« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »ساختار سازمانها
كليه سازمانها، صرف نظر از دولتي يا خصوصي، از سه جزء اصلي تشكيل يافته‌اند: كاركنان ، قوانين و مقررات و ابزارها و فن‌آوري‌ها.كاركنان به عنوان جزء انساني يك سازمان در سه سطح مديريت، اجرايي، و پشتيباني فعاليت مي‌كنند . هر گروه از كاركنان (مديريتي، اجرايي، و پشتيباني) همانگونه كه داراي وظايف و كاركردهاي متفاوتي هستند به اطلاعات متفاوتي نيز نياز دارند.قوانین و مقررات به عنوان دومین جزء اصلی تشکیل دهنده ساختار سازمانها بر دو نوع است:
الف. قوانين و مقرراتي كه از سوي دولت در مورد نحوه اداره و انجام امور سازماني تصويب و ابلاغ مي‌شود و حدود وظايف يك سازمان را مشخص مي‌كند.
ب. قوانين و مقرراتي كه روند انجام امور در سازمانها و نحوه ارتباط و تعامل با ارباب رجوع و سازمانهاي همسو و مرتبط را تعيين مي‌كند.
قوانين و مقررات در هر سازمان جداي از نقش نرم‌افزاري، دو نقش عمده اطلاعاتي دارند. نخست اينكه خود به عنوان اطلاعات، بايستي در اختيار تك تك افراد سازمان قرار گيرد؛ دوم اينكه براي تهيه و تدوين قوانين و مقررات به اطلاعات گسترده محيطي و درون سازماني نياز است.
ابزارها و فن‌آوري‌ها به عنوان سومين جزء سازمان، در خدمت كاركنان قرار مي‌گيرد تا وظايف محوله را انجام دهند. ابزارها و فن‌آوري‌ها – به لحاظ اطلاعاتي – دو كاركرد عمده دارند:
الف) خود به عنوان اطلاعات فيزيكي در طول زمان شكل گرفته و به عنوان تسهيل‌گر و تسريع كننده امور سازماني درآمده‌اند؛
ب) استفاده از ابزارها و فن‌آوري‌هاي پيچيده (به ويژه فن‌آوري اطلاعات) در سازمانها نيازمند اطلاعات تخصصي و حرفه‌اي است كه كاركنان سازمان بايستي از طريق آموزش به آن دست يابند. به عبارت ديگر، بهره‌گيري كارآمد از فن‌آوري در ساختار سازماني بدون كسب اطلاعات در مورد شيوه كار با آنها اگر غير‌ممكن هم نباشد مشكل است. با پيچيده‌تر شدن فن‌آوري‌ها شيوه كار با آنها نيازمند اطلاعات تخصصي‌تر است كه به آموزش حرفه‌اي نياز دارد .اما جین و تریاندیس معتقدند یک سازمان تحقیق و توسعه بر چهار رکن اساسی: منابع انساني، ايده هاي نو، پشتوانه مالي و مباني فرهنگي استوار است. مديران سازمانهاي تحقيق و توسعه، براي دستيابي به برتري و بهره‌وري بيشتر، بايد اين اركان را ماهرانه هماهنگ نمايند.
در يك سازمان تحقيق و توسعه، معمولاً افرادي موفقند كه ذهني تحليل‌گر، كنجكاو، مستقل و متفكر داشته، داراي شخصيتي درون‌گرا بوده و به فعاليتهاي علمي و رياضي علاقه‌مند باشند. در تشكيل يك گروه تحقيق و توسعه، بهتر آنست كه نيروي كار متنوع باشد. سازمان پژوهشي فقط كاركنان ايده آفرين نمي‌خواهد بلكه به افراد كارآفرين، راهبران پروژه، رابطه‌هاي اصلي، مربيان، كاركنان روابط عمومي و غيره هم نيازمند است. اين سخن از مديران زياد شنيده مي‌شود كه “افراد مهمترين منابع ما هستند”. به درستي وجود پژوهشگران تعليم ديده، توانا، با انگيزه و مجهز به آزمايشگاههاي پيشرفته، لازمه يك سازمان تحقيق و توسعه است. تمامي سازمانهاي ممتاز و بهره‌ور پژوهشي، با چنين دارايي‌هايي از ديگر سازمانها متمايز مي‌شوند.
براي آفرينش ايده، كاركنان بايد در يك يا چند زمينه داراي صلاحيت و شايستگي تخصصي بوده، توانايي مفهوم‌سازي داشته باشند. ايده آفرينان به تحقيق و توسعه علاقه قلبي دارند و قادر به تفكر انتزاعي مي‌باشند. در هر سازمان پژوهشي، افرادي يافت مي‌شوند كه ذهن خود را به وراي واضحات معطوف كرده، ايده‌آفريني مي‌كنند. براي پرورش يك محيط ايده‌آفرين، بايد فرصت داده شود تا ايده‌هاي نو بدون اين كه بلافاصله از جنبه صحت، مورد قضاوت قرار گيرند، ارائه شوند .
يكي از وظايف مهم در يك مركز پژوهشي، وظيفه رابط كليدي است. رابط كليدي، همه منابع، به ويژه منابع مكتوب را مطالعه، و بارها با افراد داخل و خارج از مركز پژوهشي گفتگو مي‌كند. چاكرابارتي و اوكيفه با بررسي سه مركز پژوهشي دولتي دريافتند كه نزديك به يك هفتم متخصصان به اين كار اشتغال دارند. ياري‌رساني رابطهاي كليدي به سازمانهاي پژوهشي از طريق رساندن اطلاعات مورد درخواست ديگران، شناسايي منابع مكتوب، مشاركت در ايده‌آفريني، برقراري تماس بين افراد، ارائه پشتيباني، فروش يك ايده نو، با خبر ساختن تصميم‌گيرندگان كليدي از پيشرفتهاي جديد در زمينه كاري خود و برقراري تماس در داخل و خارج مركز پژوهشي براي ترويج و تبليغ يك ايده است.
جایگزینی ساختار ارگانیک – تصور پدیده‌های پیچیده و اجتماعی برای سازمانها، که مجموعه‌ای از نیروهای رقیب و متعادل بین افراد و نیروهای اجتماعی آن را شکل می‌دهند- به ساختار سلسله مراتبی و رشد اندازه سازمانها به خصوص بین‌المللی شدن آنها، خواسته‌های متفاوتی بر ساختار سازمانها تحمیل می‌کند که کنترل سازمانهای پراکنده از لحاظ جغرافیایی از آن جمله است. در چنین محیطی، استعاره ارگانیک به شکل‌گیری گونه‌هایی از ساختارهای پیشرفته‌تر، نامتمرکز و بخش نظیر ساختار ماتریسی منجر می‌شود. همچنین به موازاتي كه به اقتصاد دانش محور گام مي‌نهيم، خواسته‌هاي جديدي بر ساختارهاي سازماني تحميل مي‌شود. اين چالشهاي جديد، مزيت رقابتي مبتني بر قابليت را برجسته مي‌سازد .
به موازات ورود شركتها به دهه 1990، دانش به يكي از مهمترين منابع استراتژيك تبديل گرديد. توليد دانش براي پايداري مزيت رقابتي و موفقيت سازماني محوري بسيار اساسي است. مزيت رقابتي در اقتصاد مدرن در قابليتهاي خلق دانش، آموختن چگونه و مديريت تغيير استراتژيك نهفته است . ايجاد مزيت رقابتي از طريق قابليت پويا، مستلزم جريان مستمر دانش درون و برون سازمان و نوعي مخزن دانش به روز است. اين خواسته جديد به طور اجتناب‌ناپذير، چالش جديد فراروي ساختار سازماني قرار مي‌دهد و شكل‌گيري انواع جديد شكلهاي سازماني براي تسهيل مديريت دانش به خصوص جريان دانش را موجب مي‌شود .
انواع سازمانها
سازمان به عنوان منابع اطلاعاتي مي‌تواند (انواع سازمانها) سازمانهاي همسو يا سازمانهاي رقيب باشند. رابطه هم‌سويي ميان سازمانها مي‌تواند عمودي يا افقي باشد. رابطه يك سازمان با سازمان بزرگ‌تر يا مادر رابطهاي عمودي است. سازمان كوچك‌تر در طول برنامه‌هاي سازمان بزرگ‌تر به فعاليت مي‌پردازد و براي انجام بهينه كارهاي خود به اطلاعات در مورد برنامه‌هاي جاري، آينده و جهت‌گيري‌ها و راهبردهاي سازماني و چشم‌اندازهاي كوتاه مدت و دراز مدت سازمان مادر نياز دارد .علاوه بر سازمانهاي همسو، سازمانهايي نيز وجود دارند كه رقيب سازماني تلقي مي‌شوند. براي كسب سود، دستيابي به منابع كمياب، تغيير افكار عمومي با همديگر رقابت مي‌كنند.
محدودیت‌های ساختار ماتریسی سازمانها و ابهام ماهوی چنین ساختار‌هایی موجب مشکلاتی نظیر تنازع قدرت می‌شود که کاهش روحیه و رضایتمندی شغلی را در پی دارد. و ناکارآمدیهای ساختارهای سازمانی سنتی را بر ملا می‌سازد و بر این اساس، دامنه‌ای از شکلهای جدید سازمانها نظیر سازمانهای شبکه‌ای، سازمانهای مبتنی بر دانش، سازمانهای مجازی و سازمانهای ماژولی شکل گرفتند. در حقیقت هر کدام از این سازمانها، تجلی چارچوبی از ساختارهای فرایند محور هستند .
منابع اطلاعاتی سازمانها
همانگونه كه اشاره شد، همه اجزاي يك سازمان براساس اطلاعات شكل مي‌گيرد و با استفاده از اطلاعات تداوم مي‌يابد. اطلاعات به عنوان يك ميانجي اين اجزاء را به يكديگر مرتبط مي‌سازد.وقتي كه يك قانون و يا مجموعه‌اي از مقررات براي انجام كاري معين تدوين مي‌شود مسئولان ذيربط به گردآوري اطلاعات مي‌پردازند و پس از تدوين و تصويب مقررات مذكور آن را به عنوان اطلاعات به كاركنان و عوامل اجرايي اعلام مي‌نمايند. سازمان وقتي كه از محيط بيروني خود اطلاعات كسب مي‌كند به وجود سازمانهاي همسو يا رقيب پي مي‌برد. پس از كسب اين اطلاعات به برقراري اطلاعات برون سازماني و يا برنامه‌ريزي براي رقابت مي‌پردازد. همه اين عوامل به صورت دو سويه با مفهوم اطلاعات ارتباط دارند. از يك سو خود، نوعي اطلاعات به شمار مي‌روند و از سوي ديگر، براي انجام آنها به اطلاعات نياز است.در سازمانها برای گردآوری اطلاعات مختلف به منابع اطلاعاتی گوناگون نیاز است. به عبارت دیگر، منابع اطلاعاتی برای سازمانها از تنوع قابل ملاحظه‌ای برخوردار است.حسن‌زاده منابع اطلاعاتي سازمانها را به دو گروه عمده درون سازماني و برون سازماني تقسيم کرده است.
قبل از اینکه به منابع اطلاعاتی درون سازمانی و برون سازمانی بپردازیم لازم است بطور مختصر مفهوم داده‌های اشتراکی و داده‌های عملیاتی بیان شود. اهميت اين دو اصطلاح از آن حيث است كه در حقيقت نگرش جديدي به مقوله «داده» و داده‌پردازي، ذخيره و بازيابي داده‌ها را در اين دو اصطلاح مي‌توان يافت. در اين نگرش خاص، داده‌ها به تناسب جايگاه‌شان در سازمان و نقش‌شان در مأموريتها و وظايف مؤسسه و نيز به لحاظ ارتباطشان با كاربران، هويت ويژه‌اي مي‌گيرند. اين جنبه بيشتر از آنكه از حيث مباحث انفورماتيكي و كامپيوتري حائز اهميت باشد، از ديدگاه حوزه «علم اطلاعات» و اطلاع‌رساني و كتابداري و سندداري واجد اهميت است. در حقيقت «داده‌ها» در پايگاه اطلاعاتي اهميت خاصي دارند. تا مدتي پيش تنها يك نقش تاكتيكي داشتند و امروزه علاوه بر آن، نقش استراتژيكي داده‌ها به كليت يك مؤسسه و روند عمومي و «راهبردي» حركت سازمان ارتباط پيدا كرده‌اند. اصولاً «داده‌ها» را از يك نظر بايد مقوله‌اي «فرابرنامه‌اي» و متعلق به كليت اهداف و خط‌مشي‌هاي سازمان دانست تا بتوان به نحو بسيار بهتري از مديريت داده‌ها سودجست. هر يك از كاربران در هر بخش از يك سازمان با قسمتي از اين داده‌ها سرو كار دارد، داده‌های اشتراکی و كل مديريت سازمان و نيز مديريت اطلاعاتي سازمان با تماميت داده‌ها كه مجموعه كامل داده‌های اشتراکی مرتبط‌اند، داده‌های عملیاتی گفته می‌شود
تحولات اخير در حوزه علم اطلاعات و انفورماتيك صاحبنظران را متقاعد كرده كه كار با دانش نوين بشري نمي تواند به اداره «داده ها» و يا حتي پايگاههاي اطلاعاتي منحصر و محدود گردد بلكه مسايل عديده اي در حوزه كنترل و اداره «اطلاعات» وجود دارد كه فراتر از مقوله «داده» هاست. مسأله اساسي آنست كه چگونه مي توانيم گونه هاي متفاوت داده هائي را كه در سازمانها، مؤسسات، مراكز پژوهشي، وزارتخانه ها، نهادها، نيروهاي مسلح و … همه روزه در ابعاد بسيار عظيم دائماً در حال توليد، تبادل و مصرف است به كمك تكنولوژيهاي مديريت اطلاعات به بند بكشيم و با راندماني به مراتب بيشتر اين داده ها را مورد بهره برداري قرار دهيم
منابع اطلاعاتی درون سازمانی
منابع اطلاعاتي درون سازماني عبارتند از: افراد و اسناد و مدارك. افرادي كه در يك سازمان كار مي‌كنند در طول فعاليت خود از يك سو، با روندهاي كاري، روحيات همكاران، محيط سازماني و امكانات موجود آگاهي به دست مي‌آورند؛ از سوي ديگر، در تعامل با ارباب رجوع و همكاران برون سازماني خود اطلاعات كسب مي‌كنند. در واقع، فردفرد كاركنان و افراد حاضر در يك سازمان به عنوان منبع اطلاعاتي تلقي مي‌شوند كه مديريت سازمان مي‌تواند جهت رسيدن به اهداف خود از آنها بهره‌برداري كند و زمينه انتقال و اشاعه اطلاعات فردي به افراد را مهيا سازد.علاوه بر افراد، اسناد و مدارك نيز بخش اعظم اطلاعات يك سازمان را در خود جاي مي‌دهند. اسناد و مدارك در قالب دستورالعمل‌ها، مصوبه‌ها، قوانين و مقررات، قراردادها چارچوب فعاليت يك سازمان را نشان مي‌دهد. سناد و مدارك به هر شكل آن مي‌تواند در قالب شبكه اطلاعاتي سازمان قابليت ذخيره و بازيابي پيدا كند تا همه افراد سازمان بتوانند در موقع نياز به آنها دسترسي داشته باشند. امروزه اينترنت و پايگاههاي اطلاعاتي نيز از جمله منابع اطلاعاتي براي سازمانها مطرح شده است كه اطلاعات قابل توجهي در اختيار افراد قرار مي‌دهد .
وقتی فناوری را به خدمت می‌گیریم، باید برای اسناد، قالب‌های متعددی نیز از نظر منبع و مقصود فرآهم آوریم. تفکر درباره اسناد، ما را خیلی زود به به تفکر درباره شیوه جریان اطلاعات به بیرون و پیرامون یک سازمان هدایت می‌کند. در بیان امروزی، این جریان اطلاعات، باز‌تاب آن فرایندهای پیشه‌گانی است که نیروی محرکه و پیش برنده آن پیشه هستند .شاهنگيان نیز بیان می‌کند منظور از اطلاعات درون سازمانی آنهايي هستند كه در داخل سازمانها توليد مي‌شوند و از حیث انفورماتيكي به دو شاخه اصلي قابل تفكيك هستند.
- اطلاعاتي كه مبتني بر ركوردهاي اطلاعاتي مشخص هستند، نظير آنچه در فايلهاي اطلاعاتي يافت مي‌شود.
- اطلاعاتي كه مبتني بر مدارك و اسناد سازمان هستند، نظيرگزارشات، پيشنهادات و نظرات، تحليل‌ها و بررسي پروژه‌ها، يادداشتها و خاطرات و برآوردها و تخمين‌ها.
نوع اول غالباً به شخصيت‌هاي حقيقي و حقوقي مشخص و يا موجوديت‌ها برمي‌گردد و بر همان اساس تفكيك مي‌شود (نظير كارمندان، مشتريان، قطعات، شماره حسابها و …) تمام داده‌هاي اين مورد به صورت كامل ساختار يافته‌اند و ركورهاي منظمي را تشكيل مي‌دهند. اما نوع دوم، غالباً جنبه معنوي و ايده‌اي دارد و مثلاً قائم به سليقه‌ها و ايده‌ها و حساسيت‌هاي افرادند. به همين لحاظ، بر خلاف نوع اول، اين اطلاعات ساختار منظم و مشخصي ندارند و تنوعشان نيز بسيار بيشتر است.
منابع اطلاعاتی برون سازمانی
منابع اطلاعاتي برون سازماني نيز در دو گروه عمده جاي مي‌گيرند: سازمانها و مشتريان.دستيابي به اطلاعات مذكور معمولاً از طريق انتشارات داخلي، شبكه‌هاي محلي، اينترنت و جلسات توجيهي و نظير آن ميسر مي‌گردد. در بحث انواع سازمانها به سازمانهای همسو و رقیب اشاره کردیم که بر مبنای منابع اطلاعاتی سازمانها شکل می‌گیرد. رابطه هم‌سويي افقي ميان سازمانها زماني برقرار مي‌شود كه چندين سازمان در يك حوزه مرتبط در جامعه مشغول فعاليت هستند و بخشي از فعاليتهاي آنها با يكديگر سنخيت دارد. بنابراين، براي انجام بهينه وظايف سازماني و تبادل افكار و تجربيات و دستاوردها وجود ارتباط ميان اين سازمانها ضروري است. اما مورد مهم این است كه مدير يك سازمان ناگزيز در مورد سازمانهاي رقيب هم اطلاعات داشته باشد و در واقع، سازمانهاي رقيب به عنوان منبع اطلاعاتي تلقي مي‌شود. چنانچه مدير يك سازمان نتواند از وجود و نحوه فعاليت رقباي خود مطلع شود، به زودي از دور رقابت حذف خواهد شد. سازمانهايي همسو به عنوان منبع اطلاعاتي سازمان، از اين جهت كه به ارائه داوطلبانه و تبادل آزاد اطلاعات مي‌پردازند با سازمانهاي رقيب، كه معمولاً اطلاعات خود را ارائه نمي‌دهند متفاوت هستند. مديران سازمانها در تعامل با هر كدام از اين نوع سازمانها، سياستها و راهبردهاي متفاوتي را پيش مي‌گيرند .شاهنگیان معتقد است مي‌توان، تقريباً مشابه تقسيم‌بندي درون سازمانی را براي اطلاعات برون سازماني نیز انجام داد. مثلاً بخشي از اين اطلاعات بيروني، آمار و ارقام مالي و اقتصادي است كه دولت منتشر مي‌كند. اینها ماهيتاً «رکورد‌های اطلاعاتی» محسوب مي‌شوند، در حالي كه براي مثال انتشار تحليل‌هاي اقتصادي و يا پيش‌بيني اوضاع آينده، از جمله موارد «مدارک و اسناد سازمانی» هستند.
دروازه‌بان اطلاعاتی
يك سازمان بزرگ از شبكه‌هاي ارتباطي انساني متعددي برخوردار است، به طوري كه همگي آنها در يك زمان واحد مشغول به فعاليت مي‌شوند. تصور رايج اين است كه در سازمانها، ارتباطات به صورت عمودي خواهد بود، بدين ترتيب كه مدير كل در رأس امور و كارگران در سطح پايين‌تر قرار دارند. در چنين ساختاري، كارگران دستور انجام كليه فعاليتهاي ضروري را از افراد مافوق خود در يك ساختار سلسله مراتبي دريافت مي‌كنند. پيروي از دستورات مافوق و پاسخگو بودن در برابر او، دو شرط لازم جهت ارتقاء شغلي از يك مرحله به مرحله ديگر است. اما اين، تنها بخشي از فرايند ارتباطات است. علاوه بر اين، اطلاعات بسياري به صورت افقي ميان كليه افراد هم سطح منتقل مي‌شود. نكته جالب توجه اين كه اغلب سازمانها داراي افراد متخصصي هستند كه از آنچه ميان افراد سازمان و يا در بيرون از سازمان در حال جريان است، كاملاً آگاهي دارند. به عنوان مثال، شايد منشي رئيس در طرح ارتباط رسمي سازمان نقش چندان مهمي نداشته باشد، اما احتمال دارد او منبع اصلي اطلاعات سازمان باشد. چنین اشخاص خبره اطلاعاتی را “دروازه‌بان” می‌نامند. بنابراین، دروازه‌بانان، در پرتو نقش خود، به عنوان یک منبع اطلاعات، تعریف می‌شوند ، در واقع می‌توان گفت: دروازه‌بانان اطلاعاتی حامل اطلاعات درون سازمانی و برون سازمانی هستند.
ماموریت سازمانها (پژوهشکده‌ها) در زمينه جريان اطلاعات
مراكز پژوهشي آموزش عالي ایران در چارچوب سياستهاي كلان سازمان مادر (وزارت علوم، تحقيقات و فناوري، وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی و سازمان مرکزی دانشگاد آزاد اسلامی) رسالت پژوهش در زمينه دانش‌هاي مرتبط با آموزش عالي، توليد و ترويج دانش آموزش عالي، سياست‌پژوهي و برنامه‌ريزي، ارزيابي، نوآوري و تربيت نيروي انساني را برعهده دارند. در اين خصوص محور اصلي فعاليتها بر منباي اهداف كلان سازمان مادر به شرح زير است:
- كمك به تحقق اهداف و مأموريت‌هاي پژوهشي و توسعه علمي سازمان مادر؛
- توسعه پژوهش و نوآوري در زمينه‌هاي مرتبط با آموزش عالي؛
- زمينه‌سازي مناسب براي ارتفاي فعاليتهاي پژوهشي مرتبط؛
- پاسخگويي به نيازهاي پژوهشي، سياستگذاري و تصميم‌گيري نظام آموزش عالي كشور؛
- مشاركت در برنامه‌ريزي و توسعه منابع انساني بخش پژوهشي كشور؛
- گسترش مرزهاي دانش در حوزه آموزش عالي .
پس، برنامه‌ريزي نظامهاي اطلاعاتي بايد به طريقي انجام شود كه به دست آوردن مأموريتها و هدفها و راهبردهاي سازمان كمك و خدمت كند. تجزيه و تحليل سازنده‌ها و پديده‌هاي بيروني سازمان هدايت كننده تشخيص نيازهاي اطلاعاتي مديران و كاربران است. از طرفي بايد به ساختار ارتباطات و انتقال اطلاعات و روند حركتها و برنامه‌هاي عمليات و فعاليتهاي آينده سازمان نيز توجه. ماموريت هاي اصلي سازمانها در زمينه جريان اطلاعات به قرار زير است:
الف. معماري منابع اطلاعات و ارتباطات به معناي تهيه برنامه‌هاي ابتدايي و نمايه‌اي از برنامه‌ريزي و تشخيص نيازهاي كلان اطلاعات و ارتباطات از ماموریت‌های سازمان است. اين معماري براي مقاصد زير به كار گرفته مي‌شود:
- تشخيص و امحاء و حذف انبوه داده‌ها و ارتباطات بيهوده يا تكراري و مضاعف؛
- تسهيل در يكپارچه‌سازي و مشاركت در استفاده از اطلاعات؛
- تهيه پايگاههايي براي فراهم آوردن اطلاعات و برقراري ارتباطات درون، ميان و برون سازماني.
در اجراي معماري اطلاعات و ارتباطات بهتر است گامهاي زير را رعايت كرد:
- تهيه نمايه‌اي از چگونگي دستيابي و ذخيره‌سازي اطلاعات در سازمان يا اجراي حسابرسي اطلاعات؛
- تعريف و توصيف، تشريح و ترسيم نموداري از روابط بين منابع توليد اطلاعات و عرضه كنندگان و كاربران اطلاعات و ترسيم جريان و فراگردهاي اطلاعات؛
- تجزيه و تحليل اينكه اطلاعات چگونه به كار گرفته مي‌شود يا كاربران اطلاعات چه كساني هستند يا مطالعه كاربرد اطلاعات؛
- بررسي ارتباطات، روابط سازماني، حركت و جريان اطلاعات در سازمان يا بررسي جريان اطلاعات؛
- تسهيل و نزديك‌سازي ارتباطات اطلاعاتي در سطوح ساختار سازماني يا بررسي فواصل اطلاعات
ب. حسابرسی اطلاعات. نخستين گام در حسابرسي اطلاعات عبارت از «تشخيص و تجزيه و تحليل كليه منابع اطلاعاتي و چگونگي تهيه، ايجاد، و توليد آنها» است. اين گام از تجزيه و تحليل، شامل بررسي پرونده‌ها، فرمها و اسناد و مدارك رسمي و غير‌رسمي سازمان است.دومين گام در زمينه حسابرسي اطلاعات تعريف و تشخيص و تعيين نظامها و كاربراني است كه به ذخيره‌سازي، مديريت يا ارزش افزوده اطلاعات اقدام مي‌كنند. هر دو گام با تجزيه و تحليل و بررسي عوامل زير تكميل مي‌شوند:
- بررسي هزينه مديريت و اداره نظامها (شامل نگهداري و اجراي نظامها و ذخيره‌سازي اطلاعات)؛
- مطالعه ارزش اطلاعات و بكارگيري آن در سازمان؛
- بررسي چگونگي مديريت و مسئوليت نگهداري و به‌هنگام‌رساني اطلاعات؛
- مطالعه در ابزار پيشرفته دستيابي به اطلاعات؛
- مطالعه امكان در اختيار داشتن اطلاعات در سازمان و استفاده بهينه از آن؛
- پاسخ به اين پرسش كه آيا فناوريها مناسب انتخاب شده است و مديريت آن بهينه است؟
- بررسي هدفها، سياستها، خط مشيهاي دستيابي و مديريت منابع اطلاعاتي و ارتباطي؛
- بررسي تناسب و مطلوبيت روشها، رويه‌ها و دستور‌كارهاي اجرايي توزيع اطلاعات
از دیگر موارد، کنترل فرایند اطلاعات است. فرايند اطلاعات عبارت از تجزيه و تحليل جريان و فراگرد اطلاعات و برقراري ارتباطات كه به پيگيري روند ايجاد پردازش و تهيه و توزيع گزارشها از اطلاعات ما بين افراد، گروهها و ساختارهاي سازماني است. بايد بررسي اين نكته را در نظر داشت آيا تهيه، پردازش و توزيع اطلاعات به درستي در سازمان جريان دارد يا نه؟
- تعيين نظامهايي كه اصولاً كارايي ندارند و ارزش افزوده اطلاعاتي ايجاد نمي‌كنند؛
- تعيين فعاليتهايي كه به محدوده ارتباطات سازماني مرتبط نیستند؛
- تعيين فعاليتهايي كه اطلاعات صحيح، سريع، دقيق و كاملي ايجاد مي‌كنند؛
- شناخت و تعريف اطلاعاتي كه در ساير واحدها قابل استفاده و براي تصميم‌گيري ضروري‌اند؛
- شناخت اطلاعات تصميم‌گيريهايي كه داراي فراگردها و مدارك و رويه اجراي مستند دارند؛
- تهيه تصويري از فرايندها و عمليات سازماني كه معمولاً تعاريف معيني ندارند
ج. ذخیره و انبارداری داده‌ها و اطلاعات. در این راستا بايد ابتدا گامهای زیر برداشته شود:
- تعريف مأموريت و هدف از تهيه يا آماده‌سازي نقشه‌هاي اطلاعاتي براي كل فعاليتهاي سازمان؛
- تعیین موضوع‌ها و اطلاعاتی که برای فعالیتها و وظایف سازمان موردنیاز است؛
- تعریف اقلام اطلاعاتی از طریق استاندارد ساختن آنها و…
در این راستا لازم است گامهای اجرایی نظام ذخیره پایگاه دادگان به شرح ذیل عمل شود:
- تهيه نمودارهاي جريانهاي ورود اطلاعات؛
- تهيه فرايندهاي جريانهاي ورودي ابر اطلاعات شامل:
- ادغام و آماده‌سازی اقلام اطلاعاتی مهم؛
- انتقال اطلاعات به منابع اطلاعاتي مفيدتر؛
- بسته‌بندي اطلاعات در اشكال مختلف؛
- خارج ساختن اطلاعات قديمي؛
- اقتصادي كردن اطلاعات يا توزيع اطلاعات در منابع پايگاههاي اطلاعاتي دیگر
- تهيه فرايند جريانهاي خروجي ابر اطلاعات از قبیل: تحويل اطلاعات، انتقال اطلاعات و مبادله اطلاعات.
- تهيه فرايند جريانهاي فرامرزي ابر اطلاعات شامل:
- تعيين جايگاه نگهداري اطلاعات و منبع اصلي اطلاعات ورودي؛
- مبادله اطلاعات؛
- مشترك‌سازي اطلاعات مشابه؛
- ادغام و يكپارچگي و استفاده از اطلاعات مشابه؛
- تركيب و شكل‌بندي اطلاعات؛
- نظم بخشيدن به اطلاعات
د. حسابرسی و ویرایش اطلاعات اسناد الکترونیکی. با توجه به اینکه اطلاعات اسناد الکترونیکی یکی از منابع اطلاعاتی سازمانها محسوب می‌شود، لذا حسابرسی و ویرایش اطلاعات اسناد الکترونیکی را می‌توان در ماموریت سازمانها لحاظ کرد. مزایا و منافع بسیاری از این کار به دست می‌آید، مهمترین آنها عبارتند از:
- اطلاعاتي كه حقيقتاً موردنياز سازمان است و قابل استفاده كاركنان است پردازش و نگهداري مي‌شوند و اطلاعاتي كه تكراري و مفيد نيستند حذف خواهند شد؛
- به سهولت مي‌توان به اطلاعاتي كه ضروري نيستند و از فراگردهاي اجرايي فعاليتها ايجاد مي‌شوند پي برد و اطلاعات ضروري را از غيرضروري و زايد تفكيك كرد؛
- بهترين روشها و نظامهاي انتقال اطلاعاتي براي متقاضيان انتخاب، طراحي و اجرا مي‌شود
ه. حضور در عرصه رقابت. یکی از مهمترین ماموریت پژوهشکده‌ها به ویژه پژوهشکده‌های دولتی که موضوع پژوهش است حضور در عرصه رقابت است. به همین دلیل اشاره‌ای کوتاه به بحث رقابت در سازمانهای پژوهشی می‌پردازیم:
دانش عامل تعيين كننده رقابت در بخش دولتي شده است. ارائه خدمات و سياستگذاري وظيفه اصلي دولت است. دولتها در يك نظام اقتصاد دانشي به طور روزافزون در اين عرصه‌ها در سطوح ملي و بين‌المللي در معرض رقابت قرار دارد. در سطح بين‌المللي، دولتها و سازمانهاي غيردولتي با سازمانهاي خارجي كه خدمات مشابهي را ارائه مي‌دهند در رقابت هستند. موسسات پژوهشي در تلاشند تا برجسته‌ترين پژوهشگران و بيشترين اعتبارات را جذب كنند. دانشگاهها نيز به صورت روزافزون براي جذب بهترين دانشجويان و اساتيد رقابت مي‌كنند. در سطح ملي رقابت بين سازمانهاي دولتي به دنبال پيگيري فرآيندهاي تمركز‌زدايي افزايش يافته است. هر چند كه كالاها و سرمايه در بخش دولتي به اندازه بخش خصوصي اهميت ندارد، اما دانش از اهميت ويژه‌اي برخوردار است. دانش، عنصر رقابت و منبع اصلي دولتها است. عملكرد كارآمدي دولتها به فراهم‌آوري و توزيع مناسب دانش بستگي دارد. بنابراين دولتها بايستي بيشتر به آن توجه كنند.
شركتهاي خصوصي كالاها و خدماتي را توليد مي‌كنند كه به طور روزافزون به سرمايه نامشهود وابسته است؛ آنها با ارائه خدمات و كالاهايي مانند آموزش، علم، امنيت و دانش به صورت مستقيم با بخش دولتي رقابت مي‌كنند. به عنوان نمونه، شركتهاي خصوصي از طريق آموزش از راه دور، مربيگري و اطلاع‌رساني و آموزش از طريق اينترنت، بر آموزش رسمي و آموزش شهروندان كه به صورت سنتي توسط بخش دولتي ارائه مي‌گردد، تاثيرگذار بوده‌اند. مشتريان خدمات سفارشي دانش‌مداري را از شركتهاي خصوصي دريافت مي‌كنند، اما ارائه خدمات مشابه را از دولتها نيز انتظار دارند. در حالي كه اكثر كاركنان زبده و بازنشسته دستگاه‌هاي دولتي به سرعت در بخش خصوصي جذب مي‌شود.
جریان اطلاعات در سازمانهای پژوهشی
معمولاً سازمانها از نظر مسائل درون سازماني، به گروه‌هاي فرعي‌تري تجزيه مي‌شوند، به عنوان مثال، يك بخش به امور مالي و بخش ديگر به معاملات مي‌پردازد. در سازمانهاي بزرگ، اين بخش‌ها بيشتر به زيربخش‌هايي تقسيم مي‌شوند كه به حوزه‌هاي خاص امور مالي يا حوزه‌هاي معاملات جغرافيايي مي‌پردازند. حتي در گروه‌هاي كوچك هم، يكايك اعضا داراي نقش‌هاي گوناگوني‌اند. به عنوان مثال، اگر سه مرد انگليسي را در صحرايي رها كنيد، آنها بي‌درنگ تشكيل يك گروه مي‌دهند، اولي رئيس، دومي منشي و سومي مسؤول امور مالي خواهد بود. پيامد كلي اين تجزيه و تقسيم مسؤوليت اين است كه با وجود اندازه كوچك گروه، نياز به جريان انداختن اطلاعات به صورت دائمي احساس مي‌شود .
مبادله اطلاعات، ساختن‌ها و تغيير شكل‌ها را كه موجب و مولد وحدت و عدم انسجام، تعادل پويا، اصالت، نامحتمل بودن و زندگي هستي ياخته‌اي مي‌شود تسهيل مي‌كند يا مانع مي‌شود. بنابراين، اطلاعات در سازمان پديداري در حال گردش است. بدين ترتيب، اطلاعات در حال گردش در مدار سازمان محيط فردي- محيط زيستي بيش از پيش گسترده، پيش از پيش متنوع، بيش از پيش تصادفي، و بيش از پيش پيچيده، بالنده و فزاينده مي‌شود و به صورت‌هاي گوناگون در‌مي‌آيد .باتلی با طرح این سوال که چطور می‌توان به تحلیل نیازهای اطلاعاتی یک سازمان نائل شد؟ به اهمیت جریان اطلاعات در سازمانها اشاره کرده و معتقد است: در ابتدا باید محیط کلی و فراگیر یک سازمان درک شود. برای این منظور نخستین گام کشیدن نقشه جریان اطلاعاتی سازمان است. سپس باید پرسید: کانال‌های ارتباطات چه چیزهایی هستند؟ و انتقال اطلاعات چگونه صورت می‌گیرد؟
مدلی ساده از جریان اطلاعات در سازمان ساختار یافته سنتی در شکل ترسیم شده، که سلسله مراتب جریان اطلاعات را در سه بعد از بالا به پایین، از پایین به بالا و افقی در بین سطوح سازمان نشان می‌دهد. در ادامه بیان می‌کند: ما قصد داریم از مرحله اطلاعات سنتی فراتر رفته و به جریان محدود اطلاعات یعنی ارتباط ما بین گروههای تخصصی توجه کنیم. او اعتقاد دارد، مشکل عمده سازمانها، بدون لحاظ اندازه آنها، این است که اطلاعات به آسانی بین بخش‌ها و گروههای متخصص جریان نمی‌یابد. پس هر سیستم اطلاعاتی باید تضمین کند تا اطلاعات بطور آزاد در همه جهات به ویژه در میان مرزهای گروههای متخصصین یا بخش‌ها جریان پیدا کند. امروزه کانال‌هایی که اطلاعات از طریق آنها جریان می‌یابد، تغییر کرده است. نمونه آشکار آن افزایش استفاده از رسانه‌های الکترونیک است. مثلا ایمیل احتمالا مهمترین رسانه ارتباطی در سازمان‌هاست. همچنین نقش ارتباطات شفاهی را نمی‌توان نادیده گرفت. مسئله دیگری که باید مد‌نظر قرار داد، این است که خود سازمان بخشی از یک سازمان گسترده‌تری است، اطلاعات در داخل، خارج و نیز در میان سازمان جریان می‌یابد. همچنین، کانال‌های ارتباطی باید سازمان را به دنیای خارج مرتبط کند. به عبارت دیگر، سازمان سیستمی باز است تا بسته .
از طرفی چنانچه بر عملکرد سازمانها دقیق شویم، این واقعیت رخ می‌نماید که همه سازمانهای اجتماعی به گردآوری، پردازش و ارائه اطلاعات می‌پردازند. همه سازمانها اطلاعات مربوط به نيازهاي جامعه را گردآوري مي‌كنند، رويه‌هاي مناسب را شكل مي‌دهند و در نهايت پاسخ‌گوي مراجعان سازماني خود هستند. با توجه به وابستگي سازمانها به گردآوري، پردازش و اشاعه اطلاعات، جريانهاي چند‌سويه اطلاعات در سازمانها شكل مي‌گيرد. سازمانها با توجه به موقعيت خود و منابع اطلاعاتي گوناكون، ساختارهاي ويژه‌اي را شكل مي‌دهند تا بتوانند جريان اطلاعات سازمان را شناسايي و نسبت به بهينه‌سازي آن اقدام نمايند. انگاره‌سازي ساختار اطلاعاتي و جريان اطلاعات سازمانها به عنوان چالش جدي در پيش روي مديران و دست اندركاران قرار مي‌گيرد. به عبارت ديگر، مديران سازمانهاي كنوني علاوه بر مديريت ساختار اداري مرسوم بايستي مديريت ساختار اطلاعاتي را نيز بر عهده گيرند كه نسبت به ساختار اداري بسيار ناپايدار، در حال تغيير و متنوع‌تر به نظر مي‌رسد .
اطلاعات هم بستر ارتباط ميان سازمانها و اجزاي داخلي آنهاست و هم مسير آينده و نحوه تعامل با محيط بيروني را تعيين مي‌كند و ارتباط هم‌سويي و رقابتي را براي سازمانها ضروري مي‌سازد. در نتيجه، سازمان به عنوان يك پردازشگر اطلاعات مطرح مي‌گردد. چنين پردازشگر اطلاعات از يك سو، در جريان وسيع اطلاعات اجتماعي و محيطي قرار مي‌گيرد؛ از سوي ديگر، در داخل سازمان به شكل‌دهي جريانهاي مناسب يا شناسايي جريانهاي موجود مي‌پردازد. علاوه بر اينها، منابع اطلاعاتي نيز از تنوع گسترده‌اي برخوردار است.آنچه مسلم است دولتي يا خصوصي بودن، ملي و منطقه‌اي يا بين‌المللي بودن سازمانها و عوامل فراوان ديگر ساختار اطلاعاتي را تحت تاثير قرار مي‌دهد و بر تعداد سازمانهاي همسو، رقيب، كاربران، مشتريان، سلايق و خواسته‌ها و پيچيدگي‌هاي دروني نظام اطلاعاتي مي‌افزايد. تغييرات سياسي، اقتصادي، اجتماعي و نظير آن بر نوع، دسترس‌پذيري، قابليت استفاده و ساير جنبه‌هاي منابع اطلاعاتي تاثير مي‌گذارد و طرز تعامل هر سازمان با محيط بيروني خود را دگرگون مي‌كند. بنابراين، مي‌توان به اين شكل نتيجه‌گيري كرد كه اطلاعات بستر ارتباطات اجتماعي است و همه سازمانها – جداي از نوع خود- داراي ساختار اطلاعاتي خاص هستند. مطالعه اين ساختارها و شكل‌دهي نظامهاي اطلاعاتي مناسب مي‌تواند مديريت سازمان را در دستيابي به اهداف ياري كند.
لاشین معتقد است، براي بررسي ساختار اطلاعاتي سازمانها كسب آگاهي از منابع اطلاعاتي به تنهايي كافي نيست. مطالعه چگونگي جريان اطلاعات در ميان افراد، گروه‌هاي سازماني و ميان سازمانها از اهميت به سزايي برخوردار است. وو و همكاران نيز مطالعه جريان اطلاعات در سازمانها را يكي از مسائل اساسي در راستاي نوآوري و پيشرفت سازماني ارزيابي كرده‌اند.اطلاعات در درون و ميان سازمانها جريان پيدا مي‌كند. در بررسي جريان درون سازماني و برون سازماني اطلاعات، نحوه انتقال اطلاعات از منابع اطلاعاتي سازمانها به افراد سازمان مورد توجه قرار مي‌گيرد. همانگونه كه پيش‌تر اشاره شد، منابع اطلاعاتي سازمانها از تنوع گسترده‌اي برخوردار است. مدير، كارمند يا ساير كاركنان يك سازمان در حين انجام كار در معرض جريان‌های مختلف اطلاعاتي قرار دارند. اطلاعات حرفه‌اي، محيطي، رقابتي، بازخوردي و مشتريان از اين جمله‌اند. براي اينكه سازماني بتواند به گونه‌اي كارآمد از اطلاعات مذكور در راستاي دستيابي به اهداف خود استفاده نمايد انگاره‌سازي و شكل‌دهي مدل اطلاعات سازماني ضروري به نظر مي‌رسد .
حلقه جریان اطلاعات از خارج به داخل و نیز به خارج زمانی کامل می‌شود که اطلاعات توسط سازمان به بخش‌های خارجی یا بخش‌های دیگری که از آنها اطلاعاتی را نیز دریافت می‌کند، ارسال شود. فعالیت‌های توسعه‌ای سیستم‌های سنتی تلاش کرده‌اند تا چنین جریان‌های اطلاعاتی را به عنوان یک سیستم بزرگ و عمیق نقشه‌برداری کنند. طرفداران تجدید مهندسی فرایند تجاری، ابتدا نقشه‌برداری و سپس طراحی جریان اطلاعات را مورد توجه قرار داده‌اند. بسیاری از طرفداران تکنولوژی تلاش کرده‌اند تا همه یا بخش عمده‌ای از جریان‌های اطلاعات را کامپیوتری کنند، تا کارایی و اثر بخشی عملیات را بالا ببرند .
امروزه جريان اطلاعات در بسياري از سازمانها از نظم و ساختار منظمي برخوردار نيست، در واقع جريان اطلاعات در بسياري از سازمانها از الگوهاي آشفته و بسيار پيچيده‌اي پيروي مي‌كند. وجود جريان اطلاعات آشفته در سازمان می‌تواند منجر به مسائلي چون افزونگي منابع اطلاعاتي، سردرگمي كارمندان سازمان، تنوع بيش از حد منابع اطلاعاتي، عدم راهبرد مناسب براي مديريت منابع اطلاعاتي و مواردي از اين قبيل شود .اين جريان عظيم اطلاعات براي اينكه در سازمانهاي پژوهشي، ادارات، كارخانه‌ها يا در منازل شخصي به ميليونها استفاده كننده و به طور درست منتقل شود، به مجراهاي ارتباطي نياز دارد كه براي امواجي كه حامل اطلاعات‌اند پهناي باند بي‌اندازه گسترده و سرعتهاي مخابره فوق‌العاده، دهها يا حتي صدها ميليون بيت در ثانيه داشته باشد .
انواع جریان اطلاعات در سازمانها بر اساس مدل مفهومی ارتباطات علمی
مدل مديريت ارتباطات علمي در يك سازمان پژوهشي نوعي در چهار سطح ميان فردي، بين فرد و سازمان، بين سازمان و فرد و ميان سازماني تشريح مي‌شود.
ارتباطات علمی میان فردی
اين ارتباطات در سطح سازماني و فراسازماني صورت مي‌گيرد. يعني پژوهشگر مي‌تواند هم با پژوهشگران درون سازمان ارتباط علمي داشته باشد (ارتباط درون سازماني) وهم اينكه با پژوهشگران خارج از سازمان ارتباط برقرار كند (ارتباط برون سازماني). ارتباط با پژوهشگران خارج از سازمان، در دو سطح ملي و بين‌المللي انجام مي‌شود. يعني اين ارتباط هم مي‌تواند جنبه ملي (ارتباط برون سازماني ملي) و هم جنبه بين‌المللي (ارتباط برون سازماني فراملي) داشته باشد. هدف اينگونه ارتباطات مي‌تواند از دستيابي به اطلاعات و نتايج پژوهشي اخير گرفته تا رد و بدل كردن پيش چاپها و همكاريهاي پژوهشي باشد. اين ارتباطات بيشتر بر علاقه‌هاي علمي فردي استوار است و مي‌تواند به دريافت بازخوران مثبت ومنفي از سوي ديگر پژوهشگران نيز منجر شود .
ارتباط علمی فرد با سازمان
اين نوع ارتباطات نيز مي‌تواند در سه سطح تحقق يابد:
- در سطح سازماني كه پژوهشگر با سازماني كه در آن به كار اشتغال دارد، ارتباط برقرار مي‌سازد. چنين ارتباطي مي‌تواند از طريق شركت در جلسات، جلب حمايتهاي سازماني و مانند آنها صورت پذيرد.
- در سطح ملي كه پژوهشگر با شركت در همايشهاي علمي ملي، ارتباط با مسؤولان برگزار‌كننده همايشها و ارتباط مستقيم يا غيرمستقيم با مؤسسه‌هاي علمي، گونه‌اي ديگر از ارتباطات علمي را شكل مي‌بخشد.
- در سطح بين‌المللي كه پژوهشگر با شركت در كنفرانسهاي بين‌المللي و ارائه آثار پژوهشي خود در اين گونه همايشها يا با چاپ كتاب و تك‌نگاشت از طريق سازمانهاي علمي بين‌المللي، ارتباطي فراملي را پديد مي‌آورد.
در ارتباط فرد با سازمان، موجوديتهاي اصلي را سازمان محل فعاليت پژوهشگر و مؤسسه‌هاي دانشگاهي و پژوهشي، كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات، سازمان پشتيبان و متقاضي پژوهش، كنفرانسها و ناشران تشكيل مي‌دهند.
ارتباط علمی سازمان با فرد
در اين نوع ارتباط، سازمان با پژوهشگران خارج از سازمان ارتباط علمي برقرار مي‌كند. اين ارتباط مي‌تواند از طريق دعوت از آنان براي ارائه كارگاه آموزشي، مشاوره در تصميم‌گيري، همكاري در انجام بخشي از فعاليتهاي پژوهشي و نيز سخنرانيها و همايشهاي سالانه يا سمينارهايي باشد كه پژوهشگاه در برپايي آنها نقش دارد. در اين نوع ارتباط نيز دو سطح ملي و بين‌المللي وجود دارد.در ارتباط سازمان با فرد، موجوديتهاي اصلي را پژوهشگران شاغل در سازمان، استادان داخلي و خارجي رشته‌هاي مرتبط، دانشجويان تحصيلات تكميلي رشته‌هاي مرتبط در داخل و دانشجويان تحصيلات تكميلي خارج از كشور تشكيل مي‌دهند .
ارتباطات علمی بین سازمانی
در اين گونه ارتباطات با دو سطح روبرو هستيم:
- در سطح سازمان از طريق برگزاري همايشهاي مشترك، فعاليتهاي علمي مشترك، پژوهشهاي گروهي، مبادله اطلاعات و مانند آنها با ديگر مؤسسه‌هاي علمي كشور ارتباط برقرار مي‌كند (سطح ملي)،
- در سطح سازمان با مؤسسه‌هاي علمي خارج از كشور (سطح بين‌المللي). به عنوان مثال، سازمان از طريق اعزام پژوهشگران خود به دانشگاهها و مؤسسه‌هاي خارجي مي‌تواند با آنها همكاري علمي داشته باشد.
در ارتباط سازمان با سازمان، موجوديتهاي اصلي را دانشگاهها و مؤسسه‌هاي پژوهشي، كتابخانه‌ها و مراكز اطلاعات، سازمانهاي پشتيبان ومتقاضي پژوهش، شوراها و كميسيونهاي مرتبط، ناشران، هيئت امنا و كنفرانسها تشكيل مي‌دهند. ارتباط علمي سازمان با دانشگاهها و مؤسسه‌هاي پژوهشي با انجام طرحهاي پژوهشي مشترك، برگزاري دوره‌هاي آموزشي مشترك، برگزاري كنفرانسهاي مشترك، فرصت مطالعاتي و مشاوره صورت مي‌پذيرد .
مدل‌های جریان اطلاعات در سازمانها
چو بیان می‌کند، مدل اطلاعاتي سازمان چارچوبي است كه در قالب آن نيازهاي اطلاعاتي سازمان، فرايندهاي گردآوري و بكارگيري اطلاعات و هدف از بكارگيري اطلاعات در سازمان تجزيه و تحليل مي‌شود. به عبارت ديگر، مدل اطلاعاتي به اين مسائل مي‌پردازد:
- نيازهاي اطلاعاتي سازمان چيست؟
- اعضاي يك سازمان چگونه به گردآوري و پردازش اطلاعات مي‌پردازند؟
- چه اهدافي موجب استفاده از اطلاعات در سازمانها مي‌گردد؟
سيمون مدلي را ارائه داده است كه در آن، سازمان به عنوان نظامي عقلايي و تصميم‌گيرنده عمل مي‌كند. سيرت و مارش نیز با الهام از ايده سيمون، فرايند تصميم‌گيري سازماني را مورد توجه قرار داده‌اند تا طرز رفتار سازمان به عنوان يك نظام تصميم‌گيرنده را بررسي كنند. آنها سازمان را به عنوان پيكره‌اي واحد متشكل از موجوديت‌ها، گروهها و تخصص‌هاي چندگانه به حساب مي‌آوردند كه هر كدام با توجه به نيازهاي خود با ساير گروهها و موجوديت‌ها به تعامل مي‌پردازند. در نتيجه اين تعاملات، آموزش سازماني شكل مي‌گيرد. گالبريث با تأسي به آثار سيمون، سيرت و مارش نظريه‌اي را ارائه داده است. طبق نظريه وي سازمان براي كاهش عدم اطمينان به پردازش اطلاعات مي‌پردازد. گالبريث معتقد است كه ساختارهاي سازمان بايستي طوري طراحي شود كه قابليت پردازش اطلاعات مورد نياز را داشته باشد. دافت و لنگل مدل غناي اطلاعاتي را ارائه داده‌اند كه كامل‌تر از مدل‌هاي قبلي به نظر مي‌رسد. دافت و لنگل در واقع، به بسط و توسعه مدل گالبريث پرداخته و معتقدند كه يك سازمان هنگام پردازش اطلاعات جهت هماهنگي داخلي بايستي هم اطلاعات كافي داشته باشد و هم ابهامات موجود را برطرف كند. زيرا بخشهاي مختلف يك سازمان در عين حال كه به هم وابسته‌اند از تنوع و گوناگوني قابل ملاحظه‌اي نيز برخوردارند. هر بخش از سازمان داراي عملكرد، اهداف، زبان و نگرش خاصي است. همچنين رسانه اطلاعاتي مورد استفاده در سازمانها براساس توان انتقال اطلاعات ميزان غناي اطلاعات پردازش شده را تعيين مي‌كند . مديران بايستي با توجه به موقعيت سازماني از رسانه‌ها و ساز و كارهاي مناسب براي انتقال و دريافت اطاعات استفاده نمايند.چو شش مسئله اساسي را به عنوان پيش‌شرط تدوين مدل اطلاعاتي سازمان تلقي مي‌كند. اين مسائل عبارتند از:
- نياز سازمان به پردازش اطلاعات؛
- گردآوري اطلاعات از طريق سازمان؛
- رفتار پردازش اطلاعات از سوي اعضاي سازمان؛
- ماهيت اطلاعات در سازمانها؛
- كاربرد اطلاعات در سازمانها؛
- بكارگيري فن‌آوري اطلاعات در پردازش اطلاعات سازمانها.
همان‌طور كه پيش‌تر اشاره شد، همه سازمانها به عنوان اجزاي تشكيل‌دهنده جامعه انساني مداوم در حال داد و ستد اطلاعات هستند.اطلاعات از منابع مختلف درون سازمان و برون سازمان اخذ شده،توسط افراد و نظامهاي اطلاعاتي سازمان پردازش و وارد چرخه تصميم‌گيري مي‌شود. در نهايت، به عنوان پاسخ و در عين حال به عنوان محرك به اجزاي فرعي درون سازمان و محيط بيرون از سازمان برگردانده مي‌شود. رفع نياز مشتريان، حل مسائل، ارائه يك محصول، انجام يك خدمت و نظير آن همگي از مصاديق بارز برگشت اطلاعات سازماني است.
حسن‌زاده عوامل تاثیر‌گذار بر جریان اطلاعات سازمانی را سلیقه‌ها، نیازها و خواسته‌ها می‌داند که محیط بیرونی سازمان را تشکیل داده و به صورت اطلاعات وارد محیط سازمانی شده و ساختار سازمانی را تشکیل می‌دهند. در نتیجه سازمان با استفاده از تعاملات انسانی، تخصصی و فن‌آوری به نیاز آنها پاسخ می‌دهد. یکی دیگر از ویژگی‌های ساختار اطلاعاتي سازمانها اين است كه مرز محيط برون سازماني كه بخش اعظم اطلاعات سازمان را تشكيل مي‌دهد چندان مشخص و محدود نيست. بنابراين سازمان بايستي آمادگي مقابله با تغييرات را داشته باشد كه از آن به عنوان مديريت تغيير و تحول ياد مي‌كنند.لازم به یاد‌آوریست هرچند جريان اطلاعات از سوي داراها به سمت ندارهاست، اما بدين معني نيست كه آن جريان همواره از سوي فردي با موقعيت بالاتر به سوي فردي با موقعيت پايين‌تر است. كارمند جزء بايد مدير عامل، كودك پدر و مادر و رئيس سازمان دولتي وزير را مطلع سازد. روش ارائه اطلاعات در اين موقعيت‌ها با چگونگي ارائه آن در صورت عكس اين جريان بسيار متفاوت خواهد بود .
حسن‌زاده روابط اطلاعاتي سازمانها را شالوده‌اي از روابط افقي و عمودي سازمان مادر (سازمان بزرگ‌تر) و سازمانهاي تابعه از يكسو و سازمانهاي همسو و رقيب از سوي ديگر توصيف نمود . همانگونه كه در شكل مذکور نيز مشاهده مي‌شود سازمانها طيف گسترده‌اي از روابط همكاري، هماهنگي و رقابت دارند و اين همكاري‌ها در نهايت ارتباط بين سازمانها را اجتناب‌ناپذير مي‌نمايد. به عنوان نمونه يك سازمان مي‌تواند جزئي از يك سازمان بزرگ‌تر باشد يا اينك خود به عنوان سازمان مادر باشد. بين سازمان مادر و سازمانهاي تابعه بايستي رابطه هماهنگي وجود داشته باشد تا از اين طريق هماهنگي‌هاي لازم صورت پذيرد. بين سازمان موردنظر و سازمانهاي همسو و رقيب نيز نوعي رابطه همكاري و رقابت وجود دارد كه شيوه داد و ستد يا رابطه اطلاعاتي آنها را تعيين مي‌كند. در شكل زير اين رابطه‌ها به صورت پيكان‌هاي يك سويه و دوسويه نشان داده شده است. علاوه بر آن آشكار و پنهان بودن روابط نيز به ماهيت ارتباط بستگي دارد كه با خطوط ممتد و نقطه چين نشان داده شده است.
همانگونه كه مشاهده مي‌شود، سازمانها به صورت افقي و عمودي با يكديگر در ارتباط هستند. ولي معمولاً ارتباط با سازمانهاي رقيب دوسويه و آشكارا نيست، بلكه به صورت پنهاني و براي كسب اطلاعات است. بستر ارتباط در اين نمودار، تعامل اطلاعاتي است. مشتريان، ارباب رجوع يا مصرف‌كنندگان از جمله منابعي هستند كه سازمان مي‌تواند از طريق آنها به كسب اطلاعات بپردازد. اكنون مي‌توانيم بگوييم كه منابع اطلاعاتي سازمانها از تنوع گسترده‌اي برخوردار است و مدير سازمان نمي‌تواند به مطالعه و بررسي همه آنها بپردازد؛ بلكه لازم است در هر سازمان، مركزي وجود داشته باشد تا با شناسايي منابع و جريان‌ها اطلاعات لازم را گردآوري، سازمان دهي و در ميان افراد سازمان اشاعه نمايد .
باتوجه به اینکه بیش از 90% پژوهشکده‌های مورد مطالعه وابسته به دانشگاهها می‌باشد و در اکثر آنها اعضای هیئت علمی دانشگاهها به عنوان متخصص حضور دارند و یا کار‌های پژوهشي با کمک دانشجویان و با در نظر گرفتن سیاستها و قوانین دانشگاه صورت می‌گیرد، لذا تفکیک دقیق مراکز پژوهشی و دانشگاهی مقدور نیست، به همین دلیل لازم است با چرخه پژوهش در دانشگاهها که نوعی سازمان هستند و در جریان اطلاعات سازمانی نقش موثری دارند، آشنا شویم.
چرخه پژوهش دردانشگاه‌ها
در دنیای امروز، انتقال دانش تنها یکی از سه کارکرد اصلی دانشگاههاست. دنیای صنعتی انتظار دارد که دانشگاههایش تولید‌کننده دانش نو باشند، یافته‌های علمی را به نسلهای جوان انتقال و نتایج این یافته‌های علمی را در اختیار جامعه یعنی دستگاههای اجرایی، صنعتی، کشاورزی، اقتصادی، فرهنگی، نظامی و… قرار دهند. بنابراین سه کارکرد اصلی مجموعه‌های دانشگاهی یا نظام آموزش عالی امروز که یونسکو بر آن تاکید دارد عبارتند از:
- تولید دانش (یا پژوهش و تحقیق)؛
- انتقال دانش (یا آموزش)؛
- اشاعه و نشر دانش (فناوری).
از میان سه کارکرد فوق، تولید دانش مهمترین و اساسی‌ترین وظیفه نظام دانشگاهی یا آموزش عالی در کشورهای پیشرفته و در حال توسعه است و مراکز این تولید دانشگاهها هستند. دانشگاهها با کارکرد اصلی خود، به طور همزمان، عامل تحول در جوامع نیز هستند، زیرا تولید دانش، فناوری نو را ممکن می‌سازد و رشد و گسترش فناوریهای جدید، چهره جوامع را روز به روز متحول می‌کنند .
بخش مهمي از وظايف دانشگاهها هدايت و مديريت دانش و پژوهش در جامعه است، زيرا اگر بپذيريم كه تحقيقات در يك كشور از سه ركن مديريت تحقيقات، محقق و ابزار تحقيق برخوردار است، دانشگاهها در جايگاه مراكزي كه از هر سه ركن ياد شده برخوردارند، مي‌توانند از طريق فعاليتهايي از قبيل تعيين موضوعات پژوهشي مورد نياز جامعه، تعيين اولويتهاي پژوهشي، پذيرش تحقيقات مورد نياز ساير سازمانها، تربيت دانشجوياني با مهارتهاي تحقيق در محيط‌هاي كاري، سامان‌دهي، نظارت بر فعاليتهاي پژوهشي در حال انجام، طبقه‌بندي و قابل كاربرد ساختن نتايج پژوهشها و نظاير آن، نقش مديريت دانش و اطلاعات را در جامعه به عهده گيرند .
امروزه، پژوهش مهمترين موتور و محرك توسعه در جوامع بشري شناخته مي‌شود، تا جايي كه ميزان سرمايه‌گذاري ملي در پژوهش، نسبت تعداد محقق به جمعيت و ويژگيهايي از اين دست، شاخصهاي مهم توسعه‌يافتگي جوامع بشري به شمار مي‌روند. در اين ميان پژوهشهاي دانشگاهي را مي‌توان نوك پيكان پژوهشها در جامعه شناخت. در حقيقت، وظيفه سرپرستي پژوهشها در جامعه به عهده دانشگاه است، چرا كه دانشگاهها از نظر جايگاه و وظايف خود معمولاً به پژوهشها در مرزهاي دانش پرداخته و وظيفه توسعه علمي جامعه را به عهده دارند .البته بايد به اين نكته نيز توجه شود كه علاوه بر دانشگاهها، نهادهاي ديگري نيز در جامعه هستند كه مي‌توانند در اين وادي مؤثر باشند و خوش بدرخشند .
پيشرفت در زمينه‌هاي جديد علمي (نظير فناوري نانو، فناوري زيستي، فناوري اطلاعات) كه در بسياري از جنبه‌هاي زندگي و اقتصاد تغييرات اساسي پديد مي‌آورد از كاركردهاي مهم دانشگاه پژوهشي است. دانشگاه پژوهشي با پذيرش خطر اجراي پژوهشهاي بنيادي، مشكلات سرمايه‌گذاري در زمينه نوآوريها را مي‌پذيرد و رهبري جامعه را در بخشهاي كليدي علم و فناوري تحقق مي‌بخشد .توسعه پژوهشهاي دانشگاهي، يقيناً در گرو تامين نيازهاي مالي، ايجاد ساختارهاي پژوهشي لازم و نيز ورود نتايج پژوهشها به جامعه و بهره‌برداري از آن است. اگر بتوان تامين بخش عمده‌اي از نيازهاي مالي را به عهده دولتها دانست، بي‌شك موضوع ايجاد ساختارهاي پژوهشي و نيز ورود نتايج پژوهشها به جامعه (تجاري‌سازي‌پژوهشها) تنها با ساز و كارهاي مشخص، از طريق برنامه‌ريزي و اقدامات لازم امكان‌پذير مي‌گردد.
در مدل چرخه پژوهش از دانشگاه تا صنعت و ارتباطات موسسات پژوهشي حرفه‌اي معرف سازمانهايي هستند كه با استفاده از پژوهشگران تمام وقت، وظيفه تبديل نتايج پژوهشهاي دانشگاهي را (كه بيشتر در قالب مقاله و ثبت اختراع ارائه مي‌شوند) به نمونه‌هاي صنعتي و يا توليد آزمايشگاهي به عهده دارند. از سوي ديگر شركتهاي مهندسي و پژوهشي وظيفه تدوين فناوري و تبديل نمونه‌هاي صنعتي به خط توليد را به انجام مي‌رسانند. براساس اين مدل هر چه از دانشگاه به سمت صنعت حركت مي‌كنيم بر وجهه كاربردي و توسعه‌اي پژوهشها افزوده می‌شود و از سوی دیگر به دلیل تکیه پژوهشهاي هر بخش بر نتايج حاصل شده از بخش پيشين خود، خطرپذيري پژوهشها كاهش يافته و امكان پذيرش قيد زمان هزينه، افزايش مي‌يابد. از سويي نوع مسائلي كه واحدهاي هر بخش با آن سر و كار دارند و نيروي انساني شاغل در هر بخش، به نحوي است كه به سادگي امكان ايجاد ارتباط با بخشهاي مجاور را فراهم مي‌نمايد.
اين الگو اگرچه نبايد به عنوان يك مدل ثابت و بدون انعطاف در تمامي زمينه‌هاي تخصصي تلقي شود، اما با اندك تفاوت تقريباً در تمامي گرايشهاي تخصصي، قابل استفاده است. پياده شدن اين الگو در دو دهه گذشته در بعضي بخشهاي كشور ،ولو به صورت ناقص، ثمرات با ارزشي را ايجاد نموده است. ايجاد مراكز پژوهشي در برخي گرايشهاي علمي، سطح پژوهشها را در زمينه تخصصي مربوط از پژوهشهاي كاربردي به پژوهشهاي توسعه‌اي ارتقا داده است.
منبع
صادق‌زاده وایقان، علی(1390)، جریان اطلاعات در پژوهشکده‌ها، رساله دکتری، علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید