بهره وری سازمانی چیست؟

كلمه بهره وري برگردان انگليسي واژه «Productivity» به معناي قدرت و قابليت توليد است. در دايره المعارف بريتانيا بهرهري در اقتصاد به صورت نسبتي از آنچه توليد مي شود به آنچه كه براي توليد مورد نياز است تعريف مي شود. در ديكشنري آكسفورد، بهرهوري به معناي كارآيي است، كه در صنعت به وسيله مقايسه ميزان توليد به زمان صرف شده يا منابع مصرف شده براي توليد آن اندازهگيري ميشود.در مطالعات انجام گرفته پيرامون بهرهوري توسط سازمانها و صاحبنظران، تعاريف متعددي از بهرهوري ارائه شده است که اين تعاريف با وجود داشتن ريشه مشترك هر يك وجهي از بهرهوري را مورد تأكيد بیشتر قرار دادند. در ذيل به تعدادي از اين تعاريف اشاره ميشود:

از ديدگاه سازمان همكاري اقتصادي اروپا (OEEC): بهرهوري حاصل كسري است كه از تقسيم مقدار يا ارزش محصول بر مقدار يا ارزش يكي از عوامل توليد بدست مي‌آيد. بدين لحاظ مي توان از بهرهوري سرمايه، مواد اوليه و نيروي كار صحبت كرد.

سازمان بينالمللي كار (ILO): بهرهوري را نسبت ستاده به يكي از عوامل توليد (زمين، سرمايه، نيروي كار و مديريت) تعريف ميكند.

از نظر آژانس بهره‌وري اروپا (EPA): بهرهوري عبارت است از درجه و شدت استفاده موثر از هر يك از عوامل توليد. در تعريف اين سازمان همچنين به اين نكته اشاره شده است كه بهرهوري يك نوع طرز تفكر و ديدگاه است كه بر اساس آن هر فرد ميتواند كارها و وظايفش را هر روز بهتر از روز قبل انجام دهد. از اين ديدگاه بهرهوري به عنوان يك فرهنگ تلقي ميشود.

در اطلاعيه تشكيل مركز بهرهوري ژاپن JPC اهداف ناشي از بهبود بهرهوري چنين بيان شده است: «حداكثر استفاده از منابع فيزيكي، نيروي انساني و ساير عوامل به روشهاي علمي به طوري كه بهبود بهره‌وري به كاهش هزينههاي توليد، گسترش بازارها، افزايش اشتغال و بالا رفتن سطح زندگي همه آحاد ملت، منجر شود». از ديد اين مركز ، بهرهوري يك اولويت و انتخاب ملي است كه منجر به افزايش رفاه اجتماعي و كاهش فقر ميگردد .

مركز بهرهوري ژاپن از زمان تأسيس، نهضت ملي افزايش بهرهوري در اين كشور را تحت سه اصل راهبردي به جلو هدايت نموده است كه اين سه اصل عبارتند از:

افزايش اشتغال
همكاري بين نيروي كار و مديريت
توزيع عادلانه و برابر ثمرههاي بهبود بهرهوري ميان مديريت، نيروي كار و مصرفكنندگان

سازمان بهرهوري سنگاپور: بهرهوري را توسعه عادت بهسازي در رفتار و نگرش افراد ميداند. از ديدگاه اين سازمان، بهرهوري در درجه اول يك ديدگاه فكري ميباشد كه سعي در بهبود وضعيت موجود دارد. به عبارت ديگر بهرهوري قبل از آن كه يك شاخص اقتصادي باشد، يك فرهنگ است.از نقطه نظر سازمان ملي بهرهوري ايران: بهرهوري يك فرهنگ و يك نگرش عقلاني به كار و زندگي است كه هدف آن هوشمندانه كردن فعاليتها براي دستيابي به زندگي بهتر و متعالي است.

در «واژه نامه بهرهوري» كه از انتشارات داخلي سازمان ملي بهرهوري ايران است بهرهوري را بدينگونه تبيين نمودهاند: «بهرهوري به حداكثر رساندن استفاده از منابع، نيروي انساني، تسهيلات و غيره به طريقه عملي،‌ كاهش هزينههاي توليد، گسترش بازارها، افزايش اشتغال و كوشش براي افزايش دستمزدهاي واقعي و بهبود استانداردهاي زندگي است، آنگونه كه به نفع كارگران، مديريت و جامعه باشد».

از نظر استنير بهرهوري: معيار عملكرد و يا قدرت و توان هر سازمان در توليد كالا و خدمات است.

استيگل بهرهوري را: نسبت ميان بازده به هزينه عمليات توليدي ميداند.

از ديدگاه ماندل بهرهوري: به مفهوم نسبت بين بازده توليد به واحد منبع مصرف شده است كه با سال پايه مقايسه ميشود.

سومانت نيز بهرهوري را: نسبت بازده ملموس به نهاده‌هاي ملموس تعريف ميكند.

استيفن رابينز يك سازمان را هنگامي مولد ميداند كه: از طريق تبديل دادهها به ستادهها، در پايينترين سطح هزينه به اهدافش نائل آيد. بنابراين وي مفهوم بهرهوري را ناظر بر اثر بخشي و كارآيي ميداند.

تاریخچه بهره وری

بهره وری برای اولین بار در سال ۱۷۶۶ میلادی توسط کوتیرنی مطرح شد و در سال ۱۸۸۳ لیتر بهرهوری را قدرت و توانایی تولید کردن بیان کرد و در سال ۱۹۰۰ ارلی بهره وری را ارتباط این بازده و وسایل به کار رفته برای تولید این بازده عنوان کرد .

اهمیت بهره وری

در عصر حاضر بهره وری را یک روش، یک مفهوم و یک نگرشی درباره کار و زندگی می نامند و در واقع به آن به شکل یک فرهنگ و یک جهان بینی می نگرند، بهره وری در همه شئونات، کار و زندگی فردی، اجتماعی می تواند دخیل باشد و یک شاخص تعیین کننده درآمد سرانه هر کشور است و برای افزایش بهره وری ملی هر کشور باید درآمد سرانه آن کشور افزایش یابد.

هفت «C» بهره وري

هر راه حلي كه شركت ها، سازمان ها، موسسه‌ها براي ارتقاي بهره وري و كيفيت تدوين كننده لازم است كه به نيازمندي هاي زير پاسخ دهند:

اعتماد و ايمان (Confidence and Trust): بهره وري و كيفيت در دراز مدت تنها در صورت بهبود مي يابد كه بين مديريت و نيروي كار اعتماد وجود داشته باشد. اگر اين اعتماد نباشد در برابر پيشنهادهاي مديريت براي بهبود بهره وري مقاومت به وجود مي آيد و مديريت هم به تفويض مسئوليت ها به كاركنان اقدام نخواهد كرد.
همكاري و تعهد (Cooperation and commintment): زماني كه اعتماد بين مديريت و كاركنان به حدي معين برسد، هر دو متعهد خواهند شد و در جهت بهبود بهره وري و كيفيت همكاري خواهند كرد. در اين حالت، بهبود بهره وري چون «مقصدي مشترك» به نظر خواهد رسيد كه بقاي شغلي را تضمين مي كند، نه آنكه آن را به خطر بيندازد.
3. ارتباطات (Communication): مانع اصلي در راه موفقيت روند بهره وري و كيفيت در اغلب موارد عدم وجود ارتباطات مؤثر در شركت است. قبل از هر چيز هدفها بايد روشن باشد و از طريق مديريت ارشد به كاركنان ابلاغ شود. بنابراين سازماندهي مديريت اطلاعات، پيش شرط موفقيت جنبش بهره‌وري است.
همبستگي(Coherence): بهبود بهره وري و كيفيت بايد بر مبناي سيستم همبستگي سازماني باشد، اين نكته نه تنها در مورد ساختار و مسئوليتهاي سازماني بلكه در مورد روشهاي اجرايي و تصميم گيري ها نيز مصداق دارد.
استمرار (Continuity): شركتهاي موفق نشان داده اند كه كيفيت عالي محصول و ارتقاء بهره وري آنها نتيجه سالها تلاش بي وقفه آنها بوده است.
خلاقيت(tivityCrea): عليرغم همه تلاش ها و كوشش ها، بدون خلاقيت و نوآوري بهبودي در بهره وري حاصل نخواهد شد.
آموزش مستمر (Continuous Training): برقراري يك فرآيند مستمر آموزشي در تمامي سطوح شركت همراه با ايجاد رابطه مطلوب بين مديريت و نيروي كار، احتمالاً مهمترين وظيفه در سازماندهي بهره وري و كيفيت است. برنامه هاي آموزشي، بايد در كليه سطوح مديريت، كارمندان و كارگران اجرا شود.

عوامل مؤثر بر بهره وري

مجموعه عوامل مؤثر بر بهره وري يك سازمان از دو بعد اصلي تشكيل مي شود:

عوامل خارجي ( دولت و زيرساخت ها، منابع طبيعي، تغيرات ساختاري و …)
عوامل داخلي ( عوامل انساني و عوامل تكنولوژيكي)

عوامل خارجی: عوامل خارجي معمولاً در كنترل مديران نيستند و در نتيجه شرايط ايجاد شده از طرف عوامل خارجي معمولاً براي تمامي مؤسسات يكسان خواهد بود. زيرا در قالب بخشنامه ها و مقررات و دستورالعمل هاي تدوين و تصويب شده است.

عوامل داخلی: عوامل داخلي در كنترل مديران است و مي توان با برنامه ريزي و تصميم گيري مناسب در نحوه عملكرد نيروي انساني اثر گذاشت و به ارتقاي بهره وري كمك كرد. مدير روي عوامل داخلي شامل نيروي انساني، روش ها و رويه ها، سازمان و سيستم ها، مهارت ها، رفتارهاي كاري، كارايي، كارآفريني و شيوه هاي مديريتي مي تواند اثرگذار باشد.

عوامل مؤثر بر افزایش بهره وری نیروی انسانی

در تعیین عوامل مؤثر بر بهره وری نظرات متفاوتی وجود دارد و هر یک از دانشمندان و صاحبنظران عواملی را به عنوان عامل مؤثر مشخص کرده اند و به طور اجمال عواملی چون آموزش شغلی مستمر مدیران و کارکنان، ارتقاء انگیزش میان کارکنان برای کار بهتر و بیشتر، ایجاد زمینه های مناسب بطور ابتکار و خلاقیت مدیران و کارکنان، برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق، وجدان کاری و انضباط اجتماعی تحول در سیستم و روشها که نقش حساس و کلیدی دارند، تقویت حاکمیت و تسلط سیاستهای سازمان بر امور، صرفه جوئی به عنوان وظیفه ملی در بهره وری مؤثر می باشد.

ولی تمام مؤلفان این رشته تقریباً در این باب اتفاق نظر دارند که برای افزایش سطح بهره وری تنها یک علت خاصی را نمی توان ارائه نمود بلکه عنوان می کنند که ارتقاء بهره وری را باید معلول ترکیبی از عوامل گوناگون دانست؛ شامل:

رفتار مطلوب و کردار درست رهبران و مدیران: مسئولیت خطیر مدیریت و رهبری باید به افرادی سپرده شود که ضمن برخورداری از ویژگیهای شخصیتی خاص، شیوه های رهبری و مدیریت مناسب را به کار گیرند و از نظر اخلاقی نیز الگو باشند.

فراهم کردن شرایط لازم پیشرفت های شغلی برای همه افراد

دوره های آموزش ضمن خدمت و آموزش کارکنان: باید دوره های آموزش ضمن خدمت و آموزش کارکنان را به عنوان یک امر حیاتی و مستمر و مداوم تلقی کرد، زیرا تنها از طریق آموزش می توان تلاشهای کارکنان را با امکانات موجود و پیشرفتهای علمی جدید هماهنگ کرد .

وضوح نقش: باید کلیه وظایف و دستورالعملها و مقررات و قوانین برای کارکنان واضح و روشن باشد و هیچ جای ابهامی برای آنها وجود نداشته باشد.

اختیار: دادن اختیارات کافی به کارکنان، تا آنها در انجام کارهای خود احساس مسئولیت بیشتری کنند.

در نظر گرفتن تخصص: در زمان استخدام سعی شود افراد کارآمد و متخصص جذب شوند جهت انتخاب آنها اجرای آزمونهای شفاهی و کتبی ضرورت دارد.

مشارکت دادن کارکنان: سعی شود تا کارکنان را در تصمیم گیری ها و تدوین اهداف و برنامه ها مشارکت داد. نتیجه این عمل باعث خواهد شد که کارکنان در اجرای فعالیتها احساس مسئولیت کنند و در دستیابی به اهداف سازمانی تلاش بیشتری بروز دهند.

کیفیت بالای زندگی کاری: مفهوم کیفیت زندگی کاری بیانگر اهمیت احترام قائل شدن برای مردم در محیط های کاریشان است. به طور خلاصه می توان گفت: مواردی که در بالا بردن کیفیت زندگی کاری تآثیر گذار می با شد به شرح ذیل است:

پرداخت مناسب و عادلانه بر انجام خوب یک کار.
وضعیت کاری سالم و ایمن.
امکان یادگیری و استفاده از مهارت های جدید.
ایجاد انسجام اجتماعی در سازمان.
آماده کردن امکانات رشد و پیشرفت و ترقی برای کارکنان.
حفظ حقوق فردی.
تعادل در تقسیم زمان کاری و زمان بیکاری مجاز.
ایجاد غرور کاری و سازمانی.
باید از برنامه های گردشی شغلی، غنای شغلی و توسعه شغلی در جهت افزایش توان و مهارت کارکنان و همچنین جهت افزایش اعتماد به نفس کارکنان استفاده نمود.
برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق.
تحول در سیستم و روشها که نقش حساس و کلیدی دارند.
وجدان کاری و انضباط اجتماعی که عاملی خود کنترلی است .

مهمترین عوامل مؤثر در کاهش بهره وری

مهمترین و عمده ترین عامل کاهش بهره وری منابع انسانی نامتوازن بودن درآمد و هزینه ا ست که مهمترین عامل در انگیزش منابع انسانی است. پس از آن مهمترین عوامل مؤثر در کاهش بهره وری در داخل یک سازمان به شرح زیر است:

وجود تبعیض بین کارکنان (ناشی از ضعف مدیریت
ناامنی شغلی
موفق نبودن و بی میلی بر برنامه ریزی های میان مدت یا بلندمدت (ضعف مدیریت)
مساعد نبودن محیط کاری مناسب
عدم توجه به نیازهای واجب کارکنان
کنترل نکردن (بی ثباتی در برنامه های کنترلی)
ناهماهنگی رشته تحصیلی و شغلی
استفاده نکردن از تخصص ها در مشاغل مربوط (ضعف مدیریت)
بی برنامگی مدیریت
فقدان کارآموزی (ضعف مدیریت)
ناهماهنگی استعدادهای فردی و شغلی (ضعف مدیریت)
بی کفایتی سرپرست
بی علاقگی به کار فعلی و انتقال پی در پی نیروی انسانی
تورم نیروی انسانی

تقریباً‌ تمامی عوامل کاهش بهره وری نیروی انسانی به ضعف مدیریت ارتباط دارد. در این میان باید رابطه فرد با سازمان ارتباطی متقابل و دوطرفه باشد. مدیریت موفق کسی است که محیط فرهنگی سازمان خود را که عاملی بسیار مؤثر در رفتارهای کارکنان است عمیقاً بشناسد و درک کند و آن را در جهت اجرای برنامه های سازمان بکار گیرد. حقوق و مزایای افراد باید بر اساس ماهیت شغل، تخصص، تجارب و عملکرد افراد در برابر تغییرات و برنامه ها معین شود. اگر عملکرد افراد به دقت ارزیابی نشود و مطابق شایستگی به آنان امتیاز داده نشود یا به تعبیر دیگر افراد شایسته از امتیازات بیشتر در سازمان برخوردار نشوند در آن سازمان به تدریج فرهنگ کم کاری به وجود می آید.

پایین بودن حقوق و دستمزد در ایران در قیاس با شاخص هزینه زندگی در سال های اخیر موجب کم کاری و یافتن شغل های دوم و سوم شده است که نهایتاً موجب خسته تر شدن نیروی کار، کاهش بازدهی و بروز مشکلات روحی و روانی برای نیروی کار در خانواده های آنها شده است و نتیجتاً بر روی بهره وری نیروی کار تأثیری منفی گذاشته است.اگر نتوانیم نیازهای رفاهی و معیشتی نیروی کار، نظام شایسته سالاری عدالت و انصاف را بر اساس یک نظام جامع ارزیابی عملکرد در سازمانها عملی سازیم به افزایش بهره وری امیدی نمی توان داشت .

شرایط لازم برای بهبود بهره وری نیروی انسانی در سازمان ها

سه عامل کلیدی در موفقیت سازمان ارتباط، تعهد، تداوم هستند.

ارتباط: برنامه بهبود بهره وری نیازمند به حمایتی است که در ارتباط صادقانه و تمام و کمال و همراه با اطمینان بین مدیر و کارمندان بین کارمند و مدیر و بین کارکنان و مشتریان (یعنی مردمی که مصرف کننده کالا و یا استفاده کننده از خدماتی هستند که واحد شما ارائه می دهد) وجود دارد.

در ارتباط با کارمندان مدیر موظف است که با کارمندان خود رو راست باشید و قبل از پخش شایعات به ابهامات پاسخ دهید. هنگامی که برنامه در حال اجرا می باشد بازخور را به طور مثبت و سازنده به واحد خود ارائه دهد و در ارتباط با موقعیت سازمان، اطلاعات کارمندان را به هنگام سازد. نه تنها سؤالات آن ها را پاسخ گویید بلکه نظرات آنان را نیز پذیرا باشید و فرصت ابراز نظر به کارکنان داده شود و در خلال انجام کار آن ها را تشویق کند تا بازخورد و نظرات نو ارائه نمایند و درباره مسائل و نیازهای خود صحبت کنند.

کارمندان نیز موظف هستند همیشه مدیر را در جریان پیشرفت برنامه قرار دهند. نیازهای سازمان را تشریح کنند و در برخورد با مسائل با توجه به راه حل های ارائه شده آماده باشند. افزایش توان کار را مطرح و در هنگام نیاز همکاری کنند .

تعهد: برای موفقیت در یک برنامه بهبود بهره وری، سازمان به تعهد شخصی و قلبی افراد درگیر در برنامه خود؛ نیازمند است ابتدا حسن تعهد خود را بیازماید. باید قلباً باور داشته باشد که کمک خواهد کرد تا به برنامه کارکنان جامه عمل پوشد و اعتقاد داشته باشد که کارکنان وی انسان های درستی برای انجام این کار هستند و اینکه این برنامه و موفقیت آن برای سازمان ضروری و حیاتی می باشد.

مدیر سازمان باید تلاش کند تعهد را در میان اعضای گروه از طریق هدفگذاری و طرحریزی ایجاد کند و تداوم ببخشد و وظایف مناسب افراد را به طور ماهرانه به عهده آنان واگذار نموده و کار را به کسانی ارجاع نماید که از عهده انجام آن کار برآیند. مدیر موظه است پیوسته اهمیت برنامه را در کل و وظیفه هر یک را به طور فردی یادآور شود. تعهد هنگامی خود را نشان خواهد داد که گروه بر یک بحران فایق آید و این امر فقط بر اثر پیش بینی های انجام شده ممکن می باشد.

از طرف دیگر هیچ چیز مانند شاهد بر باد رفتن زحمات خویش در مقابله با یک مشکل پیش بینی نشده باعث کشتن تعهد نمی شود. مدیر سازمان موظف است سؤال کند که کجای کار اشتباه است؟ از کجا باید می دانستیم که چنین اتفاقی روی خواهد داد؟ چگونه می توانیم از آن جلوگیری کنیم؟ و … . وی باید در طول مدت انجام کار، خود را الگویی جهت دقت و عملکرد کارمندان خود – آنگونه که از آن ها توقع دارید – قرار دهد. با این تفاصیل وقتی که تعهد خود را در عمل نشان داد، آخرین آثار بدبینی نیز در میان افراد از بین خواهد رفت.

تداوم: بهبود بهره وری یک اتفاق نیست بلکه مستلزم داشتن راه و روش خاصی است. بسیاری از سازمان ها مشاورانی از خارج استخدام می کنند، برنامه های کامپیوتری آماده و گران بها خریداری می نمایند، تمام موفقیت های اولیه را با هیاهوی بسیار اعلام می کنند و این در واقع برای بدست فراموشی سپردن برنامه قبلی به هنگام شروع یک برنامه جدید است. در نتیجه انتظار بر این است که از این به بعد مدت قابل توجهی را صرف نظارت بر پیشرفت برنامه نمایند. بر اجرای کار، وقوف کامل داشته باشند و در هنگام بروز مشکلات، نیروها را جهت دهی کنند و وقتی که توان افراد به سستی می گراید به آن ها نیروی تازه بدهند. از شکستهای خود درس بگیرند و هر یک از موفقیت های خود را تبدیل به یک روش علمی و استاندارد نمایند.

منبع

کشتکار دشتکی، سکینه (1393)، رابطه خلاقیت سازمانی و ویژگی های جمعیت شناختی با بهره وری وظایف سازمانی، پایان نامه کارشناسی ارشد، روانشناسی صنعتی و سازمانی، دانشگاه آزاد اسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید