انواع ساختارهاي سازمان

صاحب نظران ترسيم نمودار سازماني وساختار دهي را به سه روش عمده بر اساس وظيفه بر مبناي محصول يا بازار و نمودار ماتريسي يا خزانه اي تقسيم بندي مي نمايند . در ساختاردهي براساس وظيفه تقسيم بندي کار به گونهاي است که افرادي را که کارهاي مشخص و مشابهي انجام مي دهند در درون يک واحد يا يک دايره سازماني فرار مي گيرند.

سازمان با حيطه نظارت محدود
سازمان با حيطه نظارت گسترده

در سازمان که ساختار آن مبتني بر محصول يا بازار باشد افراد را در يک واحد گرد هم آورند که در امر توليد بازار يابي يک محصول يا گروهي از محصولات مشابه کار ميکنند يا تخصص دارندو افرادي که در يک حوزه جغرافيايي فعاليت مي کنند يا با دسته خاصي از مشتريان ارتباط دارند در يک منطقه قرار ميدهند و سرانجام سازمان هائي که داراي ساختار ترکيبي در نوع ساختار وظيفه اي وساختار مبتني محصول قرار مي گيرد. انواع سازمان دهي و نمودار بندي ساختارها بشرح زير مي باشد:

سازمان بر اساس وظيفه؛ نوع عمليات
سازمان دهي براساس محصول
سازمان دهي بر اساس منطقه عمليات
سازمان براساس مشتري ؛ ارباب رجوع
سازمان بر اساس خدمت
ساخت خزانه اي يا ماتريسي
ساخت سازماني با گروههاي متداخل
ترکيب مختلط

سازمان براساس وظيفه(نوع عمليات):

در اين نوع تقسيم بندي ماموريت هاي کلي سازمان به وظايف تخصصي مثل:

فروش توليد امور مالي اداري تدارکات وغيره تقسيم مي شود همچنين هر واحد اصلي نيز به نوبه خود به واحد هاي تخصصي و فرعي تقسيم شده و به ترتيب تحت نظارت سلسله مراتبي از مشاغل مديريت و سر پرست قرار مي گيرد.در بخش بندي وظيفه اي کليه امورمر بوط به يک رشته عمليات مشابه مانند توليد بازار يابي پرسنلي وغير در يک اداره متمرکز شده و زير نظر معاونت هاي مربوط قرار گرفته اند.
البته بازدهي اين نوع سازمان درصورتي محرز ومسلم است که دامنه عمليات سازمان بر زياد و وسعت باشد ويا کالاهاي مختلف ومتعددي توليد ننمايد. از مزاياي مهم اين سازمان بر اساس ساخت وظيفه اي اين است که باعث سهولت کار سرپرستان گرديده زيرا بايد مديري دامنه تخصصي منحصر به فرد خودرا مورد برسي وآزمون قرار دهد بعلاوه يک سازمان که بر اساس ساخت وظيفه اي؛عملياتي پي ريزي شده است خيلي آسانتر وسريعتر به مهارت هاي ويژه اي که به عهده وي محول گرديده خواهد رسيد و در عمل خودرا آماده مواجه شدن با آنچه که مورد نياز سازمان است مينمايد.

اما بعنوان يک سازمان رشد يابنده با توسعه جغرافيايي وتوسعه خط توليد معايب سازمان بر اساس ساخت وظيفه اي ظاهر مي گردد. بطوريکه با گسترش حوزه عملياتي اختلافي بين سرعت عمليات و اخذ تصميم توسط مديران ايجاد خواهد گشت . زيرا مديران وظيفه اي جهت انجام امور مي بايست تصميمات خود را به ستاد مرکزي گزارش نمايند و براي مدت طولاني منتظر بمانند تا درخواست ويا تقاضاي آنها پاسخ گفته شود بعلاوه اغلب قضاوت و تعين دقيق محاسبات در اين ساخت مشکل است.

حال اين سوال مطرح مي شود که اگر قرار باشد محصول جديدي توليد شود چه کسي مسئول تشخيص وتوسعه را به عهده دارد آيا بخش محصول؟ يا بازاريابي؟ و سرانجام مسئله هماهنگي وظايف اعضائ پايين سازمان بعنوان يک مشکل ومسئله اساسي براي مديريت سطح بالا در اين سازمان ها مطرح بوده است وتل حدودي بين اعضائ هر بخش ويا سرپرست در هر واحد با ساير بخشها و سرپرستان واحد هاي ديگراحساس جدائي وبيگانگي مشاهده مي شود و لذا اين امر موجب اختلاف بيشتر کارکنان نسبت به کارکنان در واحد هايي که مي بايست همه آنها در کل اهداف سازماني دنبال نمايند. مي توانيم معايب و مزاياي اين نوع سازمان را بشرح زير خلاصه نمائيم.

الف )مزايا

انعکاس اعمال منظقي و مشخص است
اصول و قوانين جايگزين افراد متخصص مي شود
حفظ قدرت وتشخيص بستگي به نوع وظيفه دارد
آموزش و تعليم و تربيت يه آساني صورت مي پذيرد
کنترل براي سطوح بالا به راحتي انجام مي پذيرد.

ب) معايب

مسئوليت سود آوري فقط در سطوح بالا است
تاکيد تاکيد بيش از حد روي تخصص افراد سازمان گرديده است
رشد مديريت تا حدودي محدود است
هماهنگي بين فعاليت ها کمتر است
رشد اقتصادي شرکت بعنوان يک سيستم متنوع دنبال مي شود.

قابل توجه است که ساخت وظيفه اي سبب بوجود آمدن سازمان بوروکراتيک يا ديوان سالاري مي گردد از جمله خصوصيات سازمانهاي بوروکراتيک اين است که اندازه سازمان آنقدر بزرگ است که اعضائ آن همديگر را نمي شناسند و در نتيجه فرد در سازمان احساس بي هويتي و گم شدنمي نمايد. اين نوع از سازمان ها از سطوح متعدد وسلسله مراتب طولاني تشکيل شده و ترفيع کارکنان تنها از طريق خالي شدن پست در رده بالاتر امکان پذير است که اين امر از طريق خارج شدن فرداز سازمان ميسر است که خيلي به ندرت اتفاق مي افتد يا از طريق ايجاد واحد هاي جديد به همين دليل تمايل به بزرگ شدن و تورم در اين نوع سازمان ها خيلي زياد است در اين سازمان ها تاکيد بيش از حد برقوانين مقررات دستورالعملها وآيين نامه ها وجود دارد و کارکنان سطوح پايين تر از ريزه کاري هاوفعاليت هائي مطلع اند که مقامات بالاتر از آنها بي اطلاع اند و به اين ترتيب هيچ کس در سازمان وجود ندارد که دقيقا بداند در سازمان چه مي گذرد. يک سازمان بوروکراتيک نمي تواند به حيات خود ادامه دهد مگر آنکه به طريقي مفيد بودن خود را ثابت کند ودر اين راه از هيچ کوششي براي بقائ خود دريغ نخواهد کردريشه بسياري از آيين نامه ها و مقررات دست وپا گير دولتي را مي توان در اين انگيزه جستجو کرد از اينرو بعضي از شرايطي که بروکراسي را بوجود مي آورندعبارتند از:

اندازه بزرگ وتقسيم بندي وظائف بصورت وظيفه اي
عدم وجود سنجش معيار هاي خدمات و فعاليت هاي سازمان و در نتيجه مبهم ماند ثمر بخشي يا عدم کفايت فعاليت هاي سازمان.
عدم وابستگي رشد و حيات سازمان به کسب کيفيت خدمات و توليدات آن و به عبارتي ديگر تامين منابع مالي واقتصادي سازمان از توليد کالا و خدمات و وجود رابطه نزديک و مستقيم بين حقوق و مزاياي بيشتر با احراز پست ها و مناصب سازماني بالا تر مي باشد.

در سازمان هاي صنعتي بعلت ضرورت هاي توليد ماشيني و لزوم استفاده از مزاياي توليد انبوه کاربرد ساخت سازماني بر مبناي تخصصي اجتناب نا پذير است . بدين لحاظتکنيک هاي مختلف مهندسي صنعتي و بويژه برنامه ريزي و کنترل توليد بوجود آمدندتا حدالامکان وابستگي واحد هاي تخصصي را نسبت به يکديگر تسهيل و تصحيح نمايد که برخي تدابير مورد عمل در سازمانها به شرح زير است:

استاندارد کردن عمليات روشها فرمها حرکتها مشاغل وسائل و غيره
تهيه دستورالعمل دقيق براي اجراي عمليات مختلف توليد وپشتيبانب
آموزش سيستماتيک کارکنان سرپرستان مديران نسبت به روشهاي مورد عمل
تعيين شاخصهاي عملکرد و بهره وري براي هر واحد و حتي هر فرد و کوشش بمنظور بالا بردن سطح عمليات وهمچنين اندازه گيري نتايج عملکرد ومقايسه آن با شاخص تعيين شده واقدامات اصلاحي .
برنامه ريزي همه جانبه وکوشش به منظور اجراي دقيق آن توسط مديران وکارکنان.
طراحي گردش وجابجايي شغلي کارکنان ومديران .
تقويت ارتباطات افقي بين واحدهاي سازمان از طريق ايجاد کميته ها و شوراهاي هماهنگي.

سازماندهي بر اساس محصول

در اين ساخت سازمان به واحدهاي داراي استقلالي داخلي که هر يک عهده دار کليه عمليات مربوط به توليد فروش وتدارک محصول معيني هستند و داراي کليه ارگانهاي سازماني وپشتيباني لازم براي ايجاد وظائف خود مي باشد و بر اساس معيارهائي مانند سود بهره وري کميت توليد و ضايعات اندازه گيري مي شوند، در سازماندهي يا بخش بندي بر اساس محصول هر بخش مسئوليت توليد يک محصول ويا يک گروه از محصولات هم خوانواده را بعهده دارد .

اين نوع تقسيم بندي: الگوئي منطقي براي سازمانهائي است که با فناوري متنوع و روشهاي بازار يابي متفاوت فعاليت مي نمايند چنانچه سازمان بازرگاني واحدي محصولات متنوع و متعددي تهيه کند نوع آنها متفاوت و توليد هر يک مستلزم سرمايه وهزينه هاي هنگفت و فنون خاصي باشد؛ مانند :توليد ماشين الات کشاورزي راديو تلوزيون و غيره ، در اين صورت تنوع و تعداد محصولات و توليد هر يک به مقدار زياد ايجاب مي کند که تقسيم کار بر حسب نوع محصولات صورت گيرد . بطور خلاصه مزايا ومعايب اينگونه سازمان ها به شرح زير است :

الف) مزايا

خط توليد شديدا مورد توجه قرار گرفته و تلاشهاي لازم جهت تحقق آن بعمل مي آيد .
مسئوليت سود دهي به عهده همه بخشها گذارده صورت مي گيرد .
هماهنگي در بخشها در سطوح مختلف به آساني صورت مي گيرد .
زمينه براي تصميم گيري در تمام سطوح مديريت ممکن مي باشد .
ترتيب مديران يا بطور کلي نيروي انساني در سطح عمومي آسانتر صورت مي گيرد

ب) معايب

بيشتر نيروي انساني ؛ مديران با تخصص هاي بالا مورد نياز است .
کنترل فعاليت هاي اقتصادي و نگهداري اطلاعات لازم در اين مورد مشکل مي گردد.
کنترل براي مديران در سطوح بالا دشواراست .

سازمان براساس منطقه عمليات

در تقسيم کار بر حسب منطقه عمليات براي هر ناحيه يا منطقه معين يک واحد سازماني با اختيارات وسيع تشکيل ميگردد که در اين حالت روساي سازمان هاي مربوطه مسئول اجراي عمليات در مناطق مورد عمل هستند البته تقسيم کار در واحد هاي داخلي ممکن است بر اساس نوع فعاليت تخصصي محصول و حتي مي تواند ترکيبي از اينها باشد . طبيعي است اين نوع سازماندهي براي موسسات که نسبتا بزرگ بوده و تا حدودي متکي به بازارهاي محلي است بسيار مفيد بوده زيرا اين امر باعث سهولت دستيابي مصرف کنندگان به بازارهاي مورد نياز خواهد گرديد وبه طبع باعث افزايش فروش خواهد شد.

الف) مزايا

مسئوليت را در سطوح پائين ايجاد مي نمايد .
تاکيد روي بازارها و مسائل محلي دارد .
هماهنگي عمليات به نحو مطلوبي در منطقه اعمال مي شودورشد مي نمايد.
ارتباطات رو در رو يا مستقيم مي باشد و از اين امر به نحو مطلوبي سازمان ميتواند بهره مند شود.
زمينه را براي تعليم مديران در تمام سطوح فراهم مي نمايد .

ب)معايب

به مديران در سطوح مديريت بالا احتياج پيدا مي شود .
باعث حفظ ونگهداري خدمات مرکزي اقتصادي از يک طرف و از طرف ديگر ممکن است احتياج به نگهداري وحفظ همان خدمات اقتصادي چون اداره کار کنان خريد و….در سطح منطقه گردد .
کنترل را براي مديران سطح بالا مشکل مي نمايد .

سازمان بر اساس مشتري ؛ ارباب رجوع

سازماندهي بر اساس مشتري وقتي صورت مي پذيرد که يک بخش فروش يا همه محصولات توليدي يک شرکت براي يک دسته خاص از مشتريان توليد و فروخته شود در اين حالت سازمان را بر اساس نوع مشتريان سازماندهي کرده به طوري که مشتري براي خريد کالا يا خدمات خاص مستقيما به بخش مربوط مراجعه مي نمايد . بعنوان مثال :اگر يک شرکت الکترو نيک را در نظر بگيريد تقريبا با سه دسته از مشتريان مواجه است مشتريان نظامي صنعتي و مصرف کننده که موجب مي شود اين شرکت سازمان خود را طبقه بندي وسازماندهي نمايد ، البته اين نوع سازمان دهي کمتر به کار گرفته مي شود و بطذ معمول از رده مياني به پايين سازمان ميباشد مبناي اين نوع سازمان دهي خواست ونياز مشتري است.

الف) مزايا
1 – تمرکز يافتن روي نيازها و خواسته هاي مشتريان
2- به مشتريان اين احساس را مي دهد که عرضه کنندگان کالا و خدمات به خواسته ها و مسائل آنه اهميت مي دهند
3- مهارت در شناخت مشتريان را افزايش مي دهد.

ب) معايب

هماهنگي عمليات را براي پاسخ به نياز مشتريان ممکنست با مشکل مواجه سازد
به مديران ستادهاي تخصصي وکارکنان ماهر براي رفع مشکلات و خواسته هاي مشتريان نياز است
گروههاي مشتريان ممکن است به وضوح تعريف و طبقه بندي نشده باشند.

سازمان براساس خدمت

در اين نوع سازمان کليه فعاليتهاي مشابه يا غير مشابهب که براي انجام خدمات يا توليد کالاي معيني لازم است دسته بندي شده ودر يک واحد سازماني قرار ميگيردند. اين نوع طبقه بندي براي سازمانهايي که کالا و خدمات متنوع را توليد مي نمايد مفيد است زيرا موجب تسهيل در امر هماهنگي فعاليتها در راستاي اهداف مورد نظر است.اگرچه اغلب تصور مي رود که بخشهاي ستادي بر اين نوع سازماندهي ترجيح دارند وليکن سازماندهي بر اساس خدمت جهت کسب اثر بخشي کنترل ويا هر دو با هم در سازمان مطرح است البته به عنوان يک شکل سازمان دهي ميبايست سازمان بر اساس نوع خدمت بدقت مورد برسي و ملاحظه قرار گيرد.

در يک موسسه تجاري يا غير تجاري انواع بخش هاي تجاري چون امور کارکنان؛بويژه استخدام آموزش وگزارشات کارمندي ؛ حسابداري خريد وساير موارد ديگر ديده مي شود.فعاليتهايي که تا حدودي مشابه اند در بخش هاي خدماتي ويژه متمرکز شده اند و بدين ترتيب مي توان از اين نوع سازمان دهي جهت اثر بخشي کنترل يا هر دو باهم در سازمان بهره برد. بطور خلاصه مزايا ومعايب اينگونه سازمان ها به شرح زير است :

الف) مزايا

باعث صرفه جويي هزينه فعاليت هاي خدماتي مي گردد زيرا فعاليت هائي در بخش هاي ويژه (تخصصي) متمرکز مي شود.
باعث توسعه وافزايش درجه تخصصي در مناطق مديريت و متخصصان خدماتي مي گردد.

ب)معايب

خطر عدم کارائي
کنترل بيش از حد بر روي سازماندهي بر اساس خدمات
ايجاد مشکلات و موانع به هنگام ارائه خدمات مناسب براي مشتريان

ساخت خزانه اي يا ماتريسي

يکي از اشکال مورد استفاده که بطور متنوعي مورد بهره برداري واقع شده است سازمان بر اساس ماتريس است که از آن به عنوان سازمان پروژه وشبکه نيز نام برده مي شود در سازمان بر اساس پروژه ؛ ساختمان دوبعدي با ساخت ماتريسي در يک بعد تخصص هاي لازم براي انجام وظايف بر حسب درجات مختلف تخصص و مهارت تحت سرپرستي مديران گروهها قرار مي گيرند.در بعد ديگر محصول بصورت پروژه هايي با مشخصات معين نظير تاريخ شروع و پايان پروژه اعتبار پروژه مشخصات عملکرد و اجرائي معين قرار دارند که توسط يک فرد مجري يا مدير پروژه هماهنگ و اداره ميشوند.

مديران پروژه از ميان کارشناسان تخصص هاي لازم را براي انجام عمليات تخصصي در دوره پروژه انتخاب مي کند. اين افراد درمدت اجراي پروژه از لحاظ تخصصي و همچنين سازماني تحت نظارت مستقيم مدير پروژه قرار دارند ودر انقضاي عمليات روژع مجددا به گروه تخصص خود باز مي گردند.سازمان براساس پروژه در حقيقت يک نوع ترکيب بين بخش بندي تخصصي وظيفه اي ومحصول است که در نهايت امر باعث افزايش بهره وري سازمان وارضاي مشتريان شرکت مي گردد.

اين نوع سازمان در واقع شکل پيشرفته تري از سرپرستي چند جانبه است و در موسسات بزرگ اعمال فني پيچيده و متعددي را انجام مي دهند بکار مي رود. البته اين نوع تقسيم بندي قبلا بيشتر در سازمانهاي تحقيقاتي و مشاوره اي مراکز آموزشي مورد استفاده قرار مي گرفت.در حال حاضر علاوه بر سازمان مذکور در شرکت هاي بزرگ نيز مورد استفاده قرار مي گيرد جدول10 يکي از سازمانهاي ماتريسي را نشان مي دهد، در يک بخش مديران وظيفه اي عهده دار وظايف مهندسي مي باشند که با هدايت مديران پروژه امکان به انجام رسيدن محصول را دريک پروژه دنبال مي نمايند. سازمان بر مبناي پروژه از جهات متعدد با سازمانهاي متداول متفاوت است براي مثال:سازماني بر مبناي پروژه يک تعهد موقت است نه دائمي وحدت فرماندهي رعايت نمي شود سلسله مراتب و ارتباط صف و ستاد به گونه اي که در اغلب سازمان ها متداول است مفهوم ندارد واز همه مهم تر يک رشته روابط دائم ومستمر بين واحد هاي مختلف برقرار مي شود به گونه اي که بدون همکاري نزذيک آنها پيشرفت اجراي طرح امکان پذير نيست.

الف) مزايا

هدف کس نتيجه مطلوب است
هويت حرفه اي وتخصصي افراد حفظ مي گردد.
ميزان سود هر محصول مشخص مي گردد.

ب) معايب

تضاد در حدود اختيار سازمان بين مديران گروههاي مهندسي ومديران پروژه وجود دارد.
نياز به ايجاد ارتباط گسترده وجود دارد و جلسات مکررو تصميم گيري هاي بيش از حد اس
امکان بروز دستورات متناقض فراوان وجود دارد

ساخت سازماني با گروههاي متداخل

در اين نوع ساختار دهي سازمان بعنوان شبکه اي از گروههاي به هم پيوسته طراحي مي گردد در اين نوع ساختاردهي عملکرد کلي سازمان را فقط موهون کيفيت کار گروهها نمي داند بلکه به هم پيوستگي اين گروهها مد نظر است ضمن اين که ايفاي نقش مديران را امکان پذير مي سازد تا وقتي تلاشهاي فردي را به تلاش هاي گروهي واهداف فردي را به اهداف گروهي تبديل نمايد و بدينوسيله مشارکت افراد را در برنامه ريزي حل مساله و تصميم گيري امکان پذير سازد اين نوع ساختار سازماني را سيستم اثر بخشي تعاملي مديريت نيز خوانده مي شود

گروههاي متداخل؛ ترکيب مختلط

در عمل بسياري از سازمانها وموسسات ترکيبي از طرح هاي ساختاري را در سازمان ممکن است بکار گيرند تا از مزاياي انعطاف پذيري طرح هاي ترکيبي استفاده نمايند براي مثال : در يک واحد توليدي ممکن است سازمان در مرحله اول بر اساس نوع محصول در مرحله بعد بر اساس نوع عمليات يا وظيفه تقسيم شود؛مثلا فروش و توليد.بعد خود فروش را بر اساس منطقه عمليات تقسيم نمائيم و توليد را نيز بر اساس نوع محصول طبقه بندي نمائيم وحال اين پرسش مطرح است که کداميک از اشکال متداول سازماني بهترين مزيت را دارد؟يک بهترين روش سازماندهي با بخش بندي سازمان که قابليت اجراء و در عين حال براي همه سازمان ها و همه موقعيت ها وجود داشته باشد وجود ندارد.

منبع

فروردین،علیرضا(1390)، عوامل مدیریتی موثر بر بهره وری سازمان از دیدگاه مدیران و کارکنان دانشگاه ،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت آموزشی، دانشگاه آزاداسلامی تهران

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید