مراحل مدیریت زمان

تعهد

اين مرحله از فرايند مديريت زمان كاملاً فردي و شخصي است. افراد بايد به اهميت زمان و عواقب اتلاف وقت آگاهي پيدا كنند، مديران بايد به دستاوردهاي مهم مديريت بر وقت براي خود و سازمان بينديشند و با آمادگي ذهني كامل، تصميم بگيرند. مديريت زمان آشفته مانند يك عادت بد است، مديران بايد خود را متعهد سازند كه مي خواهند درباره آن كاري انجام دهند. مديران بايد دقيقاً هدف يا هد فهاي خود را از به كارگيري مديريت زمان، معلوم نموده و آن را مكتوب سازند و همواره در جايي قرار دهند تا در معرض ديدشان باشد. شرط اول در مديريت زمان ايجاد تعهد و پايبندي به تغيير در عادت ها و روش هاي گذشته است. استفاده از روانشناسي و مشاوره جهت ايجاد اين پايبندي مفيد تلقي شده و مي تواند براي مدير يا هر فرد ديگري، راهنماي مفيدي محسوب گردد

تجزيه و تحليل

تجزيه و تحليل وضع موجود و وضع مطلوب دومين مرحله از فرايند مديريت زمان به حساب مي آيد. مدير بايد در مورد اينكه چگونه وقتش را م ي گذراند ؟ چه مشكلات و شرايطي دارد ؟ داده هايي جمع آوري نموده وآنها را تحليل نمايد . در اثرنتايج حاصل از اين مرحله ، اطلاعات كافي براي مرحله سوم يعني برنامه ريزي بوجود خواهد آمد . مرحله تجزيه و تحليل در مديريت زمان شامل 3 مرحله به شرح زير است:

2- تجزيه و تحليل مسايل / -1/2 تجزيه و تحليل چگونگي استفاده از وقت؛

3- خودسنجي. / زماني در كار گروهي؛

برنامه ريزي

بسياري از مديران تازه كار و ك متجربه، تحت فشار كارهاي روزمره، اعلام مي دارند كه وقت زيادي جهت برنامه ريزي ندارند. اما مديريت موثر و كارآمد، مستلزم برنامه ريزي است، به وسيله آن مدير مي تواند ساعات زيادي را از انجام كارهاي غلط براي خود صرفه جويي كند، بحرانها را كاهش دهد و از انجام كارهاي غيرضروري و غيرمهم

جلوگيري به عمل آورد.فرايند برنامه ريزي، سومين مرحله از فرايند مديريت زمان مؤثر است كه خود شامل مراحل زير است:

• تعيين اهداف و اولويتها؛
• تهيه برنامه اجرايي
• توسعه فنون مديريت زمان.

پي گيري و تحليل مجدد:

اين مرحله چهارمين مرحله از فرايند مديريت زمان است. اين يك فرايند استمراري است و با مطالعه يك كتاب يا شركت در يك سمينار به اتمام نمي رسد. مديريت زمان بايد به منزله بخش پيوسته اي از زندگي روزمره به حساب آيد. فرايند مديريت زمان را بايد به مثابه يك داير ه نگريست، زيرا نقطه پاياني ندارد و بايد به طور مداوم و مكرر موارد اتلاف وقت را تحليل و بررسي نمود، پيشرفت را بازبيني كرد و را ههاي تازه براي مهار اتلاف وقت يافت. بايد به طور مستمر به ارزيابي مجدد هدف ها پرداخت. مديران بايد بدانند ضعف مديريت نيز همچون ساير

عادات بد به سختي برطرف مي شود وبه راحتي ممكن است به روش هاي اتلاف وقت پيشين برگشت كنند مگر آن كه آخرين مرحله از فرايند مديريت زمان را عملي سازند، يعني تحليل مجدد و پ يگيري مداوم. لذا مديريت زمان يك فرايند مداوم از تجزيه و تحليل، برنامه ريزي، تجزيه و تحليل دوباره و برنامه ريزي دوباره مي باشد.

در سازما ن هاي ايراني مشاهده مي گردد كه مديريت زمان چندان موردتوجه قرارندارد ، مديران براي جلسات هدف و دستورجلسه معيني در نظر نمي گيرند و افراد را مناسب باجلسه دعوت نمي كنند. تعداد جلسات يا خيلي زياد يا خيل ي كم است . جلسات بسيار طولاني است و در بيشتر موارد سروقت شروع يا خاتمه نم ي يابد. افراد از دستور جلسه خارج مي شوند بحث ها از نظر زماني كنترل نمي شود و در خلاصه كردن نتايج كوتاهي مي كنند و در پي گيري نتايج جلسات قصور مي شود و مشكل تفويض اختيار نيز وجوددارد، در حالي كه اين امر نه تنها باعث صرفه جويي در وقت مدير مي شود، بلكه باعث افزايش توان كارمند نيز مي گرددبه موازات گسترش و پيچيده تر شدن سازمان ها و محدود شدن منابع مالي و مادي آنها، اهميت مديريت بيشتر و بيشتر گرديده وتخصيص بهنيه منابع پنج گانه سازماني شامل منابع سرمايه اي، كالبدي، انساني، اطلاعاتي و

زمان به گونه اي كه بهره وري بيشتري براي سازمان هاي ، سازمان به ارمغان آورد، روز به روز مشكل تر مي شود.سازمان های  مختلفي در جوامع وجود دارد كه دانشگاه ها از مهمترين آنها محسوب مي شوند، آنها نه تنها بايد سازوكارهاي درون خود را بهبود بخشند بلكه بايد سبب بهبود روش ها و سازوكارهاي جامعه نيز شوند. در اين ميان مديران دانشگاهي در هر رده، مسئوليت هاي مهمي را به عهده دارند. آنها بايد فعالي تهاي پراكنده كاركنان را به سمت اهداف هدايت كنند ومجموعه متفاوت وگاه متناقض كاركنان را هماهنگ نموده وسازمان را به سمت اهداف پيش ببرند. بي دليل نيست كه امروزه مهم ترين عامل توليد را مديريت مي دانند.به گونه اي كه آلفرد مارشال اقتصاددان انگليسي مي گويداگرهمه سرمايه ها وابزارهاي توليددرجهان به يكباره نابود شوند ولي علم وهنر مديريت باقي بماند، توليد، توسعه و پيشرفت همچنان ادامه خواهد داشت، چرا كه اين عامل(مديريت)  مي تواند عوامل ديگر را هدر داده و سازمان را از اهدافش منحرف كرده، يا موجب بهره وري و رشد سازمان گرديده وسازمان را به سازمان هاي برتر جهان تبديل كند مديريت آموزش عالي به عنوان شاخه اي از علم  مديريت در بين ساير انواع مديريت از جايگاه ويژ هاي برخوردار است. بدين معني كه اگر آموزش عالي هر جامعه در راس همه مسايل جامعه است، مديريت آن نيز با همان منطق، جايگاه مهمي در بهسازي و توسعه جامعه دارد. مديران دانشگاهي به عنوان كساني كه آينده كشور را (از راه هدايت فعاليتهاي آموزشي و پژوهشي) دردست دارند، بيش ازمديران سايرسازمان ها وظايف حساس ودقيقي برعهده دارند. هرچند محصولات آموزش عالي ديررس هستند ولي تاثير اساسي بر روند زندگي، جامعه و تحولات آن خواهند داشت. لذا مديران دانشگاهي با توجه به ويژگي هاي سازمان هاي آموزشي با وظايف دقيق، عميق و حساس تري روب هرو هستند.

لذا با تربيت مديران شايسته براي دانشگاه م يتوان كيفيت تمام حِرَف موجود در جامعه را رشد داد و درصورت انتخاب مديران ناشايست در مراكز آموزشي، بايدسقوط كيفيت آموزشي درهمه رشته ها و در نتيجه تمامي حِرَف جامعه را پيش بيني نمود.  مديران دانشگاهي به دليل داشتن ارتباط تنگاتنگ با اعضاي هيات علمي، كاركنان، دانشجويان و سازمان هاي بيرون از دانشگاه بايد بيش از ساير مديران اثربخشي داشته و در استفاده موثر از منابع و برقراري ارتباط مهارت داشته باشند. بديهي است مديران با چنين وظايف مهم،پيچيده ومتنوع، بايد داراي ويژگي هايي باشند كه آن ويژگي ها آنها را در انجام وظايف خطيرشان ياري دهد. درواقع از آنجا كه بهبود مستمر وتامين خواست جامعه ومردم با اهداف آموزش عالي هر كشورمنطبق  است. اهميت، پيچيدگي، تنوع وگستردگي وظايف مديران از يك طرف، و اهميت، پيچيدگي، حساسيت ورسالت هاي دانشگاه از طرف ديگرايجاب مي كند كه مديران دانشگاهي نه تنها داراي مهارت هاي لازم باشند؛ بلكه در سطح مطلوبي از اين مهارت ها برخوردار باشند. در واقع صلاحيت وكيفيت مديران از نظر مهارت هاي مديريتي يكي از مهم ترين عوامل استمرار موفقيت سازمان است و مديران براي داشتن .( كارايي لازم، نيازمند مهارت هاي اساسي هستند.

امروزه در علوم مختلف از جمله مديريت و اقتصاد به اهميت زمان و چگونگي استفاده از وقت توجهي وافر مبذول گرديده است. لذا در ميان ساير فعاليت هاي مديران استفاده مديران از زمان مي تواند مشخص كننده مديريت موثر و غيرموثر امروزه لزوم توجه به آموزش مديريت زمان در همه سطوح آموزشي مورد تو جه قرار گرفته است، به طوري كه در كالج هاي آموزشي مديران، موضوع مديريت و برنامه ريزي زمان در كنار ساير موضوعات مهم ديگر مورد توجه قرار گرفته  است.

منبع

رزاقی، صابر(1392)، مقایسه میزان آشنایی دانشجویان مدیریت و غیر مدیریت دانشگاه ارومیه با مدیریت زمان، پایان نامه کارشناسی مدیریت آموزشی، دانشگاه ارومیه.

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید