« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »مديريت زمان
تعريف مديريت زمان
يكي از بهترين راه‌هاي استفاده از زمان محدود و با ارزش به كارگيري دائمي و هوشيارانه از مديريت زمان است. تمام افراد موفق، در يك موضوع با هم توافق داشته و بر آن تاكيد دارند. كه در مقاطع مختلف زندگي به طور جدي روي سرمايه زمان خود و استفاده‌هاي احتمالي و نتايج آن به تفكر پرداخته‌اند و نوعي مديريت زمان را عمال نمودند. مديريت زمان، عامل اساسي در موفقيت هر سازمان محسوب مي‌شود، چيزي كه تاكنون توجه چنداني به آن نشده است. مديريت زمان و مديريت كار اساساً معطوف به انضباط فردي است. نظامي كه انتخاب مي‌كنيم تا ما را در استفاده بهتر از فرصتمان ياري كند.
خاكي، مديريت زمان را از دو بعد نگرشي و فني اداري بررسي مي‌كند: «بعد نگرشي نوع برخورد با زمان متاثر از ارزش‌هاي فرهنگي فرد و جامعه است كه فرد در آن زندگي مي‌كند. براي اصلاح اين بعد، فرد بايد با ورود در فرايند ؛ خودانتقادي تكاملي هوشيارانه با پديده‌ها روبه‌رو شود و سعي كند كه بر پايه اصول حاكم بر زندگي شخصي و كاري خود، زمان را به امور گوناگون به نحو بهينه تخصيص دهد و از اين طريق بهره‌وري خويش را افزايش دهد و در بعد فني اگر بپذيريم كه زمان به عنوان اصلي‌ترين سرمايه بشري نيازمند به مديريت و اداره كردن در راستاي تحقق اهداف است، بايد در جستجوي روش‌ها و فنوني برآمد كه با استفاده و به كارگيري آنها امكان مديريت بهتر فراهم آيد.
مديريت زمان يعني اين كه كنترل زمان و كار خويش را بدست گيريد و اجازه ندهيد كه امور و حادثه‌ها شما را هدايت كنند، به تعبير ديگر اگر انسان در رابطه با جريان‌هاي زندگي، انفعالي عمل كند، زمان او به شدت هدر خواهد رفت.مديريت زمان به عنوان وسيله‌اي است كه مي‌تواند شما را از جايي كه هستيد به جايي كه مي‌خواهيد، برساند.
اهميت مديريت زمان
براي يك مدير در سازمان، رسيدن به اهداف آن سازمان با كمترين ضايعات و بيشترين توليد و ارائه خدمات در مدت زمان كمتر، كار مهمتر ديگري را نمي‌توان برشمرد. رسيدن به اين اهداف با استفاده بهينه و مطلوب از امكانات و منابع موجود امكان‌پذير مي‌باشد. در صورت عدم دسترسي به اين اهداف در سازمانهاي اقتصادي و توليدي ضررهاي مادي و مالي پيش‌بيني مي‌شود كه قابل برگشت است.
ولي آيا بعد از اجراي برنامه آموزشي نامناسب و يا مديريت غيراثربخش يك مركز آموزشي، مي‌تواند زمان و عمر طي شده افراد را دوباره برگرداند. در جامعه كنوني، مديريت و برنامه‌ريزي كارآمد زمان فقط يك امر مفيد نيست بلكه به يك امر ضروري و اجتناب‌ناپذير بدل گشته است، كه رسيدن به اهداف زير به كسب اين مهارت بستگي دارد:
- دستيابي به اهداف شخصي در زندگي.
- رسيدن به اهداف سر موعد تعيين شده.
- كاري پرثمر و رضايتبخش به جاي كار پر تنش و بي‌فايده.
زمان هميشه به عنوان يك منبع مهم قلمداد شده است. ما عادت كرده‌ايم كه اتلاف وقت را بيشتر به گردن ديگران بياندازيم و خودمان را د آن مقصر ندانيم. ما همواره به لوازم و تجهيزات بهتري نياز داريم، افراد بايد بهتر با ما در ارتباط باشند، آنها نبايد در كارها وقفه ايجاد كنند و غيره … ما از كمبود وقت بيشتر به عنوان پوششي استفاده مي‌كنيم كه فقدان برنامه‌ريزي يا دورانديشي، تاخيرها و يا فقدان ضرب‌الاجل‌هاي تعيين شده قبلي در كارمان را از نظر دور دارد، اما واقعيت اين است كه ما در يك دنياي آرماني زندگي نمي‌كنيم و بدين ترتيب مجبوريم با زمان و ديگر منابعي كه در اختيار داريم به بهترين نتايج دست يابيم.
سازمان يافته بودن در فضا يا در زمان موضوعي است صرفاً درباره آماده بودن، درباره اين احساس كه نبض كارها را در اختيار داريد به طوري كه مي‌توانيد از همه فرصت‌هايي كه در زندگي به شما مي‌دهد و از همه مشكلاتي كه در اين رهگذر سر راهتان سبز مي‌شود به نحو احسن استفاده كنيد. وقتي به مهارت‌هاي مناسب در مديريت زمان دست پيدا مي‌كنيد. به جاي اين كه مقهور زمان و مشكلات شويد، آن را جشن مي‌گيريد و از آن به سود خود استفاده مي‌كنيد، مي‌دانيد چه چيزي را انتخاب كنيد و متمركز هستيد.
مراحل مديريت زمان
توسعه و تقويت كردن مديريت زمان شامل سه مرحله كلي است كه به طور تدريجي و نسبي فرد در آن پيشرفت مي‌كند. اين مراحل عبارتند از:
- حساس شدن ذهن نسبت به يك سرمايه عادي شده‌اي به نام زمان
از كودكي در گوش ما خوانده‌اند كه «وقت طلاست» و به گمان خويش ذهن ما را نسبت به زمان و چگونگي مصرف آن حساس و هوشيار ساخته‌اند، غافل از اين كه طلا را هم مي‌شود ذخيره كرد، و هم مي‌توان آن را دوباره به دست آورد، درحالي كه زمان را نه مي‌توان دوباره به دست آورد و نه ذخيره كرد. چنين واقعيتي بشر را به طور تجربي به سوي مفهومي به نام «مديريت زمان» هدايت كرده است.
- شناسايي آفات، راهزنان زمان و دلايل اتلاف وقت
اسلامي ، آفات وقت را در سه زمينه دسته‌بندي مي‌كند:
الف) آفاتي كه به خود فرد مربوط است:
به نظر او اصلي‌ترين عامل اتلاف وقت، روحيات و خلقيات فردي است و دو عامل اصلي را مهمتر مي‌داند :
- غفلت از ارزش زمان،
- اشتغال به امور غيرضروري. ضمناً پاره‌اي از آفات وقت را كه اكثر افراد گرفتار آن هستند بدين شرح مي‌داند: نداشتن برنامه و اولويت كاري، بي‌نظمي، عجله، بار بيش از توان، پرحرفي، بي‌تصميمي و غيره.
ب ) آفاتي كه ديگران عامل آن محسوب مي‌شوند:
علاوه بر خود فرد، ديگران نيز مي‌توانند عامل اتلاف وقت باشند و چون ديگران هم ممكن است به مشكلاتي كه فرد دچار است، مبتلا شوند و همين امر باعث مي‌شود كه اگر فرد اصلاح شود ديگران بتوانند وقت او را تلف كنند براي جلوگيري از اتلاف وقت توسط ديگران بايد قاطع و محترمانه برخورد كرد. بخش عمده‌اي از وقت يك مدير توسط ديگران تلف مي‌شود از جمله موارد عمده‌اي كه مي‌توان نام برد عبارتند از: كار ديگران، جلسات، مراجعان، مكالمات تلفني …
ج) اتفاقات و اتلاف وقت
از ديگر عواملي كه باعث اتلاف وقت فرد مي‌شود، اتفاقات است. از آنجا كه اتفاقات عمدتاً پيش‌بيني نشده هستند، مي‌توانند برنامه روزانه فرد را به هم بزنند. در اتفاقات دو اصل مهم ذخيره وقت، يكي پيشگيري و ديگري اولويت‌بندي در اقدام است. اگرچه بعضي از اتفاقات اجتناب‌ناپذير است و راهي براي جلوگيري از آن وجود ندارد. ولي اگر فرد پيشگيري‌هاي لازم را انجام دهد مي‌تواند از بروز بعضي اتفاقات جلوگيري كرده و وقت خود را ذخيره نمايند.
- جستجوي راه‌كارهايي براي جلوگيري از اتلاف وقت و به‌كارگيري تدريجي آنها
هميشه گفته‌ايم «وقت كافي نداشتم» درحالي كه زمان كاملاً در اختيار شما بوده، اما مهارت‌هاي لازم براي تنظيم زمانتان را نداشته‌ايد. آيا هيچ به خودتان انديشيده‌ايد كه ميزان ساعات روز كافي نيست؟ نگران نباشيد، شما در اين عقيده تنها نيستيد، اكثر مردم در تنظيم وقت خود دچار مشكل هستند ولي به راستي چرا؟ اگر درصدد كنترل زمان خود هستيد بايد علت وجودي اين تمايلات قوي را بشناسيد و راه اصلاح رفتار خويش را فراگيريد، چرا كه شما قادر به ريشه‌كن كردن اين خصوصيات نخواهيد بود، ولي مي‌توانيد آنها را تحت كنترل درآوريد.
مهمترين عوامل اتلاف وقت
الف- مغشوش بودن مسئوليت با اختيار:
- ناتواني در تعيين دقيق مسئوليت‌هاي خود
- تداخل كارها
- مسئوليت بدون اختيار
ب- مراجعين پيش‌بيني نشده:
- فقدان برنامه براي دسترس نبودن خود
- انتظار افراطي مرئوسين براي ارجاع همه امور به شما
- ناتواني در خاتمه دادن به ملاقات‌ها
ج- تصور نادرست از برنامه‌ريزي:
- عدم اطلاع از اهميت موضوع
- بي فايده انگاشتن برنامه‌ريزي با اين تصور كه تنها معدودي از روزها، مهم و حياتي هستند.
- برنامه را در ذهن داشتن ولي آن را براي نوشتن مهم ندانستن
د- كاركنان ناكافي:
- فقدان آموزش كاركنان موجود
- محدوديت بودجه
و- اطلاعات ناقص:
- فقدان سيستم
- فقدان اختيار
ز- فقدان انضباط شخصي:
- فقدان اهداف يا معيارها
- عدم پيگيري
ر- ناتمام گذاشتن وظايف:
- فقدان اهداف، اولويت‌ها و ضرب‌الاجل‌ها
- پرداختن به امور فوري
- آشفتگي ميز كار
ز- بي‌نظمي شخصي:
- بي نظمي از نظر بعضي از افراد نشانه پركاري، اهميت داشتن و خطير بودن مقام شخص است.
- نگرش نسبت به از دست دادن كنترل
س- ضعف در برقراري ارتباط با ديگران
- استفاده از مجراي غلط
- تفاوت‌هاي ارزش افراد
- فقدان ارزيابي واكنش‌ها
ش- مصاحبت و خوش و بش كردن با ديگران
- نياز به ايجاد تنوع در رُل انجام كار يا محيط كار
- تمايل به اطلاع ا زاوضاع
- تصور اين كه اين كار براي حرفه شما مهم است.
از نظر مديريت زمان كارها به چند دسته تقسيم مي‌شوند:
- كارهاي مهم و فوري: اين كارها خود به خود انجام مي‌گيرند.
- كارهاي مهم و غيرفوري: اين دسته كارهايي هستند كه افراد موفق و غيرموفق را از هم جدا مي‌كنند و معمولاً افراد ناموفق آن را به تعويق مي‌اندازند.
- كارهاي فوري و غيرمهم: اين كارها در جهت اهداف سازمان نيستند اما انجام مي‌شوند.
- كارهاي كم اهميت و غيرضروري: بعضي افراد به خاطر ناتواني در انجام كارهاي مهم و فوري خود را به اين كارها سرگرم مي‌كنند.
موفقيت در مديريت صحيح زمان وابسته به انتخاب بين كارهاي مهم و غيرمهم است. پس براي موفقيت:
- از كارهاي غيرمهم صرف‌نظر كنيد.
- كارها را اولويت‌بندي كنيد.
- راهزنان وقت را بشناسيد.
- راه‌هاي ايجاد وقت را ياد بگيريد.
راه‌هاي ايجاد وقت
- زنده كردن وقت مرده ؛ مثل زمان‌هايي كه در انتظار هستيم.
- انجام كارها به طور همزمان
- تنظيم كردن وقت خواب
- نه گفتن به درخواست‌هاي غيرمهم
- عقب انداختن كارهاي غير مهم
پيچيدگي فرايند مديريت، پيشرفت علم و تكنولوژي و به تبع آن افزايش نيازمنديها و گسترش سازمانها ايجاب مي‌كند كه از مديران كارآمد و ماهر در اداره امور مدارس استفاده شود، زيرا بازده عملكرد معقول مديران است كه موجب بقا و رشد دانش‌آموزان و در نهايت بالندگي جامعه زنده و پويايي نيروي انساني آن جامعه است.سازمانهاي آموزشي، سازماني بسيار پيچيده و متنوعي است كه در سطح بسيار گسترده در جامعه وجود دارد اين سازمانها به علت ماهيت انساني و تربيتي آن، تعداد اهداف، پيچيدگي و حرفه‌اي بودن كاركنان آن از حساسيت فوق‌العاده‌اي برخوردار است. اين ويژگي سازمانهاي آموزشي نيازمند مديريت مقتدر و خردمندانه‌اي مي‌باشد كه براي رسيدن به اثربخشي و كارايي مستلزم درايت ويژه است.
همچنين در بين سازمانهاي آموزشي دوره ابتدايي به دليل شرايط خاص از اهميت بسزايي برخوردار است زيرا در اين دوره با كودكاني سر و كار داريم كه اولين دوره تحصيلي را پشت سر مي‌گذارند كه در اين مرحله از آموزشي بسيار آسيب‌پذيرند كه اولين آموزشها براي اين كودكان مي‌تواند در شكل‌گيري استعدادهاي آنها، شخصيت و رفتار آنها موثر باشد بنابراين براي رشد و ارتقاء سطح آموزش و مديريت و كنترل اين فرايند بايد مديريت مقتدر، به وظايف آموزشي خود آگاهانه عمل كرده تا بتوانند سطح كيفي قابل قبولي براي اين دانش‌آموزان فراهم آورد كه رسيدن به اين اهداف ممكن نخواهد بود به جز استفاده بهينه و به جا از تمام سرمايه‌هاي موجود كه در اختيار او قرار مي‌گيرد زمان هميشه يك منبع مهم قلمداد شده است، بدين ترتيب مجبوريم با زمان و ديگر منابعي كه در اختيار داريم به بهترين نتايج برسيم به جاي اينكه مقهور زمان و مشكلات باشيم از آن به سود خود و سازمان خود استفاده كنيم. رسيدن به اهداف سازمان با كمترين ضايعات و بيشترين توليد را مي‌توان از مهمترين اهداف مديريت زمان دانست كه عامل اساسي در موفقيت هر سازمان محسوب مي‌شود.
از اين رو مهمترين سرمايه مدير، زمان است. زمان خود، دانش‌آموزان و همچنين كاركنان كه كنترل و مديريت زمان آنها مستقيماً به عهده شخص مدير مي‌باشد تا بتواند به موقع تصميمات لازم را جهت سوق به اين اهداف اتخاذ كند كه اگر ناآگاهانه و بر اثر مديريت غير اثربخش، خطاهاي متعدد صورت گيرد بسياري از كارها مجدد انجام مي‌گيرد و در صورت عدم دسترسي به اين اهداف و گذشت دوره آموزشي آيا عمر و زمان تلف شده افراد را مي‌توان بازگرداند بنابراين زمان كه ارزشمندترين سرمايه نزد هر فرد و زمانها است كه بايد غنيمت شمرده شود و با برنامه‌ريزي دقيق، مدبرانه و اجراي برنامه در جهت رسيدن به مقاصد آموزشي بلندمدت و رسيدن به جامعه‌اي كه از تمام منابع موجود به خصوص منابع انساني بهره مي‌برد كوشش كند.
منبع
يزداني‌نژاد،افروز(1388)، انطباق عملكرد جاري مديران بر وظايف مديران آموزشي دوره ابتدايي، پایان نامه کارشناسی ارشد،علوم تربیتی،دانشگاه آزاداسلامی
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید