اما آنچه جدید است نقشی است که فن‌آوری اطلاعات در امکان‌پذیر ساختن توانمندسازی منسجم و جامع ایفا می‌نماید. راندولف بامطالعه ده مؤسسه که توانمندسازی کارکنان را تجربه نموده بودند، چند عامل مهم در توانمندسازی موفق را برشمرده است که مهم‌ترین آن‌ها تسهیم اطلاعات است.
هنگامی‌که سازمان‌ها قصد توانمندسازی کارکنان رادارند، سیستم‌های اطلاعاتی می‌توانند به‌عنوان یک رکن مهم در این زمینه مطرح گردند و امکان دسترسی بیشتر را برای سطوح پایین سلسله‌مراتب فراهم می‌آورند. برای مثال، سیستم‌های خبره درجایی که افراد خبره در دسترس نیستند توصیه‌هایی را به عمل می‌آورند و شبکه‌های رایانه‌ای به اعضای گروه‌ها امکان برقراری ارتباطات مؤثر با یکدیگر و با سایر گروه‌ها را می‌دهند. کارهای گروهی که یک عنصر مهم در سازمان‌های مبتنی بر گروه است به‌وسیله فن‌آوری اطلاعات قویاً حمایت می‌شوند. فن‌آوری اطلاعات عدم تمرکز در تصمیم‌گیری و اختیارات را به‌وسیله کنترل متمرکز امکان‌پذیر می‌سازد و کارکنان را به دسترسی سریع به اطلاعات موردنیاز جهت تصمیم‌گیری قادر می‌سازد. شاید مهم‌ترین حمایت فن‌آوری اطلاعات از توانمندسازی، تأمین اطلاعات صحیح و به‌موقع، باکیفیت و هزینه مناسب باشد. علاوه بر این فن‌آوری اطلاعات قادر است ابزارهای جدیدی را فراهم آورد که خلاقیت و بهره‌وری کارکنان و کیفیت کارشان را نیز افزایش دهد.
فن‌آوری اطلاعات و کنترل در سازمان
ابزارهای کنترل را می‌توان در چهار زمینه کلی عنوان کرد:
کنترل سنتی: در ساختارهای سنتی فئودالی، کنترل از طریق سنت، ادراک و اعمال می‌شد. مقامات کنترل به‌طور سنتی و موروثی به نسل‌های بعد منتقل می‌گردد و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی را، به دلیل اینکه سنت بود، می‌پذیرفت و به آن گردن می‌نهاد.
کنترل کاریزماتیک: در وضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبر و پیروان اعمال می‌گردید. در این حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می‌کردند و پیروان نیز از آن‌ها تبعیت می‌نمودند، چون آن‌ها را قبول داشتند.
کنترل بوروکراتیک: در بوروکراسی، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می‌شد، ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیرشخصی داشت و تبعیت از آن‌ها الزامی بود .
کنترل انفورماتیک: در اینفوکراسی، کنترل از طریق نرم‌افزارهای رایانه‌ای انجام می‌شود. مجموعه دانش‌ها و آگاهی‌های تخصصی بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می‌تواند هر نوع اطلاعی را از طریق شبکه‌های الکترونیکی به دست آورد، از سیستم‌های خبره استفاده کند و به کلیه دانش‌های تخصصی و حرفه‌ای مجهز شود. هم‌اکنون ما در حال گذار به یک جامعه اطلاعاتی هستیم، جامعه‌ای که بر سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی است. در چنین جامعه‌ای، کنترل نه‌تنها کم نشده، بلکه افزایش‌یافته و در همه‌جا به چشم می‌خورد. تفاوت اساسی در این است که کنترل از طریق استفاده از فن‌آوری اطلاعات اعمال می‌شود.
به‌این‌ترتیب، کنترل همچنان به‌عنوان یکی از وظایف مهم مدیریتی صورت می‌گیرد؛ اما مکانیسم آن تغییر کرده است. کنترل از طریق فن‌آوری اطلاعات روزبه‌روز وسعت بیشتری می‌یابد. در بعد سازمانی، این کنترل صرفاً با ایجاد یکی دو واحد در چارت سازمانی صورت نمی‌پذیرد، بلکه در کلیه ابعاد و جنبه‌های کار و سازمان ازجمله سیاست‌ها، فعالیت‌ها و فرایندهای کار، اثر می‌گذارد و منجر به ایجاد تغییراتی در آن‌ها می‌شود. این تغییرات تا سطوح عملیاتی نیز گسترش می‌یابد و بر هر آنچه در سازمان است تأثیر می‌گذارد. در بعد اجتماعی، با روند رو به رشد فن‌آوری اطلاعات، توان نظارتی حکومت‌ها افزایش می‌یابد و این توان نه‌تنها شهروندان، بلکه سایر فعالان و بازیگران جامعه (مانند سازمان‌های خصوصی و غیردولتی) را نیز پوشش می‌دهد.
درواقع می‌توان گفت که تفکیک قدرت‌های حکومتی یعنی قوای اجرایی، مقننه و قضایی که تضمینی برای آزادی‌های فردی و مانعی برای قدرتمند شدن بیش‌ازحد دولت بوده است، با ورود و معرفی فن‌آوری اطلاعات به عرصه زندگی و کار انسان، در حال افزایش است. فن‌آوری اطلاعات سبب یکپارچگی بیشتر دستگاه‌های حکومتی شده و تفکیک قوا را حداقل به‌طور بالقوه به مبارزه می‌طلبد و در این فرآیند، چارچوب‌های مشخص فعالیت‌ها و وظایف دولتی و خصوصی به‌تدریج جای خود را به همکاری و ائتلاف بین این دو زمینه می‌دهد و ایجاد هماهنگی از طریق اینفوکراسی جایگزین هماهنگی‌های معمول از طریق بوروکراسی می‌شود .
استفاده گسترده از فن‌آوری اطلاعات، این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌آورد که هر فعالیتی، چگونگی انجام آن، و زمانی را که برای آن اختصاص می‌یابد، کنترل کنند. کلیه فعالیت‌ها تحت نظارت قرار می‌گیرند و اطلاعات مربوط به آن‌ها در پایگاه‌های اطلاعاتی وسیع ذخیره می‌شوند. به کمک فن‌آوری اطلاعات، سازمان می‌تواند تجارب خود را بر مبنای زمان وقوع آن‌ها در پایگاه‌های اطلاعاتی مستند سازد و فعالیت‌های خود را محک بزند و به‌محض اینکه انحرافی از محک‌ها و معیارهای معین رخ داد، اقدام لازم را برای رفع انحراف انجام دهد.
اشکال استفاده از فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات در یک سازمان
معمولاً، در سازمان‌ها، فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات سه مقوله، سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، اتوماسیون اداری و شبکه‌های ارتباطی را شامل می‌شود.ولی با توجه به اطلاعات اولیه به‌دست‌آمده محقق، از قلمرو مکانی تحقیق ( مؤسسه فرهنگی قدس ) و استفاده گسترده این مؤسسه از اتوماسیون اداری و شبکه‌های ارتباطی در این تحقیق منظور از فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات دو مقوله ذکرشده است که ذیلاً به آن‌ها پرداخته می‌شود.
اتوماسیون اداری
بسیاری عقیده دارند که سیستم و چهارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند؛ اما در دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربردها و فعالیت‌های اداری و بازرگانی گسترش پیدا کرد، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در برگیرد به‌وضوح احساس شد که با نام‌های مختلفی همچون سیستم‌های اداری، سیستم‌های اطلاعات اداری، سیستم‌های کاربر نهایی و سیستم‌های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. عمومی‌ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم‌های اداری اتوماسیون اداری نامیده می‌شود. سیستم‌های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه‌های کاربرمی باشد و این بدین معنا است که سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی می‌باشد که ذیلاً به برخی از تعاریف اشاره می‌گردد:
“اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیکی رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعاتی بین اشخاص در داخل و خارج مؤسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده‌پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد، ارتباطات است. اتوماسیون اداری به‌منظور تسهیل انواع ارتباطات شفاهی و کتبی استفاده می‌شود “.
در تعریف دیگری، “اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیت‌های دفتری به‌منظور افزایش کارایی، کارایی افزایش شده ناشی از تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آن‌ها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم‌گیری می‌تواند به مدیر سود برساند “.
در تعریف بعدی، اتوماسیون اداری شامل ” سیستم‌هایی هستند که مکاتبات اداری را به‌صورت کتبی، شفاهی و یا ویدئویی ایجاد نموده، پس از ذخیره‌سازی، اصلاح و نمایش، آن‌ها را انتقال می‌دهد.” مانند، پست الکترونیک، فاکس، کنفرانس ویدئویی و تابلو اعلانات الکترونیکی.
ابزارهای اتوماسیون اداری
از انواع ابزارهای اتوماسیون اداری می‌توان به دستگاه کپی تحت شبکه، فاکس، سیستم‌های تایپ خودکار، پست الکترونیک، پست صوتی، تبادل الکترونیکی داده‌ها و کنفرانس ویدئویی، اشاره نمود که ذیلاً به آن‌ها پرداخته می‌شود.
- دستگاه کپی تحت شبکه
از دستگاه کپی برای کپی نمودن اسناد، مدارک و… در رنگ‌ها، کیفیت‌ها و اندازه‌های مختلف استفاده می‌شود؛ اما با استفاده از دستگاه پیشرفته کپی تحت شبکه، این امکان برای تمامی کاربران مهیا می‌شود تا از محل کار خود و بدون هیچ‌گونه حضور فیزیکی در اتاق کپی، نیازهای خود را برطرف نمایند. این دستگاه‌های پیشرفته همچنین قابلیت‌های دیگری نیز دارند، ازجمله:
- امکان گرفتن پرینت با حفظ کیفیت اصل سند یا نامه در تعداد زیاد و کمترین زمان؛
- انجام عمل اسکن اسناد و مدارک و…، در کمترین زمان و با بیشترین ورودی؛
- ارسال فکس (نمابر).
لازم به ذکر است که این وسیله کمک بسیار زیادی به کاربران سیستم و نهایتاً سازمان، در خصوص افزایش زمان مفید کاری نموده است.
- فاکس
این ماشین‌ابزاری است که استفاده مجدد یک مدرک را در مکان دیگر، ممکن می‌سازد. به‌طورکلی تعریف دستگاه فاکس عبارت است از ” دستگاهی که توانایی دریافت یا ارسال تصاویر و متون را از طریق خط تلفن دارد “.
دستگاه فاکس با دیجیتال کردن یک تصویر و تقسیم آن به نقاط، عمل می‌کند. استفاده از فاکس تا آنجا پیش رفته است که اغلب رایانه‌های شخصی دارای یک بسته‌ی نرم‌افزاری فاکس و صفحه فاکس می‌باشند. چنین چیزی به کاربران رایانه‌های شخصی امکان انتقال کپی‌های دیجیتالی پرونده‌ها را به ماشین فاکس در هرکجای دنیا می‌دهد. بنابراین، ماشین‌های فاکس می‌توانند جایگزین چاپگرهای رایانه‌های شخصی نیز باشند
- سیستم‌های تایپ خودکار
اکثر این سیستم‌ها دارای اجزای مشترکی می‌باشند که شامل موارد زیر است:
- یک صفحه‌کلید برای ورود اطلاعات به درون سیستم؛
- یک صفحه‌نمایش که فرد را قادر می‌سازد متن را مشاهده کرده و تغییرات لازم را به وجود آورد؛
- یک بخش پردازش مرکزی که دارای حافظه‌ی داخلی است؛
- ابزار ذخیره متن همچون دیسک‌های نرم و یا دیسک‌های سخت؛
- یک چاپگر که برای چاپ مطالب استفاده می‌شود.
- پست الکترونیکی
پست الکترونیکی فرایند تحویل و ارسال پیام‌ها به‌صورت الکترونیکی می‌باشد. پست الکترونیکی شامل ابزارهای مشابه فاکس ( برای انتقال دست‌نوشته‌ها، برگه‌ها، نقاشی‌ها و سایر نمودارها توسط خطوط تلفن یا سیستم‌های بی‌سیم) می‌باشد. پست الکترونیکی می‌تواند به میزان زیادی اثربخشی ارتباطات را با کاهش وقفه‌های تلفنی و تماس‌های شخصی برنامه‌ریزی نشده کاهش دهد. بعلاوه، پیام‌ها می‌توانند با سرعت و سهولت و بدون تأخیر به دریافت‌کننده‌های زیادی فرستاده شوند. به دلیل اینکه پیام‌ها در رایانه ذخیره می‌شوند، می‌توان آن‌ها را بازنگری نمود. همچنین به این دلیل که پیام‌ها در زمانی مناسب به دریافت‌کننده می‌رسند، دریافت‌کننده وقت کافی برای پاسخ دادن به آن‌ها را دارد.
- پست صوتی
مطالعات نشان می‌دهد که مکالمات تلفنی درگذشته وقت زیادی را از افراد می‌گرفتند، زیرا یا تلفن مشغول بود و یا فرد در محل موردنظر حضور نداشت و فرد باید مجدداً تماس می‌گرفت یا برای گیرنده پیغام می‌گذاشت تا با او تماس بگیرد. یک راه‌حل برای مشکل مذکور، ماشین ویژه پاسخگو می‌باشد. این ماشین‌ابزار ساده‌ای است که به تلفن کنندگان یک پیام کوتاه می‌دهد.این ابزار شبیه به پست الکترونیکی متنی می‌باشد که می‌تواند پیام‌ها را به افراد متفاوت انتقال دهد، یا می‌تواند در اوقات غیر اداری، زمانی که میزان تماس‌های تلفنی بسیار کم است، پیام‌ها را انتقال دهد. همچنین سیستم پست صوتی به کاربران این امکان را می‌دهد که به‌طور همزمان پیام‌های صوتی را به سایر دارندگان پست صوتی بفرستند و یا از آنان پیام دریافت کنند.
- تبادل الکترونیکی داده‌ها
با استفاده از تبادل الکترونیکی داده‌ها می‌توان تبادلات رایانه به رایانه را به‌صورت اشکال خواندنی تبدیل کرد و به‌جای تبادل پیام‌های محرمانه کاغذی، پیام‌ها به‌صورت الکترونیکی و با خطوط ارتباطی تلفنی انتقال یابند. با استفاده از این سیستم، می‌توان در زمان صرفه‌جویی زیادی کرد. در شرکت‌های بزرگ و سازمان‌ها از ابزارهای ارتباطی داده‌ها استفاده زیادی می‌شود.
- کنفرانس ویدئویی
کنفرانس ویدئویی یکی از جدیدترین دستگاه‌های اتوماسیون اداری است که با این روش اجلاس‌ها از راه دور، به‌صورت مجازی و بدون حضور فیزیکی افراد شرکت‌کننده در یک مکان، برگزار می‌شود. در این طرح برای تشکیل کنفرانس هیچ نیازی به حضور مدیران برای جمع شدن در یک مکان خاص وجود ندارد و هرکسی می‌تواند در اتاق خود در کنفرانس شرکت کند. ضمناً تاریخ برگزاری اجلاس‌ها نیز از طریق پیام الکترونیکی، اعلام می‌شود که این از نقاط قوت طرح است.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری مناسب در سازمان‌ها
به‌کارگیری اتوماسیون اداری علاوه بر غلبه بر مشکلات سیستم‌های غیرمکانیزه، باعث استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کار سریع‌تر و شفاف‌تر و سازمان‌دهی بیشتر مکاتبات و مراودات اداری می‌شود. برخی از مزایای استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب عبارت‌اند از :
- صرفه‌جویی زمان در انجام چرخه‌ها و تعاملات اداری و دریافت سریع پاسخ‌ها و ارجاعات؛
- دسترسی به کلیه اطلاعات، کارپوشه‌ها، قرارها و جلسات، بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار؛
- حذف قسمت عمده‌ای از هزینه‌های ملزومات اداری (بایگانی، کپی، پست، کاغذ و…)؛
- صرفه‌جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی؛
- ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر؛
- استفاده از کارکنان کمتر برای بایگانی و دسترسی راحت‌تر به اطلاعات موردنیاز؛
- تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحت‌تر نظارت و سیاست‌های سازمان؛
- افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح‌شده در مراودات اداری؛
- دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان؛
- ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به‌واسطه تعاملات بیشتر؛
- دسترسی سریع به اطلاعات در زمان و مکان موردنیاز به‌واسطه ارتباط برخط (آنلاین)؛
- دسترسی به ارتباطات درزمینه‌ی موردنیاز به‌صورت همزمان توسط افراد مختلف؛
- ایجاد موقعیتی برای بهینه‌سازی ساختار اداری و تحول در امور دبیرخانه‌ای سازمان‌ها؛
- فرهنگ‌سازی در راستای استفاده بهینه از ابزارهای فن‌آوری اطلاعات در سازمان؛
- مدیریت بهتر برگردش کار مکتوبات و مستندات؛
- تسهیم ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل دسترسی برای کاربران مجاز؛
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان؛
- کاهش فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد؛
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالاتر و مراجعه آسان‌تر؛
- قابلیت تولید گزارش‌های موردنیاز به همراه نمودارهای متعدد؛
- کاهش کارهای مسئولان دفاتر، منشی‌ها و تایپیست‌ها؛
- امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مکان و زمان؛
- اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه‌بندی‌شده؛
- دقت در انجام عملیات و ثبت تمامی امور؛
- حذف کامل کاغذ از فرآیند انجام کارها؛
- ردیابی امور و پیگیری به‌موقع مراحل کار؛
- سهولت و سرعت در گردش عملیات؛
- امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امکان دسترسی به آن‌ها.
مشکلات و چالش‌های اتوماسیون اداری
استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان‌ها، باوجود مزایای زیاد که به برخی از آن‌ها اشاره گردید، دارای مشکلات و چالش‌هایی نیز می‌باشند که ذیلاً به آن‌ها پرداخته می‌شود.
1- ماهیت اتوماسیون اداری: بدون دانش و اطلاع از ارزش و ماهیت اتوماسیون اداری مدیران نوعی بی‌تفاوتی، بی‌حال و یا بی‌اثر بودن و حتی در بعضی مواقع مقاومت در برابر این تغییر را نشان می‌دهند که خود زمینه‌ساز شکست سیستم در همان ابتدای کار می‌باشد.
2- توجیه‌پذیر کردن هزینه: بسیاری از مزایای اتوماسیون اداری نامحسوس هستند و فواید آن گاهی به‌سرعت قابل‌رؤیت نمی‌باشد و توجیه هزینه‌های کلان آن برای مدیران دشوار می‌باشد. همچنین داده‌ها برای توجیه مزایای اتوماسیون اداری معمولاً غیرقابل دسترسی می‌باشد.
3- ساختار سازمانی: در ساختار سازمانی گاهی استفاده از اطلاعات، داده‌ها و پردازش و تغییر بر روی آن‌ها خود قدرت منحصربه‌فردی به‌حساب می‌آید و این طرز فکر وجود دارد که با آمدن اتوماسیون اداری این ساختار سازمانی و قدرت به‌هم‌خورده و دیگر نقش‌های کلیدی از بین می‌روند و این خود زمینه‌ساز مقاومت می‌گردد.
4- رویه سازی: اغلب سازمان‌ها، رویه‌های خود را بر اساس سیستم‌های قدیمی تنظیم نموده‌اند که با آمدن فناوری‌های جدید در قالب اتوماسیون اداری احتمال تغییر این رویه‌ها که در بعضی موارد برای عده‌ای زمینه‌ساز قدرت و نفوذ و درنهایت رضایت بوده به خطر بیفتد.
5- افراد: افراد خود به‌تنهایی به دلایل شخصی یا گروهی می‌توانند مانع از اجرای یک سیستم شوند.
6- فروشندگان: در بعضی موارد اتفاق می‌افتد که عدم پشتیبانی از سیستم‌های ارائه‌شده توسط فروشندگان، باعث ایجاد اختلال و یا به تعویق افتادن اجرای سیستم می‌گردد.
7- نرم‌افزار: تهیه و تدارک نرم‌افزارهای سازگار، مناسب و کارایی، امنیت و پشتیبانی کامل از این نرم‌افزارها، خود یکی از مشکلات سیستم می‌باشد.
8- امنیت: سازمان کلیه اطلاعات مهم و حیاتی خود را به سیستم و کاربران آن واگذار می‌کند و امنیت و حراست از این اطلاعات در محیط‌های رقابتی فعلی برای اکثر سازمان‌ها حائز اهمیت می‌باشد.
9- قانونی بودن: گاه اتفاق می‌افتد که برنامه‌هایی از سیستم‌های اتوماسیون اداری باید از دید مراجع قانونی بگذرد تا قانونی بودن استفاده و کاربرد آن‌ها مشخص شود مانند استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری که باید توسط مراجع ذیصلاح این فن، موردبررسی قرار گیرد و قانونی بودن آن مشخص گردد.
شبکه‌های ارتباطی
شبکه‌های ارتباطی به‌منظور پشتیبانی از ارتباطات و انتقال اطلاعات و پیام‌ها باوجود آمده‌اند. بسیاری از این شبکه‌ها در سطح ملی و فراملی به‌صورت شبکه‌های به هم تنیده، امکان ارتباط بین افراد و تبادل اطلاعات را فراهم کرده‌اند. شبکه‌ها، رایانه‌ها و دیگر تجهیزات را به یکدیگر مرتبط می‌سازند. بزرگ‌ترین شبکه رایانه‌ای موجود اینترنت است.
جدول : انواع شبکه‌ها
| نوع شبکه | نمونه |
| شبکه شبکه‌ها | اینترنت |
| شبکه انتقال عمومی | خطوط تلفن صوتی |
| شبکه گسترده | سیستم تلفن |
| شبکه محلی شهری | شبکه داخلی یک دانشگاه |
| شبکه محلی | شبکه رایانه درون یک ساختمان |
شبکه محلی (LAN)
در شبکه محلی سرعت مبادله داده‌ها در یک محدوده جغرافیایی کوچک (مانند داخل یک ساختمان، یک شرکت، یا سازمان) می‌باشد. درنتیجه در شبکه محلی یک سایت رایانه‌ای وجود دارد که یک سری رایانه شخصی را به یک سری تجهیزات وصل می‌کند، به‌طوری‌که این رایانه‌ها بتوانند از تجهیزات جانبی (مانند چاپگر) به‌طور مشترک استفاده نمایند.
یک طرح خوب شبکه محلی باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
- طول‌موج زیاد باشد تا میزان انتقال داده‌ها زیاد باشد.
- نسبت خطا پائین باشد. با سازگاری و هماهنگی بین ابزارها و سیستم نسبتاً ساده انتقال، این مورد تأمین می‌شود.
- هزینه نصب و اجرا پایین باشد. نیازی به تجهیزات پیچیده تبدیل دیجیتال – آنالوگ شبکه اطلاع‌رسانی عمومی نیست.
در غالب شبکه‌های محلی رایانه‌های شخصی به یک رایانه بزرگ و یا به یک مینی رایانه متصل هستند و به حافظه جانبی مرکزی دسترسی دارند. در این حال ممکن است این شبکه‌های محلی به شبکه ارتباطات ملی دسترسی داشته باشند تا بتوانند با سیستم‌های دیگر مبادله پیام داشته باشند. در شبکه، رایانه‌های شخصی به یک ابزار خاصی بنام سرور متصل هستند که دسترسی به تجهیزات را مدیریت می‌کند.
این شبکه‌ها ممکن است به دودسته تقسیم شوند: شبکه‌هایی که با استفاده از رایانه‌ها مجاز به برداشت اطلاعات از یک پایگاه اطلاعات مرکزی هستند، اما این رایانه‌ها نمی‌توانند با یکدیگر مبادله پیام داشته باشند. دسته دیگر شبکه‌هایی که ارتباط بین رایانه‌ها نیز در آن‌ها مجاز است. بدیهی است که شبکه‌های دسته اول برای کارکنانی که روی یک سری داده یا اطلاعات و پیام‌ها بتوانند بین ایستگاه‌های کاری مبادله شوند، ارزان‌ترند. اخیراً شبکه‌های از نوع شبکه محلی ایجادشده‌اند که غیر از استفاده مشترک از تجهیزات، وظایف مهم‌تری مانند امکان استفاده مشترک افراد از اطلاعات را نیز انجام می‌دهند.
علاوه بر تأکیدی که به دلیل صرفه‌جویی ناشی از استفاده از اطلاعات می‌شود، اخیراً پیشرفت دیگری صورت گرفته است که بجای استفاده از یک مینی رایانه و یک سری پایانه، از یک سری رایانه شخصی استفاده می‌شود. در آغاز ممکن است این کار هزینه‌بر باشد، اما مزایایی که ازنظر قدرت و قابلیت انعطاف سیستم وجود دارد، بسیار قابل‌توجه می‌باشد؛ اما در شبکه‌ای که از یک سری رایانه شخصی تشکیل‌شده است، یک عیب نیز وجود دارد و آن عدم امنیتی است که در مقایسه با سیستم‌های کامپیوتری متمرکز وجود دارد. روش دیگر ایجاد شبکه محلی استفاده از روش PBX جهت ارسال داده‌ها و اطلاعات در داخل سازمان می‌باشد.
هدف از ایجاد PBX ارسال مبادلات تلفنی می‌باشد که درعین‌حال می‌تواند اطلاعات دیجیتال را نیز انتقال دهد. در ضمن شبکه‌های PBX را که در نقاط مختلفی وجود دارند می‌توان به یکدیگر متصل نموده و یک شبکه گسترده ایجاد نمود. بدین ترتیب صرفه‌جویی زیادی صورت می‌گیرد و از هزینه‌های تماس تلفنی در شبکه در سطح کشور اجتناب می‌شود. عمده‌ترین ضعف روش PBX آن است که نمی‌تواند داده‌های تصویری را اجرا نماید.
شبکه گسترده (WAN)
بااتصال یک سری شبکه محلی که از طریق یک دروازه به شبکه‌های عمومی یا خصوصی ارتباط راه دور صورت می‌گیرد، شبکه گسترده به وجود می‌آید. دو سیستم می‌توانند از طریق دروازه با یکدیگر ارتباط داشته باشند. دروازه می‌تواند هرگونه ارتباط، سرعت، کد سازی و یا قراردادی را بین سیستم‌های مختلف مدیریت نماید. شبکه گسترده ممکن است عمومی یا خصوصی باشد، ولی معمولاً ترکیبی از هر دو قسمت می‌باشد.
برخلاف شبکه‌های محلی که در یک ساختمان یا ناحیه کوچک ایجاد می‌شوند، شبکه گسترده امکان ارتباط از راه دور را امکان‌پذیر می‌سازد. تقریباً تمامی سازمان‌ها، برای ارتباطات خود با مسافت‌های طولانی از تسهیلات و خدمات شرکت‌های ارتباطی همگانی استفاده می‌کنند. در ارتباطات شبکه گسترده می‌توان از شبکه تلفنی دائمی استفاده کرد؛ اما این راهکار بسیار گران‌قیمت و برای انتقال حجم زیاد داده‌ها ضعیف است. راهکار دیگر استفاده از شبکه سوئیچینگ بسته (PSN) است. پیامی که ارسال می‌شود، توسط گره ای در شبکه دریافت می‌شود (کامپیوتر بامنظور ویژه) و به بسته‌هایی تقسیم و روی هر بسته شماره‌سریال و آدرس مقصد نوشته می‌شود. این بسته‌ها روی وسایل ارتباطی با سرعت زیاد ارسال می‌شوند. همچنین هر بسته دارای مشاهده‌گر خطا می‌باشد. در مقصد، بسته‌ها به ترتیب مناسب سرهم شده و پیام اصلی را شکل می‌دهن.
شبکه گسترده جهانی (WWW)
اینترنت از وزارت دفاع آمریکا شروع شد که دانشمندان و اساتید دانشگاه را در سرتاسر دنیا به هم مرتبط نماید. حتی امروزه افراد نمی‌توانند مستقیماً به این شبکه متصل شوند، هرچند که هر فردی که یک رایانه و مودم داشته و آماده باشد مبلغ کمی را ماهیانه به‌عنوان هزینه استفاده بپردازد، می‌تواند از کانال (ISP) به اینترنت وارد شود. ISP ها شرکت‌هایی هستند که به‌طور دائم به شبکه جهانی اینترنت متصل هستند و ارتباطات موقت به اینترنت را به مشتریان خود می‌فروشند. یکی از بزرگ‌ترین معماهای اینترنت این است که هیچ‌کس صاحب آن نیست و هیچ‌گونه مدیریت رسمی و متمرکز بر آن اعمال نمی‌شود.
اینترنت بر اساس فنّاوری Client/Server ایجادشده است. افرادی که می‌خواهند از اینترنت استفاده کنند، از برنامه کاربردی Client استفاده می‌کنند و تمامی عملیات خود را با اینترنت از کانال این نرم‌افزارها انجام می‌دهند. تمامی داده‌ها، ازجمله پیام‌های پست الکترونیک، پایگاه داده‌ها و سایت‌های اینترنت، همگی بر روی سرور ذخیره می‌شوند. سرورهایی که کاملاً به اینترنت یا به عملکردهای خاصی در اینترنت اختصاص دارند، قلب شبکه اطلاعاتی اینترنت را تشکیل می‌دهند.
مهم‌ترین قابلیت اینترنت برای شرکت‌های تجاری عبارت‌اند از: پست الکترونیکی، کاربر، گروه‌های خبری، اتاق‌های گفتگو، شبکه گسترده جهانی که از طریق آن‌ها اطلاعاتی را بر روی اینترنت جستجو و مشاهده نمود .
شبکه گسترده جهانی موجب قرار گرفتن صفحات تعاملی کاربر آشنا در اینترنت گردید که گروه‌های سنی مختلف می‌توانستند آن را درک و به‌کارگیرند. شاید مهم‌ترین ویژگی آن پروتکل Back-end به‌منظور قرار دادن توزیع صفحات وب می‌توانست به‌راحتی درک و به کار گرفته شود که این امر موجب توسعه سریع سرورهای وب گردید.
در بخش اول فصل دوم مبحث فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات که متغیر مستقل این تحقیق است، موردبررسی قرار گرفت. در این بخش با مفاهیم تعاریف فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات آشنا شدیم، به کاربردها و مزایای این فناوری‌ها در سازمان‌ها، اشاره گردید. در یک سازمان، فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات به صورت‌های مختلفی می‌تواند مطرح گردد، از آن جمله، اتوماسیون اداری، شبکه‌های ارتباطی و سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت که به دلیل استفاده گسترده مؤسسه موردتحقیق از اتوماسیون اداری و شبکه‌های ارتباطی، در این بخش به‌طور مفصل به این دو مورد پرداخته شد.
منبع
صابر هشجین، محسن(1394)، تأثیر فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات بر پیاده‌سازی مدیریت دانش، پایان نامه کارشناسی ارشد، رشته مدیریت اجرایی (گرایش استراتژیک)، دانشگاه پیام نور
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید