اصول و مبانی مدیریت زمان

هر مبحثی دارای اصولی می­باشد و اصول مدیریت زمان که با آموختن آن از فشارهای عصبی فرد کاسته شده بر بازدهی افزوده می­شود، عبارتند از:

هدف­گذاری: برای انجام هر کاری باید هدف یا هدف­های خود را تعیین نماییم و یک فرد موفق هیچ­گاه بدون هدف دست به کاری نمی­زند و باید سطوح اهداف متناسب با استعدادها و توانایی­ها و بر اساس واقع­بینی باشد و حداقل در چهار زمینه :

•  خودسازی
• خانواده
• کارومعیشت
• فعالیت­های اجتماعی .

خیلی مهم است که وقتی انسان هدفی را تعیین می­کند بتواند آن را مجسم کند و با چشم باطن ببیند که چه می­خواهد. مهم است چون اثر زیادی دارد و انسان را مثل مغناطیس به طرف خودش می­کشاند که انسان بتواند آن را مجسم کند و با چشم باطن ببیندکه چه می­خواهد، تصویر واضح و سه بعدی را از هدفش داشته باشد، هدفش برایش روشن باشد، بعد هدفش را بارها از روی کاغذ بخواند و نصب­العین او باشد.

تعیین اولویت امور : برای آن که کار به طرز نتیجه­بخش انجام شود باید اطمینان یافت که مهم­ترین وظایف همان وظایفی است که فرد نخست به سراغ آن­ها می­رود و انجام می­دهد. البته تعریف وظایف بر حسب اهمیت صرف، مساله فوریت را از نظر دور نگه می­دارد، حتی وظایف غیر مهم در صورتی که فوریت داشته باشد باید نخست مورد توجه قرار گیرند و انجام شوند.

استیون کاوی،در کتاب هفت عادت مردمان موثر یک ماتریس اولویت­بندی ارائه می­دهد که در ربع اول ماتریس اولویت­بندی باید تمام فعالیت­هایی گنجانده شود که هم مهم هستند و هم فوری. در ربع دوم تمام چیزهایی را گنجانده می شود که مهم هستند اما فوری نیستند. در ربع سوم فعالیت­های فوری و غیرمهم قرار می­گیرند و در ربع چهارم فعالیت­هایی که نه فوریت دارند و نه مهم هستند جای می­گیرند. اگر واقعاً می­خواهیم از مدیریت زمان نتیجه دلبخواه بگیریم باید به ترتیب اولویتی که خود تعیین کردیم عمل نماییم.

برنامه­ریزی: از مفاهیم محور مدیریت زمان برنامه­ریزی است فقط با بررسی فعالیت­ها با توجه به اولویتشان و زمانی که برای انجامشان ضرورت خواهد داشت می­توان یادداشت­های روزانه و برنامه­های زمانبندی موثر فراهم آورد و مطمئن شد که از وقت­ بهترین بهره­­برداری شود.

دیدگاه­های مدیریت زمان:

بنجامین فرانکلین، به عنوان پدر مدیریت زمان و به طور واضح، به عنوان شخصیت مدیریت زمان قبل از، آدام اسمیت مطرح بود. ایشان فردی بسیار منظم، مخترع، مکتشف، فیلسوف، دیپلمات و دولتمرد آمریکایی بود که زندگی کاری تجاری خود را به صورت بسیار پرتنش آغاز کرد و دو بار ورشکست شد و در سن بیست وهشت سالگی بیکار و فقیر شد. نگرش فرانکلین در جهت حل مشکلاتش  تغییر روش کاری  بود. او به خود آموخت تا  اهداف خود را  تنظیم و اولویت­بندی کند. فرانکلین، نویسنده­ای ارزشمند و مردی مورد احترام بود و بسیاری از دیدگاه­هایش به سادگی پذیرفته می­شد. در مورد  مدیریت زمان مطالب خوبی نوشت و سوالات مهمی را مطرح کرد از جمله:  آیا شما زندگی­تان را دوست ندارید؟  اگر دوست دارید پس زمان را هدر ندهید و تلاش کنید.» فرانکلین دارای رویکردی مهم بوده است که این رویکرد را می­توان بدین شرح خلاصه نمود: « اگر می­خواهید از یک زندگی شکوهمند لذت ببرید داشتن زمان کافی مهم است. زمانی برای استراحت، زمانی برای تفکر در مورد چیزها، زمانی برای انجام کار و نیز دانستن این نکته مهم است که آن­ها را به بهترین شکل و بر اساس توانایی خود انجام دهید. به خاطر بیاورید که فقط یک راه وجود دارد و آن این است که زمان کافی را برای فکر کردن و برنامه­ریزی و انجام کارها بر اساس اهمیت فراهم کنید.

جان لاکت، کلید خود راهبری و اثربخشی را اعمال مدیریت زمان می­داند او کنترل وقت را برای هر مدیری که بخواهد در کارش به نتیجه اساسی برسد، امری حیاتی می­شمرد. لاکت بیان می­کند برای مدیری که می­خواهد اثربخش باشد و نتایج مهمی از کار خود به دست آورد کنترل وقت کاری حیاتی است. واکنش نشان دادن به بحران­ها و اطاعت از دستورها چنان بخش مهمی از زندگی شده که بسیاری از افراد فراموش کرده­اند که چگونه وقتشان را کنترل کنند در نتیجه از تفکر درباره آن چه می­خواهند به دست آورند باز می­مانند. آن­ها می­اندیشند که فرد دیگری برای حل مشکلاتشان به یاری آن­ها خواهد آمد. بنابراین برخی از بهترین مغزهای مدیریت ما شبیه آتش­نشان­ها عمل می­کنند. یعنی برای خاموش کردن آتش به این طرف و آن طرف می­روند.

 الک مکنزی،  در کتاب، مدیریت بهره­وری از زمان کنترل را چنین تعریف می­کند: کنترل زمان بدین معناست که این خود شما هستید که مشکل دارید نه شخص دیگری. این به معنای آن است که باید با همه توان بکوشید تا عادات جا افتاده را ترک کنید این به معنای آن است که باید بر کشش­های منفی طبیعت انسانی چیره شوید.همچنین متخصصان دیگر که به طور اخص در زمینه مدیریت زمان مطالعه و پژوهش می­کنند عبارتند از : آلن بیکین، ماریون هاینس و پیترفر، است که مبانی نظری خویش را در کتاب­های : دام­های زمان  ،  چگونه زمان و زندگی خود را کنترل کنید ،  اصول و فنون مدیریت زمان  ارائه کرده­اند. آن­ها معتقدند که مهم­ترین و گرانبهاترین دارایی یک سازمان کارکنان آن هستند و گرانبهاترین دارایی یک انسان نیز زمان بسیار کوتاهی است که در طول زندگی در اختیار دارد. بنابراین زمان جزء نادرترین منابعی است که چنانچه بدرستی مورد استفاده قرار گیرد، تغییرات و تحولات به موقع را در تمام ارکان سازمانی به وجود می­آورد. مدیریت زمان به فعالیت­هایی گفته می­شودکه به استفاده­ی موثراز زمان دلالت دارد و تصور می­شود که بارآوری راآسان واسترس راکم می­کند. یک ویژگی مشترک درمیان تعاریف مدیریت زمان،برنامه­ریزی رفتار است.

مدیریت زمان و مهارتهای تحصیلی:

زمان منبعی حیاتی است که هرکسی به میزانی مساوی آنرا دارد ولی به دلایل مختلفی نمی تواند به یک اندازه از آن اسنفاده کند. همه منابع انسانی و مادی که سازمان ها دارند می تواند در طی زمان افزایش یابند و یا تغییر یابند. با این وجود تنها دارایی که نمی تواند تغیر یابد یا ذخیره شود خود زمان است. رمز کسب موفقیت در زندگی مدیریت موثر این منبع است که هرکس اندازه ای مساوی از آن را دارد و پرداختن تاکید کافی بر برنامه ریزی آن است. نگاهی دقیق تر بر تعریف مفهوم مدیریت نشان می دهد که در واقع مدیریت رهبری کردن است. بدین طریق مدیریت این زمان در همه حال جاری، قدرت فرد برای هدایت خود در اعمال خودش و دیگران و استفاده از زمان به صورتی موثرتر است. به عبارتی دیگر مدیریت زمان مترادف با روند انجام دادن کار و فعالیت بیشتر در یک مدت زمانی مشخص است.این روند بر پایه هایی از تصمیمات گرفته شده در مدیریت و انتخاب آنها بستگی دارد.

فرآیند مدیریت زمان در درجه اول در بر دارنده شناخت فرد از خود، آشنایی با ویژگی های شخصیتی خود، انجام تحلیل هایی بر مشکل استفاده از زمان و گردآوری داده های مربوط به آن، بررسی راه حل های جایگزین، انتخاب و اجرای یکی از این جایگزین ها است. محیط رقابتی که امروزه در آن زندگی می کنیم، افراد را از همان زمان تحصیلات ابتدایی تشویق می کند که برنامه ریزی کنند و زمان را به صورت موثری مدیریت کنند. کارکرد بالایی که مورد لزوم شرایط رقابتی است سازمان ها و مدیران را وا می دارد تا از زمان به صورت موثر استفاده کنند و به صورت روشن و واضحی در جستجوی کنترل زمان باشند. به همین منوال در جریان تامین خدمات آموزشی این موضوع مورد توجه و بحث بوده است و در تحقیقات متعددی بر آن تاکید شده است و تلاش هایی برای تخمین و تحلیل نظریه های زمان و مدیریت زمان و رفتار دانشجویان و دانش آموزان در موسسات آموزشی به عمل آمده است. به طوری که موثر بودن مدیریت زمان بر موفقیت تحصیلی محصلین در تحقیقات مختلف مورد تایید واقع شده است.

  برداشت کلی این است که دانشجویانی که دارای مهارت مدیریت زمان خوبی هستند، قادرند که زمان را حتی پس از فارغ التحصیل شدن نیز به خوبی مدیریت کنند و وارد زندگی حرفه ای شوند. در مطالعه ادبیات تشخیص داده شد که رفتارهای مثبت مدیریت زمان ، خودتنظیمی وموفقیت تحصیلی  دانشجویان را افزایش می دهد در حالی که رفتارهای منفی در زمینه مدیریت زمان، موفقیت آکادمیک را کاهش می دهد. دانش آموزان باید از ریتم فعالیت های روزانه خود آگاه باشند همچنین باید یاد بگیرند فعالیت های خود را با توجه به همه عوامل موثر بر عملکردشان سازماندهی کنند. با توجه به مدل کارول، زمان روان شناختی می تواند به شیوه ای سازنده و یا مخرب در انگیزش درونی عمل کند، به واسطه حمایت و یا مهار فعالیت، بنابراین طراحی یک جدول زمان بندی مناسب با توجه به اهداف تحصیلی برای دانش آموزان لازم است. تکامل باورها نسبت به سازماندهی زمان باعث ثبت  سه توصیه متفاوت و مشخص در طی دهه های اخیر شده است:

• حفظ سوابق از طریق یادداشت ها و لیست ها
• تلاش برای نگاه به آینده از طریق شاخص، جداول و دستور کارها و در نهایت
• تعیین اولویت ها و برنامه ریزی با توجه به اهداف؛ در طی سالهای متمادی در نظر گرفتن هر یک از این توصیه ها در موقعیت های شغلی و تحصیلی به معنای داشتن توانایی مدیریت زمان بوده است. این توانایی می تواند در هر سنی ایجاد شود و به بهبود عملکرد منجر گردد.

استفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتي اجتناب ناپذير براي موفقيت در عرصه كار و زندگي است. مديريت زمان شامل مجموعه‌اي از مهارتها براي كنترل كردن و استفاده بهتر از زمان است. کتب ما که امروزه شاهد تدریس آن در مراکز آموزشی هستیم چندان اثر و نشانی از مباحث و مهارت‌های مدیریت زمان یافت نمی‌شود. موسسه‌ها و دستگاههای تحقیقاتی هم اثر خاصی در رابطه با مدیریت بر زمان بصورت محدود ارائه کرده اند. در آموزش‌های کوتاه مدت مدیران یا حتی کارگزاران هم ردپایی از مدیریت برزمان دیده نمی شود.ساگاریادر تحقیقی که در زمینه مهارت‌های مدیران مرد و زن انجام داد به این نتیجه رسید که مدیران مرد در مهارت‌های برنامه ریزی و مدیریت مالی از زنان مدیر برتر بودند.ناصر جواهری زاده در رساله دکترای خود، پژوهشی تحت عنوان ارائه ی الگویی جهت استفاده ی بهینه مدیران مدارس راهنمایی از مدیریت زمان انجام داده پاسخ‌هایی به شرح زیر بدست آورده است:

• مدیریت زمان در نظام آموزش و پرورش فعلی دوره ی راهنمایی دارای چهارچوب و الگوی خاصی نیست و برنامه مدون و مشخص جهت آموزش آن یا استفاده از آن فعلا‌ً در نظام آموزشی کشور وجود ندارد.
• توصیه‌های بسیار ابتدایی و غیر مستقیم فعلی مدیریت زمان نیز در عمل مورد استفاده مدیران مدارس راهنمایی قرار نمی‌گیرد.
• ویژگیهایی همچون، عدم برنامه ریزی، عدم نظم شخصی، تفویض اختیار نامؤثر، وقفه‌های تلفنی، جلسات، مسؤلیت بیش از حد، ضعف در نه گفتن، عدم صداقت با خود، گزارشات، ملا‌قات‌های برنامه‌ریزی نشده، بحران‌ها، معاشرت‌های دوستانه، ارتباطات نامؤثر، کاغذ بازی، ضعف اطلا‌عات و کارکنان فاقد صلا‌حیت از عوامل عمده اتلا‌ف وقت مدیران به حساب می‌آید.
• بین وضع موجود و مطلوب مدیریت زمان در دوره راهنمایی تفاوت معنی‌داری وجود دارد.
• الگوی متعاملی مرکب از ۴ مرحله به نام تعهد، تجزیه و تحلیل برنامه ریزی، پیگیری و تحلیل مجدد جهت بهبود مدیریت زمان تدوین شده که در مرحله اعتبار بخشی مورد تأکید قرار گرفت.

 وی اشاره می‌کند که هر یک از ما سالا‌نه به میزان ۲۱۰۰ساعت کار می‌کنیم  باید یاد بگیریم و یاد بدهیم که عاقلا‌نه کار کنیم نه آنکه سخت تر کار کنیم. از زمان نهایت استفاده را ببریم و بدانیم که صرفه جویی یک ساعته در روز معادل با ۳۸ روز در سال است. تنها ۲۰ درصد از کارهای روزانه دارای ۸۰ درصد کل ارزش کار است، پس سعی کنیم اول آنها را انجام بدهیم.طبق گزارش یک نظر خواهی که از سوی انجمن مدیریت درباره کیفیت زندگی کاری از پنج هزار نفر از مدیران به مدت ۵ سال صورت گرفته است نشان می‌دهد که اکثر مدیران احساس می‌کنند تحت فشار زمانی ثابتی قرار دارند و %۸۰ از آنها محدودیت زمانی را عامل اصلی کار وتلا‌ش بی‌وفقه و شبانه‌روزی خود می‌دانند و بیش از %۵۰ آنها از تراکم روز افزون اطلا‌عات شکایت دارند و در این میان مدیرانی موفق‌تر بوده اند که توانسته‌اند اولویت‌های خود را بر حسب اهمیت تنظیم کرده و در وقت مقتضی آن را انجام داده‌اند واین ناظر بر مدیریت زمان است.

مدیریت علم یا هنر تلقی شده است از آن جهت که روشهای آن عمومی است وجمع آوری اطلاعات آن هدفدار، سیستماتیک وتکمیل شدنی است ، همچنین اهداف آن قابل توضیح درک وپیش بینی است.( زندگی همانند یک رودخانه، جریانی از فعالیت هاست که از مبدأ سرچشمه می گیرد و در مسیر رسیدن به مقصد فراز و نشیب هایی را طی می کند. هریک از ما طی روز درباره نحوه سپری کردن آن روز و چگونگی گذراندن آن فکر، برنامه ریزی و تصمیم گیری می کنیم و کار و فعالیت هایمان را در آن مسیر متمرکز می کنیم. جریان فعالیت های زندگی مسیرهای متفاوت و پیش بینی ناپذیر دارد و هر روز دستخوش تغییر و تحول می شود.

انسان هیچ وقت برای تمام کارهایی که باید انجام بدهد فرصت کافی ندارد. همه ما به معنای واقعی کلمه، در انبوه کارها، مسئولیت فردی، پروژه ها، روزنامه ها و مجله های زیادی که باید بخوانیم و کتاب هایی که روی هم انبار شده اند تا یک روز، به محض اینکه فرصتش را پیدا کرده ایم به سراغ آنها برویم غرق شده ایم. اما واقعیت این است که هیچ وقت نمی توانید عقب افتادگی ها را جبران کنید و از کارهایتان جلو بیافتید. هرگز نمی توانید آنقدر از کارها پیشی بگیرید که بتوانید تمام آن کتاب ها و نشریه ها را بخوانید و به تفریحاتی که همیشه آرزویش را داشته اید هم بپردازید. در ضمن این فکر را از ذهنتان بیرون کنید که بتوانید با بالا بردن بهره وری خود مشکلاتی را که در زمینه مدیریت زمان دارید حل کنید. هرقدر هم که روی تکنیک های بهره وری فردی مسلط شوید، صرف نظر از اینکه چقدر وقت دارید، به هر حال همیشه کارها بیشتر از آن است که بتوانید به همه آنها برسید. شما فقط از یک راه می توانید وقت و زندگیتان را تحت کنترل در آورید و آن هم تغییر دادن روش فکر کردن، کار کردن و نحوه روبرو شدن با سیل بی پایان کارهایی است که هر روز بر سرتان می ریزد. میزان تحت کنترل در آوردن کارها و فعالیت هایتان بستگی به این دارد که تا چه حد بتوانید بضی از کارها را متوقف کنید و به جای آن وقت بیشتری را صرف فعالیت هایی کنید که واقعاً در زندگیتان تحول ایجاد کنید.

منبع

زارعکار،محمدنقی(1394)، آموزش گروهي مديريت زمان بر خود تنظيمي يادگيري دانش آموزان پيش دانشگاهي،پایان نامه کارشناسی ارشد،روانشناسی عمومی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید