فناوری اطلاعات چه کمکی به سازمان ما می کند؟

فناوری اطلاعات به ما کمک میکند تا اطلاعات در بخش های مختلف یک سازمان، به صورت یکپارچه جریان داشته باشد و هر فرد بتواند در موقع نیاز سازمان به آنها دسترسی داشته باشد. به عنوان مثال فرآیندهای پیگیری یک سفارش را به صورت زیر در نظر بگیرید:

در یک سیستم سنتی :

هنگام دریافت سفارش از مشتری کارمند فروش اطلاعاتی را از مشتری دریافت می کند (مانند نام و نام خانوادگی و … )

اطلاعات سفارش وی را بر روی یک فرم مخصوص ثبت می شود. مدیر فروش یا مدیر اصلی سازمان پس از بررسی سفارش، قیمت را اعلام می کند و سفارش گیرنده با توجه به نظر مشتری قرارداد را منعقد می کند. محاسبه زمان دقیق تحویل سفارش فرآیندی بسیار دشواراست، زیرا فروشنده یا مدیر فروش باید اطلاعات دقیقی در رابطه با برنامه تولید و همچنین میزان تقریبی زمان لازم برای تولید محصول مورد نیاز مشتری داشته باشد.

پس از ثبت سفارش دستور تولید برای واحد های مختلف سازمان، از جمله سالن تولید، انبار، بازرگانی و … به صورت جداگانه فرستاده خواهد شد. پس از پیگیری مراحل مختلف (آماده شدن زینک و …) سفارش برای تولید به سالن تولید فرستاده می شود.

در یک سیستم نوین با استفاده از فناوری اطلاعات:

اطلاعات مشتری در صورت جدید بودن در کامپیوتر ذخیره میشود و این امکان را به فروشنده می دهد که در صورت مراجعه مجدد آن مشتری به سازمان تنها با پرسیدن نام وی تمامی اطلاعات وی (که دسترسی به آنها مورد تایید مدیر سازمان باشد) در اختیار کارمند فروش قرار می گیرد.

پرسنل فروش پس از ثبت اطلاعات سفارش با فشار دادن تنها یک دکمه، قیمت سفارش را که طبق فرمول محاسبه قیمت در نرم افزار مربوطه محاسبه گردیده به مشتری اعلام می کند. سپس فرم مربوط به قرارداد در نرم افزار تکمیل میگردد و با توجه به ثبت سفارشات قبلی در سیستم (که مستقیما به قسمت تولید متصل می باشد) زمان دقیق تحویل کار را به مشتری اعلام میکند. سپس دستور تولید به صورت اتوماتیک پس از رسیدن اجناس مورد نیاز به انبار به سالن تولید اعلام میشود و سفارش تولید می گردد. (هوشیار یزدان، 1381، 57-58)

فواید استفاده از فناوری اطلاعات

یکپارچگی سیستم

یکپارچگی سیستم به معنای کارکردن تمامی اجزای سیستم برای یک هدف مشترک و استفاده اطلاعات هر بخش از سیستم در بخش دیگر میباشد که منجر به یکپارچگی و عدم تکرار اطلاعات در سیستم نیز خواهد شد.

در مثال فوق خواندیم که با استفاده از فناوری اطلاعات، پرسنل فروش بدون مراجعه به سالن تولید و با استفاده از یک نرم افزار، توانست زمان دقیق تحویل کار را به مشتری اعلام کند. این مهم تنها با یکپارچگی اطلاعات در سازمان قابل دستیابی خواهد بود، بدین صورت که اطلاعات سفارشات قبلی به همراه برنامه زمانی تولید آنها قبلا در سیستم ثبت شده و نرم افزار میتواند به صورت اتوماتیک زمان دقیق پایان سفارشات را محاسبه و به پرسنل فروش اعلام نماید. گفتنی است که دراین صورت نیاز نیست که پرسنل فروش از قسمت های دیگر سازمان اطلاعاتی داشته باشد و نرم افزار کلیه محاسبات را به صورت اتوماتیک و پشت پرده انجام خواهد داد.

دسترسی آسان به اطلاعات

دسترسی آسان به اطلاعات به معنی امکان جتسجو در بین اطلاعات موجود یک سازمان برای دستیابی به اطلاعاتی خاص است.

با توجه به مثال فوق پرسنل فروش نیاز دارند تا در موقع دریافت سفارش جدید بدانند که با کدام مشتری مواجه هستند. طبیعتا مشتری های وفادار یک سازمان، در اولویت قرار خواهند گرفت و شاید میزان اعتبار آن مشتری تاثیر گزار در قرار داد نیز باشد. در سیستم های قدیمی تر با توجه به کم بودن تعداد مشتری ها، مدیران مشاغل اطلاعات تمامی آنها را به خاطر می سپردند . این امر باعث احساس نزدیکی مشتری به آن سازمان می شود، اما هم اکنون با گسترش کارها و همچنین عدم امکان به خاطر سپردن اطلاعات همه مشتری ها، فناوری اطلاعات این امکان را به تمامی اعضای یک سازمان می دهد تا در صورتی که مدیر سازمان امکان دسترسی به اطلاعات را به آنها داشته باشند به راحتی و در کمترین زمان اطلاعات مشتری خاص را به همراه تمامی اطلاعات وابسته (از جمله سوابق و قرارداد ها و…) مشاهده و از آنها استفاده کنند.

امنیت بالا و سطوح دسترسی

منظور از سطوح دسترسی، امکان دسترسی و یا عدم دسترسی هر فرد درون سازمان به اطلاعات طبقه بندی شده آن می باشد.

یکی از دغدغه های مدیران صنعت چاپ کنترل دسترسی افراد مختلف سازمان به اطلاعات مهم آن است. به خصوص اطلاعات مهمی همچون قراردادها و مبالغ آنها، لیست مشتریان و… راه حل فناوری اطلاعات در این خصوص دسته بندی اطلاعات و تعریف سطوح دسترسی برای هر یک از پرسنل سازمان است، بدین ترتیب دسترسی به اطلاعات در سطوح مختلف فقط به افراد با سطوح دسترسی مجاز امکان پذیر خواهد بود. برای مثال دسترسی به قرارداد ها و فرم های ویرایش سفارش یک سفارش خاص، فقط برای مسئول آن مقدور خواهد بود.

ثبت دانش سازمانی

دانش سازمانی عبارت است از کلیه تجارب و اطلاعاتی که در سازمان وجود دارد و یا به وجود می آید.یکی از مشکلات سازمان ها وابستگی اطلاعات مربوط به یک بخش به پرسنل آن است ، که این موضوع (در صورت تعویض آن کارمند و یا جابجا کردن وی در چارت سازمانی) باعث به فراموشی سپرده شدن تجارب این شخص می شود. فناوری اطلاعات به کمک ثبت این دسته از تجارب و دانش بوجود آمده و ارائه به موقع آنها به شخص یا اشخاص جدید این مشکل را به صورت کامل حل می کند. با توجه به ثبت اطلاعات در یک سیستم یکپارچه دسترسی به آن با کلیک چند دکمه امکان پذیر خواهد بود.

گزارشات مدیرتی

گزارشات مدیریتی شامل گزارشاتی است که به مدیران سازمان ها در زمینه های مختلف از جمله کنترل سازمان وتصمیم گیری و سیاست گزاری کمک می کند. این مهم تنها توسط یک سیستم یکپارچه امکان پذیر خواهد بود. بدین صورت که پس از ثبت اطلاعات در قسمت های مختلف سازمان و اتوماسیون کامل پس از گذشت مدتی این اطلاعات به رزومه عملکردن سازمان تبدیل خواهد شد. این اطلاعات به مدیران کمک میکند تا با بررسی و آنالیز آنها تصمیم گیری های خود را دقیق تر و اثر بخش تر کنند. به عنوان مثال پس از ثبت اطلاعات مربوط به سفارشات، از زمان سفارش گیری، چاپ و بسته بندی و تحویل آن به مشتری، مدیر سازمان قادر خواهد بود تا با آنالیز زمان این سفارشات تشخیص دهد هر سفارش با توجه به مشخصات آن چه میزان زمان هر کدام از دستگاه ها را به خود اختصاص خواهد داد که این موضوع باعث بالا بردن بهره وری سازمانی خواهد شد.

بالا بردن رضایت مشتری

همانطور که در قسمت های قبلی عنوان شد، فناوری اطلاعات می تواند با ثبت سیستمی فرآیندهای سازمان، در هر مرحله از کار گزارشات دقیقی در مورد وضعیت پروژه ها، زمان مانده به پایان و غیره به افراد بدهد. با توجه به این موضوع مشتری می تواند در هر زمان توسط یک وب سایت، موبایل و یا تلفن از وضعیت کار خود مطلع شود.

به عنوان مثال پس از اتمام فاز طراحی پروژه X یک اس ام اس به صورت اتوماتیک برای مشتری فرستاده می شود و به وی خبر می دهد که کار شما در مرحله Y قرار گرفته است. این امر سبب می شود تا مشتری از چگونگی نحوه پیگیری سفارش خود باخبر شود و این امر باعث بالا رفتن سطح اعتماد وی به آن سازمان خواهد شد.

اطلاع رسانی دقیقتر، به موقع تر و گسترده تر

یکی از دغدغه های سازمان ها، اطلاع رسانی به مشتری و یا یادآوری یک موضوع است. فناوری اطلاعات به کمک نرم افزار های مختلف می تواند در زمان مناسب به مشتری اطلاع دهد تا کاری را انجام دهد و یا از خبری مطلع شود.

به طور کلی استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان ها به مدیران آنها کمک می کند تا کنترلی آسانتر، سازمان منظم تر و بهره وری بالاتری داشته باشند. خوشبختانه با گذشت زمان در کشور عزیزمان نیز نرم افزار ها و ابزار هایی بسیاری برای رفع نیازهای مختلف یک سازمان در زمینه ی فناوری اطلاعات به وجود آمده است، اما استفاده از آنها حتما باید توسط یک مشاور با دانش کافی در این زمینه و فناوری اطلاعات انجام شود تا تاثیر و اثر بخشی آن سریعتر و دقیقتر و ملموس تر شود.

منبع

شالی عراقی، مهسا(1392)، بررسی میزان همراستایی فناوری اطلاعات و کسب و کار الکترونیک (با استفاده از تکنیک AHP) مطالعه موردی(مجتمع پتروشیمی اصفهان)، پایان نامه کارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی، دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران مرکز.

از فروشگاه بوبوک دیدن فرمایید