رویکرد 8 گانه در مدیریت فرایندمحور کدام اند ؟

هر مجموعه ای از یكسری فرآیندها تشكیل گردیده و تعامل و عملكرد فرآیندها در نهایت منجر به ایجاد یك خروجی در سازمان می گردد. حال چنانچه فرآیندهای موجود در سازمان بدرستی شناسایی شده و با انجام مطالعه دقیق، مدیریت شوند، می توان به حصول نتیجه امید داشت.اثر بخشی در یك فرآیند، زمانی ایجاد می گردد كه بتوان مدیریت صحیحی روی آن انجام داد. در واقع با مدیریت مناسب فرآیند، خواسته های یك فرآیند به نتیجه رسیده در نتیجه از اثر بخشی لازم برخوردار خواهد بود. چرا كه مدیریت به تعبیری عبارتست از استفاده بهینه از منابع برای دستیابی به اهداف. لذا چنانچه مدیریت فرایند در مجموعه ای موجود باشد، از منابع و ورودیها برای دستیابی به اهداف فرآیند ( خروجیهای مورد انتظار) بصورت بهینه استفاده خواهد گردید و این موضوع خود منجر به افزایش اثر بخشی درفرآیند و نهایتا سازمان خواهد شد.برای آنكه این مقصود برآورده گردد ، ابتدا بایستی تمامی فرایندهای سازمان بصورت مناسب و كامل شناسایی شوند و سپس هر یك از فرایندها با توجه به رویكردهایی كه در زیر اشاره می شود ،مورد بررسی قرار گیرند. لازم به ذكر است برای بررسی فرایند ها از زوایای اشاره شده ،یك ابزار اندازه گیری مورد نیاز است كه نحوه محاسبه آنها در توضیحات مربوط به هر یك از رویكردها اشاره شده است.رویکردها شامل :

تعاملات يك فرايند با فرآيندهاي ديگر:يكي از مواردي كه مي تواند در موفقيت يا عدم موفقيت يك مجموعه تاثيرگذار باشد، تعاملات بين فرايند هاي آن مجموعه مي باشد. در اين خصوص مديريت فرآيند زماني مناسب و مورد قبول خواهد بود كه بتواند اولاً درك صحيحي از اين تعاملات داشته باشد و ثانياً بتواند فرآيند با تاثير بيشتر يا غالب را مورد شناسايي قرار دهد.

تنظيم فرآيند:يكي ديگر از مواردي كه در مديريت فرآيند بايستي مد نظر واقع گردد، اينست كه مشخصات فرآيند پس از شناسايي و استخراج بايستي با توجه به استانداردهاي موجود، مرتبط و تنظيم شود و لذا ميزان مناسب بودن فرآيند، طبق تنظيمات لازم ،معين شود. بديهي است ، بايد مشخصه هايي براي هر يك از فرآيندها در جهت عملكرد مناسب آنها تهيه گردد و وضعيت هر يك از مشخصه هاي مذكور در دوره هاي زماني مختلف مورد بررسي واقع شود. اين استاندارد ها ممكن است از طريق دانش فني منتقل شده، كتابچه هاي استاندارد، تجارب كاركنان و سازمان، سازمانهاي همكار در اين زمينه و يا از طريق متخصصين تهيه گردد.
مطابقت فرآيند با خواسته هاي مشتري:توجه به مشتري و برآورد سازي نيازهاي او يكي از اركان اصلي در بهبود كيفيت محصولات و خدمات در سازمان محسوب مي گردد و چنانچه در بحث مديريت فرآيند، به فرآيند با توجه و دقت خاص روي مشتري نگريسته نشود، چه بسا مديريت فرآيند، بصورت مناسب انجام نخواهد پذيرفت. ضمن تذكر اين نكته كه توجه به مشتري و برآورد سازي نيازهاي او شيوه ها و روشهاي ديگري نيز دارد. گفتني است در بحث مديريت فرآيند، نگرش مشتري مداري در فرآيند ها از اين حيث حائز اهميت است كه هر يك از نيازهاي مشتريان در كليه فرآيندهاي مرتبط سازماني مد نظر واقع مي شوند. در واقع توجه به نيازهاي مشتريان در فرايند، يك شرط لازم در جهت حركت بسوي مشتري مداري است.

مطابقت فرآيند با برنامه هاي استراتژيك سازمان:همانگونه كه عدم وجود يك برنامه جامع استراتژيكي در سازمان باعث افت عملكرد مجموعه شده و در نهايت اثر بخشي مجموعه را كاهش مي دهد، به همان ترتيب عدم بكارگيري صحيح برنامه استراتژيك در كل سازمان نيز اثرات مخربي در سازمان بجاي مي گذارد، لذا در فرآيندهاي سازمان نيز بعنوان يكي از عناصر اصلي تشكيل دهنده سازمان ، بايد برنامه هاي استراتژيك بصورت مناسب درك و جاري گرديده و اين اطمينان حاصل شود كه فرآيند از نظر مطابقت با اهداف و برنامه هاي استراتژيك سازمان ، تحت كنترل مي باشد.

بهره وري فرآيند:يكي ديگر از عواملي كه بيانگر مديريت صحيح در فرآيند هاي سازمان مي باشد، وجود بهره وري در فرآيندها بوده بدين صورت كه در اثر استفاده از منابع در فرآيندها، خروجيهاي معقول و مناسبي بدست آيد . براي آنكه فرآيندها از اين حيث بررسي شوند، مناسب است كه كارايي، اثر بخشي و بهره وري فرآيندها از طريق تدوين شاخصهاي بهره وري مورد ارزيابي واقع گردد.

كنترل شكستهاي ممكن در فرآيندها:يكي ديگر از عواملي كه مي تواند در مديريت فرآيندها مؤثر بوده و در انجام مناسب آن دخالت داشته باشد، شناسايي شكستها و خرابيهاي ممكن در فرآيند ها و كنترل هر يك از آنها مي باشد.
مميزي فرآيند: هر مجموعه اي كه در انديشه تعالي و بهبود مي باشد با دارا بودن شيوه اي جهت كنترل مستمر وضعيت فعلي خود، مي تواند اين مسير را به راحتي طي نمايد و لذا وجود چنين روشي، سازمان را در بهبود وضعيت خود ياري مي رساند. در مميزي فرآيند لازم است كليه اطلاعاتي كه مرتبط با فرآيند مي باشد و در بالا به آنها اشاره گرديد، در زمانهاي معيني و بصورت مستمر مورد بازبيني و تحليل واقع گردد. اطلاعات اشاره شده عبارتند از:-

• تعاملات بين فرآيندها
• تنظيم فرآيندها
• مطابقت فرآيندها با خواسته هاي مشتري
• مطابقت فرآيندها با برنامه هاي استراتژيك سازمان
• بهره وري فرآيندها
• كنترل شكستهاي فرآيندها

مهندسي مجدد فرآيندها:با نگرش فرآيندي به سازمان و بررسي فرآيندها از رويكردهاي مختلف پس از انجام مميزي فرآيند، قطعاً برخي از فرآيندها داراي عملكرد مناسب نبوده و لذا نياز به دقت و توجه به آنها جهت بهبود در عملكرد آنها دارد. در هر صورت پس از شناسايي فرآيند مورد نظر و دقت در هر يك از كميته هاي 7گانه فوق الذكر ، ماهيت ساختاري در برخي فرآيندها ممكن است نياز به تغييراتي داشته باشد كه در اينصورت با مطالعه دقيق تر هر يك از فرآيندها مي توان در برخي از فرآيندها تغيير ايحاد كرد.

منبع

باحور ،ناصر (1369)،بررسی تاثیر مدل سازی هدف گرای فرایندهای سازمانی با رویکرد تقسیم و غلبه در آموزش پرورش ،پایان نامه کارشناسی ارشد مدیریت ،دانشگاه آزاد اسلامی نراق

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید